3 000 сотрудников и 4 недели на тесты: как мигрировал в Яндекс 360 крупный системный интегратор

О том, как тестировали систему и организовали миграцию 3 000 сотрудников, рассказывает заместитель руководителя службы информационной безопасности ICL Services Антон Мерцалов.

Домом для нашего бизнеса долгое время была платформа Microsoft 365: на её сервисах были завязаны бизнес-операции, внутренняя коммуникация, взаимодействие с клиентами. Мы работали с Exchange, Teams и остальным набором инструментов в подписке.

Оценили риски и поняли, что миграция неизбежна

В принятии решений мы используем риск-ориентированный подход, чтобы заранее видеть и предупреждать возможные проблемы. Мы решили мигрировать на облачную платформу от российского вендора. Искали простое решение, работу с которым быстро освоят 3 000 сотрудников. При этом важны были безопасность платформы и лёгкая интеграция с системами, уже надстроенными над Microsoft 365.

В марте мы проанализировали рынок облачных платформ, часть решений отсеяли по критериям безопасности. В итоге выбирали между Яндекс 360 для бизнеса и конкурентным сервисом.

Запустили пилотный проект, чтобы протестировать сервисы

Перед тем как переводить всю компанию на новую платформу, нужно было сравнить и протестировать оба варианта на небольшой группе сотрудников. Мы запустили пилотный проект, чтобы понять, какой функционал мы теряем в связи с отказом от подписки на Microsoft 365 и чем можем его заменить. Суммарно на пилот выделили два месяца.

Первый этап — подготовительный. Мы сформировали команды сотрудников и приоритизировали их текущие задачи, чтобы выделить время на участие в тесте. Среди участников были разработчики, маркетологи, инженеры, менеджеры разного уровня, в том числе по продажам, специалисты по информационной безопасности, специалисты поддерживающих подразделений. Помогли тестировщики: они очень старались «сломать» платформы.

Дальше решили вопросы с доступами, организовали рабочие пространства на новых платформах и разработали два объёмных чек-листа: по информационной безопасности и юзабилити.

В компании, у которой много клиентов и сотрудников, даже маленькая ошибка может привести к потере репутации. Поэтому мы пристально оценивали операционные риски, «под микроскопом» рассматривали новости о сервисах. Команде Яндекса задавали огромное количество вопросов о безопасности. Почти два месяца прорабатывали документацию, и здесь тоже надо отметить вовлечённость команды: мы составили кастомный договор, хотя на старте это казалось невозможным.

Чек-лист по юзабилити состоял более чем из 100 пунктов. В нём были бизнес-кейсы, которые наши сотрудники выполняют ежедневно: отправить письмо, добавить вложение, организовать конференцию с коллегами. Большая часть задач лежит на поверхности, но нам нужно было глубоко проверить платформы, поэтому для каждого кейса прописали малейшие детали. Например, удобно ли синхронизировать конференцию в календарях, можно ли поделиться записью встречи с участниками, насколько легко прикрепить файл к письму.

Второй этап — тестирование. Пилот был построен таким образом: 100 участников — по 50 на каждую платформу. Пользователи, тестирующие Яндекс 360 для бизнеса, не могли работать с платформой конкурента, и наоборот. Это помогло избежать сравнений «лучше — хуже».

Кто-то из сотрудников на время теста полностью переносил задачи по проектам в экосистему Яндекс 360 для бизнеса, другие выполняли по одному-двум кейсам.

По итогам тестирования сервисы Яндекс 360 получили больше положительных оценок. Среди сильных сторон сотрудники отметили:

• Интуитивно понятный интерфейс. Это мы услышали от многих пользователей и прочитали в отчётах.
• Единую экосистему. Нет лишних точек контакта, дополнительных окошек в интерфейсе — просто авторизуешься через корпоративный аккаунт и работаешь в сервисах.

Так мы начали полномасштабную миграцию в Яндекс 360 для бизнеса.

Мигрировали полным составом

Сервисы, которые у нас интегрированы на текущий момент, — Яндекс Почта, Телемост и Мессенджер. Всего на переезд понадобилось три месяца, включая пилот. Это нормальный срок, чтобы подключить к новой платформе 3 000 человек.

Как организовали процесс. Заранее подготовили аккаунты, чтобы пользователи в одно утро зашли в свою почту на новом домене и стали использовать сервисы Яндекс 360.

Письма из старых ящиков каждый сотрудник переносил сам — мы написали подробные инструкции, какой контент и куда нужно отправить. Не стали использовать API и переносить архив писем массово, чтобы минимизировать риск потери информации.

Во время переезда мы готовили материалы по работе с новой платформой. Инструкции Яндекса адаптировали под задачи подразделений, учитывая корпоративные ограничения. Например, разъяснили, как установить приложение Телемоста: сотрудникам нельзя просто скачать его через браузер, таковы наши требования безопасности. Команда Яндекс 360 помогала нам, когда появлялись вопросы.

Большие встречи для нескольких подразделений мы до сих пор проводим в Teams. Мешает ограничение Телемоста — не более 40 участников конференции. Но знаем, что команда Яндекс 360 выпустила обновление и появилась возможность проведения вебинаров. Трансляции в Телемосте теперь можно проводить на 10 000 человек. Будем тестировать.

О реакции сотрудников. Сотрудники реагировали на миграцию по-разному, и эту реакцию мы наблюдаем до сих пор. Те, кто адекватно смотрел на ситуацию, понимали, что замена платформы неизбежна. Они уже научились решать свои задачи на новых инструментах.

Переход на новые сервисы — всегда стресс, поэтому у некоторых сотрудников долго длились стадии отрицания и гнева. Мы старались это нивелировать, собирали обратную связь. Раз в неделю обсуждали новые сервисы, делились новостями, а коллеги нам рассказывали о своих впечатлениях.

Ещё организовали цепочку решения вопросов сотрудников. Создали специальную команду поддержки, которая собирала все вопросы и помогала пользователям. Информация об ошибках передавалась уже во внутреннюю техническую поддержку. Если мы понимали, что не можем решить вопрос на своей стороне, то приносили тикет в Яндекс, и коллеги прорабатывали его.

Сотрудники, особенно те, кто участвовал в пилоте, начали уверенно пользоваться сервисами Яндекс 360 для бизнеса уже через две недели после полноценной миграции. Они освоили не только веб-версию, но и мобильные приложения.

Сделали первые выводы

У Microsoft 365 широкий функционал: компания уже очень давно на российском рынке. Конкурировать с ними трудно, но возможно. Для нас в первую очередь важно, как вендор реагирует на вызовы и вопросы, какие у него планы по развитию системы.

Команда Яндекс 360 впечатлила нас осознанным подходом к построению дорожной карты, а ещё качеством и скоростью коммуникации. Отзывчивые коллеги буквально впитывают контекст нашего бизнеса, чтобы реализовать нужные нам функции. Они открыты к диалогу, настроены на сотрудничество и предлагают новые решения. Есть внятный roadmap продукта, в который оперативно вносят доработки, обнаруженные во время и после пилота. Мы сами — сервисная компания и очень хорошо понимаем, насколько это важно, ведь помимо инструмента мы приобретаем ещё и сервис.