Google Workspace нельзя оплатить из России. Если у вас заканчивается подписка и хочется работать спокойно, можно переехать в Яндекс 360 для бизнеса.
В виртуальном офисе Яндекс 360 для бизнеса собраны сервисы для работы и повседневных задач: Почта, Диск, Телемост с видеозвонками, Документы, Мессенджер и Календарь.
Мы упростили перенос данных и добавили в профиль организации раздел «Миграция». Нужно только один раз «подружить» сервисы Google и Яндекса, чтобы перенести и письма, и файлы. Рассказываем, как это сделать.
Если у вас нет аккаунта в Яндексе, создайте его. А если учётная запись есть, просто авторизуйтесь, перейдите на страницу с тарифами, выберите подходящий вариант и нажмите «Подключить».
Если у вас несколько организаций, например кондитерская, кафе и кофейня, и под каждую нужен отдельный аккаунт, надо создать несколько учётных записей в Яндексе.
Оплатите доступ картой или через расчётный счёт. Управлять профилем компании можно после того, как деньги поступят на счёт.
В Яндекс 360 для бизнеса можно работать и без подключения домена, но функции будут урезанными.
Без домена
Подойдёт фрилансерам и небольшим компаниям, где работает немного сотрудников и нет больших отделов. Например, фотоателье из трёх человек. Специалисты смогут делиться друг с другом файлами на Диске, общаться через Телемост, отключить рекламу в сервисах Яндекса.
Без домена вы не сможете создать корпоративную почту, управлять учётными записями, просматривать архив писем сотрудников и группировать пользователей по отделам. По сути, вы просто объедините команду, где у каждого участника будет своя личная почта на Яндексе.
С доменом
Подойдёт организациям для совместной работы. Если к аккаунту привязано доменное имя, у вас будет больше возможностей. Например, сможете создать корпоративную почту, сформировать организационную структуру из профилей сотрудников, просматривать письма всех участников через архив, контролировать учётные записи. Ещё сможете создавать алиасы — дополнительные адреса почтовых ящиков.
Как подключить домен. В личном кабинете перейдите в раздел «Настроить почту» и введите домен вашей компании.
Подключайте тот же самый домен, через который работаете в Google Workspace. Только так можно перенести письма и файлы.
Подтвердите домен — это нужно, чтобы никто не смог воспользоваться адресами чужих сайтов и прикрепить их к своей организации. Есть три способа:
После этого нажмите на кнопку «Проверить». Проверка может идти до 72 часов.
Создайте аккаунты сотрудников на вашем домене:
Через единый вход (SSO). Если вы используете систему управления доступом, например Active Directory или Keycloak, настройте единый вход и синхронизацию SCIM, и аккаунты появятся в профиле.
Вручную. Перейдите на вкладку «Сотрудники» в левом меню и нажмите «Добавить».
Выберите «Аккаунт на домене» и заполните форму, где надо указать Ф. И. О. сотрудника, задать логин и пароль, отметить должность.
Если у вас ещё нет проекта в сервисных аккаунтах Google, создайте его. В поле Organization укажите название организации, из которой вы хотите перенести письма. Оно должно совпадать с реквизитами, которые вы указывали в Яндекс 360.
Создайте аккаунт и получите секретный ключ в Google Workspace. Его надо скачать в формате JSON. Теперь настройте права доступа для созданного аккаунта по инструкции.
В поле OAuth Scopes поставьте значение: https://www.googleapis.com/auth/drive,https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly,https://mail.google.com/,email,profile
Дальше вам надо открыть доступ к проекту на трёх страницах:
На каждой странице в выпадающем списке Select a project выберите ваш проект и нажмите ENABLE.
Ключ создаётся только один раз и потом используется для всех миграций файлов и писем. Если понадобится, его можно будет заменить.
В меню слева выберите вкладку «Миграция» → «Миграция писем» → Google Workspace. Загрузите файл секретного ключа и нажмите «Дальше».
Укажите аккаунты, для которых нужно запустить миграцию:
Сохраните файл в кодировке UTF-8. Для этого в Microsoft Excel нажмите «Сохранить как» → CSV-UTF8. Нажмите кнопку «Загрузить CSV» и укажите ваш файл → «Запустить миграцию».
Как сделать так, чтобы новые письма приходили в Яндекс. Чтобы новые письма из ящика на Gmail пересылались в Яндекс, нужно добавить ресурсную MX-запись. Для этого перейдите в панель управления доменом на сайте компании, которая предоставляет вам DNS-хостинг. Там удалите все существующие MX-записи и добавьте новую с параметрами:
Контакты при импорте писем через секретный ключ не копируются. Перенести их можно только через vCard. Для этого откройте Google Контакты, в левом меню выберите вкладку «Экспортировать» и укажите формат vCard.
Откройте Яндекс Почту, на которую вы регистрировали организацию, и нажмите на значок шестерёнки в правом верхнем углу. Выберите раздел «Контакты».
Убедитесь, что у каждого сотрудника на Диске достаточно места для миграции его файлов. Через меню слева откройте вкладку «Миграция» → «Миграция файлов» → Google Workspace.
Укажите аккаунты, для которых нужно запустить миграцию:
1. Скачайте шаблон CSV-файла.
2. По образцу добавьте логины сотрудников в Яндекс Почте.
3. Сохраните CSV-файл в кодировке UTF-8. Для этого в Microsoft Excel нажмите «Сохранить как» → CSV-UTF8.
4. Нажмите на кнопку «Загрузить CSV» и выберите ваш файл.
Нажмите «Запустить миграцию».
Вы также можете скопировать содержимое общих Дисков из Google WorkSpace на личные Яндекс Диски пользователей Яндекс 360 для бизнеса. Для этого нужно выполнить несколько подготовительных шагов:
После этого перейдите на вкладку «Миграция», загрузите файл секрета и заполните шаблон CSV-файла. В рамках одной миграции можно указать до 20 000 логинов сотрудников: для каждого общего диска указывается отдельный личный Диск.
Для успешной миграции длина имени файла на общем диске не должна превышать 255 символов. Файлы, которые не соответствуют этому условию, не будут скопированы.
Откройте Google Календарь, нажмите на значок шестерёнки в правом углу → «Настройки» → «Импорт и экспорт» → «Экспорт». После этого на ваш компьютер скачается файл в формате ICS.
Откройте Яндекс Календарь и в меню слева нажмите «Новый календарь» → «Импорт» → «Выбрать файл». Выберите файл, который экспортировали из Google Календаря.
После импорта события можно редактировать: добавлять заметки, планировать встречи.
Импортировать записи из Google Keep в Яндекс Заметки напрямую не получится. Но если у вас есть важные данные, можно поступить так:
Если у вас остались вопросы по переезду из Google Workspace в Яндекс 360 для бизнеса или возникли трудности, ответы можно найти в Справке.
