9 методов тайм-менеджмента, чтобы раз и навсегда разобраться с потоком задач

Навыки тайм-менеджмента пригодятся тем, кто хочет всё успевать, а также эффективно работать и отдыхать. Существует множество техник, которые учат, как правильно планировать свой день. Нельзя сказать, что какая-то лучше других, всё зависит от количества и типа задач, с которыми приходится иметь дело. Чтобы было проще выбрать подходящую, составили большую подборку популярных методик управления временем.

Принцип девяти дел, или 1–3–5

Кому подходит: тем, кто предпочитает ранжировать задачи по важности, а не по времени выполнения.

Как работает: на день планируем девять дел — из них одно основное, самое важное, три средних по важности и сложности и пять мелких и простых. В один список можно включать как рабочие, так и повседневные задачи. В конце дня нужно отметить всё, что удалось завершить сегодня. Остальное переносится на завтра.

Что даёт: облегчает планирование дня, помогает расставить приоритеты и подвести итоги выполненного.

Правило десяти минут

Кому подходит: тем, кому сложно приступить к задаче.

Как работает: нужно уговорить себя уделить задаче хотя бы десять минут. Это должно помочь втянуться, чтобы поработать подольше. Если вышло только десять минут и задача не завершена, к ней нужно вернуться на следующий день и так далее. Через время желаемый результат будет достигнут.

Например, нужно составить инструкцию для коллег-новичков. Задача несрочная, но необходимая. Её можно выполнить за час, однако она откладывается уже много месяцев. Если уделять инструкции хотя бы пять минут в день, через пару недель она будет готова.

Что даёт: помогает разобраться с зависшими задачами, которые не хочется выполнять.

Метод GTD (Getting Things Done)

Кому подходит: тем, кто тонет в водовороте задач. Нужно быть готовым всё записывать и систематизировать.

Как работает: автор методики Дэвид Аллен предлагает «выгружать» все задачи из головы, чтобы освободить мозг для более эффективной работы. Простыми словами, записать их в одно место. Для этого подойдёт любой инструмент тайм-менеджмента — ежедневник или блокнот, приложение-планировщик или Яндекс Заметки.

Дальше все задачи нужно обработать — стоит сразу решить, как часто этим будете заниматься, например раз в неделю. Для сортировки используют три критерия: срочность, скорость выполнения, возможность делегировать. Несрочные задачи откладывают, что можно делегировать — делегируют, если можно сделать за пять минут — делают сразу, если задача нужна к какому-то сроку — устанавливают дедлайн. В сортировке помогает специальный алгоритм — «дерево решений», — по которому решают, что делать дальше.

Затем задачи распределяют по категориям: срокам или проектам. Периодически нужно проводить ревизию: проверять, актуально ли запланированное или можно вычеркнуть его из списка, а также не поменялись ли дедлайны.

Последний этап — выполнение задач. Для этого определяют, что нужно сделать и что для этого понадобится.

Что даёт: помогает организовать и систематизировать задачи.

Метод ZTD (Zen To Done)

Кому подходит: тем, для кого GTD показался слишком сложным, но кто хочет всё систематизировать.

Как работает: ZTD — упрощённая версия Getting Things Done. Этот метод легче реализовать, его главное отличие — не планировать, а действовать в моменте. Автор методики предлагает внедрить в свою жизнь несколько правил тайм-менеджмента, например:

• записывать все задачи;
• сразу распределять их по категориям — степени важности, тематике или проектам;
• начинать планирование рабочего дня заранее;
• составлять простые и короткие списки задач;
• отказаться от мультизадачности и концентрироваться на одном деле;
• следовать режиму дня.

Что даёт: прививает привычку сразу же разбираться с делами, не откладывая их на потом.

Канбан-метод

Кому подходит: командам для организации проектной работы, но можно использовать и для личных дел.

Как работает: суть метода — визуализация работы с помощью канбан-доски. Для каждого проекта, в том числе и для личных дел, можно создавать свою доску или использовать одну для всего. Доску разбивают на несколько колонок, и все задачи распределяются по ней в зависимости от статуса: «Надо сделать», «В работе» и «Готово». Столбцов может быть и больше — всё зависит от того, сколько этапов предполагает работа. По мере выполнения задачи передвигают из одной колонки в другую.

