6 вызовов в работе с распределённой командой

Распределённая команда — это когда сотрудники компании работают из разных точек. Они ходят в офисы, но не могут собраться полным составом в одном месте. Такой формат, с одной стороны, расширяет возможности для найма, с другой — усложняет коммуникацию. Нужно позаботиться о том, чтобы специалисты не чувствовали себя обособленно, а рабочие процессы сохраняли эффективность.

Меня зовут Сергей Трегуб, я руководитель отдела инфраструктуры Почты и интеграционных сервисов в Яндекс 360. Наши IT-специалисты работают из разных уголков страны и не только: от Москвы до Новосибирска, от Ташкента до Белграда. В статье поделюсь, с какими трудностями сталкивается распредёленная команда и как их получается решать у нас.

Вызов 1. Потеря в скорости

Когда все сотрудники находятся в одном офисе, достаточно повернуть голову или заглянуть в соседний кабинет, чтобы уточнить возникший вопрос. Например, за минуту можно узнать, как продвигается релиз или где найти информацию по нужной теме.

Если написать в чат, коллега может ответить не сразу, потому что погружён в свои задачи. А когда он доберётся до сообщения, не факт, что в этот момент я не буду занят другим. В итоге всё затягивается. Если же вопрос не удаётся решить в переписке, приходится ставить созвон и искать подходящее для него время.

Решение. Важно определить интервал, в который все команды остаются на связи. Так, например, сотрудник будет знать, что с 10 до 16 часов может написать любому коллеге и ему не придётся ждать ответ до следующего дня. А ещё часть вопросов можно закрыть заранее, если установить регулярные онлайн-встречи со всей командой.

Нюанс в том, что люди работают не только в разных городах, но и в разных часовых поясах: в Москве может быть разгар рабочего дня, а на Дальнем Востоке уже готовятся спать. Именно поэтому мы определили максимально допустимую разницу во времени — 4 часа.

Когда участники команды знают часы работы друг друга, напряжение по поводу несвоевременных ответов сходит на нет. Например, сотрудник из Москвы понимает, что на его сообщение, отправленное в 19:00 по местному времени, коллега ответит завтра утром, а не в 23:00 в своём часовом поясе.

Вызов 2. Нехватка неформального общения

В живой коммуникации мы слышим интонации, видим мимику и жесты, можем пошутить или коротко обсудить нерабочие темы. В переписке, как правило, сохраняется более деловой тон. Кроме того, по текстовым сообщениям сложно уловить стиль общения собеседника: из-за этого могут возникать недопонимания и претензии.

Решение. Чтобы поближе познакомиться друг с другом, мы ездим в гости. Например, можем собраться командой из Москвы и отправиться к коллегам в Екатеринбург. Хорошо, если удастся остаться на неделю и поработать вместе в региональном офисе, а вечером встретиться в кафе и обсудить интересы. В итоге мы возвращаемся обратно и видим, как начали понимать друг друга с полуслова даже по переписке. Общение идёт легче — без лишнего стеснения или официальности.

Вызов 3. Сложности в командообразовании

Когда все работают в одном офисе, новым сотрудникам проще влиться в команду. Они могут в любой момент обратиться к коллегам с вопросом или завести короткий диалог, чтобы познакомиться ближе. А такие активности, как совместные обеды или встречи после работы, помогают почувствовать себя частью коллектива. При распределённом формате с этим возникают трудности: даже регулярные созвоны по Телемосту не могут заменить личную коммуникацию.

Решение. Когда мы нанимаем нового сотрудника, стараемся, чтобы в местном офисе у него был наставник. Наставник — это человек, который поможет освоиться в команде, сориентирует в текущих задачах, подскажет, к кому обращаться с конкретными вопросами. Так новичку легче адаптироваться, чем если бы он пытался выяснить то же самое на расстоянии.

