Как настроить документооборот в Яндекс 360 для бизнеса, чтобы показывать расходы в налоговой

При подключении компании к Яндекс 360 для бизнеса вы можете настроить получение закрывающих документов для бухгалтерии. С ними вы подтвердите свои расходы и отчитаетесь перед налоговой. Рассказываем, как настроить документооборот.

Как настроить документооборот

Регистрироваться в Яндекс 360 для бизнеса стоит с отдельного аккаунта. Именно с него можно будет управлять документами компании.

Чтобы получать закрывающие документы, когда будете регистрироваться и добавлять организацию, обязательно укажите ИНН. Остальная информация — название компании, номер телефона и адрес почты — заполнится автоматически.

Если вы пропустили этот шаг и зарегистрировались без ИНН, система посчитает вас физлицом. Тогда вы не сможете оплачивать услуги со счёта компании и закрывающие документы не будут приходить. Это исправить нельзя, придётся создавать новый аккаунт организации. Поэтому, если вам нужно получать документы, добавляйте ИНН сразу.

Поставьте галочку в специальном поле, если почтовый адрес организации совпадает с юридическим. Если нет — снимите галочку и заполните данные вручную.

Оплачивать услуги Яндекс 360 для бизнеса можно картой или через расчётный счёт. Выбирайте любой удобный способ, это не влияет на получение закрывающих документов. Каждый месяц они будут формироваться автоматически. Писать заявления и делать запросы в службу поддержки не нужно.

Какие документы отправляет Яндекс

Вы будете ежемесячно получать от Яндекс 360 для бизнеса:

• акт об оказанных услугах;
• счёт-фактуру.

Закрывающие документы формируются только за фактически оказанные услуги в течение месяца. Если вы внесли на счёт больше, чем нужно для оплаты тарифа, и к концу месяца на счету остались деньги, вы получите акт и счёт-фактуру только за потраченную сумму.

Например, в июле вы пополнили счёт на 20 000 руб., но за месяц потратили только 15 000 руб. На эти 15 000 руб. вы получите закрывающие документы, а остаток в 5 000 рублей перейдёт на август. Если в августе вы внесёте на баланс ещё 10 000 руб., по итогу у вас снова будет 15 000 руб. Вы потратите их полностью и в сентябре получите акт, закрывающий всю сумму.

Когда и куда приходят документы

Закрывающие документы приходят в первых числах каждого месяца, кроме праздничных дней и выходных. Сначала на электронную почту в формате PDF, а потом оригиналы — они отправляются на почтовый адрес в течение трёх дней.

Электронные копии документов точно такие же, как и бумажные. Если нужно вовремя подготовить бухгалтерский отчёт, а оригиналы не пришли, используйте номер, сумму и дату акта из электронной версии.

Ещё вы можете заказать акты сверки на любую дату через Яндекс Баланс — это сервис, через который проходят все расчёты с Яндексом. Отдельно регистрироваться в нём не нужно: личный кабинет доступен из аккаунта компании.

В Яндекс Балансе можно настроить автоматическую отправку актов сверки ежемесячно или ежеквартально. Документы будут приходить на электронную почту. По запросу можно получать бумажные версии.

Яндекс 360 для бизнеса работает в ЭДО через операторов — Контур.Диадок компании «СКБ Контур» и СБИС компании «Тензор». Вот инструкция, как к ним подключиться. Если вы выбрали ЭДО, документооборот будет происходить там. Электронные копии документов на email и оригиналы на почту приходить не будут.

Коротко: что нужно запомнить про документооборот в Яндекс 360 для бизнеса

• Регистрироваться в Яндекс 360 для бизнеса стоит с отдельного аккаунта. С него вы будете управлять документами.
• При регистрации профиля компании обязательно указывайте ИНН. Если не укажете, нельзя будет проводить оплату со счёта компании и документы не будут приходить. Тогда придётся создавать для организации новый аккаунт.
• Каждый месяц в первых числах вы будете получать акт об оказанных услугах и счёт-фактуру. Сначала придут электронные копии на email, а через три дня — оригиналы через Почту России.
• Вы можете заказать акты сверки на любую дату через Яндекс Баланс. Там же хранятся все акты и счета.
• Вы можете настроить получение закрывающих документов по ЭДО через операторов — Контур.Диадок компании «СКБ Контур» и СБИС компании «Тензор». Но тогда не будут приходить электронные копии и оригиналы документов.