На список задач в колонке «В работе» устанавливают лимиты: например, для личного канбана не больше 2–3 дел в день. В процессе работы собирают аналитику — сколько удалось выполнить за определённый срок. Исходя из этого, лимиты пересматривают. Например, если в плане на неделю стоит 20 задач, а завершено только 10, количество запланированных дел снижают.

Что даёт: удобно контролировать прогресс, все текущие задачи хорошо видны.

Метод «слонов» и «лягушек»

Кому подходит: прокрастинаторам — тем, кто привык откладывать дела на потом.

Как работает: есть два типа задач — «лягушки» и «слоны». «Лягушки» — неприятные задачи, которые не хочется выполнять. Их часто откладывают на потом, например разговор с неприятным клиентом или увольнение сотрудника. «Слоны» — большие задачи, к которым страшно подступиться. По методике «лягушек» нужно «съесть на завтрак», то есть разбираться с ними в первую очередь, а «слонов» — «резать на кусочки», дробить одну задачу на несколько небольших этапов.

Что даёт: помогает не откладывать дела в долгий ящик и справляться с самыми неприятными и объёмными задачами.

Ещё один похожий метод — Fresh or Fried, согласно которому все сложные дела нужно делать утром, на свежую голову, пока мозг ещё не «поджарился», а на вторую половину дня оставлять небольшие и несложные задачи.

Метод временных блоков

Кому подходит: дисциплинированным людям, которые могут придерживаться графика.

Как работает: под каждую задачу выделяется конкретное время. Тут важна концентрация, в этот период нельзя заниматься ничем другим. У каждого блока — своё назначение, например работа, отдых или планирование дня.

От обычного распорядка методика отличается тем, что временные блоки устанавливают только на важные задачи, а оставшееся расписание остаётся свободным.

Что даёт: помогает сконцентрироваться на конкретной задаче и организовать свой день, учит рациональному распределению времени.

Метод POMODORO

Кому подходит: тем, кто постоянно отвлекается во время рутинных задач — например, когда нужно над чем-то сосредоточенно поработать в течение долгого времени.

Как работает: нужно засечь таймер на определённый интервал, в классической технике — на 25 минут. В течение этого времени работать, а затем пять минут отдохнуть. Интервалы могут быть любыми: например, 50 и 10 минут или даже 90 и 15 минут.

Что даёт: повышает продуктивность и улучшает концентрацию.

Разновидность метода — 90 на 30, когда на работу отводится строго 90 минут, а на отдых — не более получаса. При этом первыми выполняются наиболее сложные задачи.

Система Тима Ферриса

Кому подходит: тем, кто умеет держать фокус внимания на одной задаче и хочет выполнять работу быстрее.

Как работает: система объединяет два метода — правило Парето, когда 80% задач выполняется за 20% времени, и закон Паркинсона, согласно которому работа заполняет всё время, которое ей уделяется. То есть из всего рабочего времени человек максимально сконцентрирован на важных делах, а оставшееся время распределяет на рутинные задачи и отдых.

Что даёт: помогает выполнять больше задач, потратив меньше ресурсов.

Коротко: какой метод тайм-менеджмента поможет организовать дела

Что из типов тайм-менеджмента лучше использовать — вопрос личных предпочтений. Определить это можно, только если перепробовать несколько и посмотреть, какой сработает лучше. Необязательно ограничиваться одним методом, они сочетаются между собой:

• Методы GTD или ZTD подходят для больших и сложных задач, когда всё время появляются новые. Часть из них можно будет делегировать, а другую — разбить на подэтапы. Однако надо учесть, что планирование времени станет частью постоянной рутины.
• Техника «слонов» и «лягушек» и правило пяти минут помогут, если предстоит неприятная или сложная задача. Начинать день с самого тяжёлого, работать регулярно хотя бы по пять минут и дробить объёмное на маленькие этапы — основы тайм-менеджмента.
• Попробуйте технику POMODORO и метод временных блоков, если страдаете от рутины и недостаточной концентрации. Вместо конкретного интервала можно назначить количество «помидорок», за которое выполните задачи. На основе этих двух техник получится выстроить систему, как планировать свой день.
• Канбан-метод лучше всего подходит для проектной работы. Его можно совмещать и с другими видами тайм-менеджмента, например с техникой девяти дел, которая поможет лимитировать количество задач и расставить приоритеты.