Вызов 4. Невозможность оценить эмоциональное состояние

Переживания, особенно если они сильные, не могут не отражаться на работе сотрудника. При личном общении легче заметить, что что-то не так. Вы изначально проводите много времени вместе и знаете, как человек обычно разговаривает и ведёт себя.

Когда работаете с распределённой командой, даже на созвонах и при включённой камере трудно уловить изменения в настроении. Особенно если на встрече собрались все сотрудники, и на экране видно только один большой стол, за которым сидят коллеги.

Решение. С сотрудниками из регионов мы проводим созвоны один на один. Они должны быть регулярными, например раз в неделю. На таких встречах мы обсуждаем как вопросы по проектам, так и всё, что волнует специалистов.

Если сотрудник подключается к общему созвону и не может сосредоточиться или явно выглядит подавленно, лучше уточнить у него в личных сообщениях, всё ли в порядке. Важно заботиться об эмоциональном состоянии друг друга, чтобы не возникало конфликтов и задачи не приходилось выполнять через силу.

Вызов 5. Избыток информации у сотрудников

Чтобы оставаться на связи, участникам распределённой команды приходится постоянно общаться через мессенджер и почту. При этом количество чатов и сообщений в них постоянно растёт. В какой-то момент становится трудно уследить за всем, и важная информация может просто затеряться в потоке.

Решение. Мы разделили онлайн-коммуникации по темам: с вопросами по проекту коллеги идут в один чат, личные интересы обсуждают в другом, а дискуссии проводят в третьем. Для важных новостей есть отдельный канал. Так можно оставить звук уведомлений, например, только на новостях и чатах по своим проектам, а остальные оповещения отключить.

Ещё есть отдельные чаты с клиентами компании. Чтобы не пропускать сообщения в них, мы определяем «дежурных». Сотрудники по очереди мониторят эти диалоги и отвечают на запросы в выделенное время.

Вызов 6. Построение эффективных процессов

В офисе достаточно взять флипчарт, нарисовать пошаговую схему и прикрепить именные стикеры. Дальше каждый сотрудник может отмечать на ней, как движется его часть работы. А если нужно что-то исправить, достаточно подойти к руководителю или ответственному менеджеру и сказать об этом. С распределённой командой такая тактика не сработает.

Решение. Чтобы повысить эффективность рабочих процессов в распределённой команде, мы используем цифровые инструменты:

• Вместо стикеров и листа бумаги у нас есть Яндекс Трекер. Там команды ставят задачи, назначают исполнителей и сроки, а затем следят за статусом.
• Важный сервис для самоорганизации — это Календарь. Личное рабочее расписание есть у каждого специалиста: с его помощью удобно следить за своими задачами и назначать встречи коллегам в Телемосте.

Чтобы новые сотрудники быстрее вливались в работу, а опытные коллеги могли в любой момент воспользоваться подсказкой, нужна корпоративная база знаний. Её можно собрать в Яндекс Вики.

Главное об управлении распределённой командой

Что поможет сохранить скорость и качество рабочих процессов, а также обеспечить комфорт сотрудникам в распределённой команде:

1. Определите часы, в которые все специалисты на связи и могут оперативно отвечать на вопросы.
2. Приезжайте в гости к коллегам из регионов, чтобы поработать в одном офисе, вместе пообедать и пообщаться на кофе-брейках. Это сплотит сотрудников и создаст командный настрой.
3. Когда нанимаете нового сотрудника, в местном офисе выделяйте для него наставника, который поможет быстрее адаптироваться.
4. Проводите регулярные личные созвоны. Так получится отследить эмоциональное состояние и вовремя заметить, если у коллеги что-то случилось.
5. Разбейте рабочие обсуждения в мессенджере по темам, чтобы не потеряться в потоке информации и не упустить важное.
6. Пользуйтесь цифровыми инструментами, чтобы организовать процесс. Это может быть трекер задач, календарь и корпоративная база знаний.