Чек-листы Agenda и Follow-up: как провести идеальную встречу с их помощью

Когда нужно провести рабочую встречу, хочется ничего не упустить: обсудить все вопросы, уложиться во время, а потом реализовать договорённости. Провести встречу эффективно поможет agenda и follow-up. В статье рассказали, что такое адженда и фоллоу-ап и как они помогут в обсуждениях с коллегами и партнёрами.

Agenda, или повестка встречи

Перед любой встречей по рабочим вопросам понадобится адженда — это повестка встречи или то, что будет предметом разговора. Например, если встречу проводит заказчик с копирайтером, адженда может состоять из обсуждения задачи, сроков и проблем, которые могут возникнуть. А если на встречу пришли руководители отделов, можно вынести список вопросов и идей, которые нужно утвердить.

Адженда встречи может включать в себя вопросы для обсуждения, пункты из повестки дня, предложения или идеи для рассмотрения.

Если вы заранее обозначили повестку, встреча пройдёт эффективнее и все сотрудники будут понимать, зачем нужно их участие. Вот чем поможет адженда при проведении встречи.

• Подготовиться и сформировать своё мнение. Если участники встречи заранее знают, о чём пойдёт речь, у них будет время обдумать своё мнение по вопросу и накидать мысли на этот счёт. Прямо в процессе общения без подготовки сделать это может быть сложнее.
• Не тратить время друг друга зря. Адженда помогает участникам встречи придерживаться выбранной темы, обеспечивать чёткую структуру обсуждения, где никто не отходит в сторону. Например, если вы обсуждаете финансовые итоги квартала, не придётся обсуждать идею маркетинговой кампании или нехватку персонала в каком-либо отделе.
• Усилить вовлечённость участников встречи. Адженда помогает участникам понять, надо ли им идти на встречу или вопросов, которые их касаются, вовсе нет в повестке. Так можно приглашать только заинтересованных членов команды и обсуждать проекты прицельно. Например, если по адженде понятно, что будут обсуждать рекламный бюджет, нет смысла звать на встречу дизайнера, который делает креативы.

Как подготовить адженду

Адженда помогает сделать встречу результативной, эффективной и структурированной. Вот несколько шагов, которые позволят всё подготовить.

Шаг 1. Определите цели и участников встречи. Подумайте, что вы хотите обсудить или решить за время встречи: получить мнение других коллег о вашей идее, обсудить вопросы по тексту, поделиться результатами месяца или что-то другое. Укажите конкретную цель встречи в заголовке — так участники сразу поймут, зачем их собрали.

Заранее подумайте, кто должен присутствовать на встрече и кто будет её модерировать, и составьте список. Не стоит звать на встречу тех, кому эта тема не важна и чьих вопросов не будет в повестке.

Шаг 2. Сформулируйте тему и составьте список вопросов. Разделите тему встречи на несколько блоков и к каждому составьте вопросы, которые нужно обсудить. Например, если тема встречи «Итоги квартала HR-отдела», список вопросов может состоять из результатов каждого менеджера, сравнения общих итогов с прошлым годом и обсуждение, достигнуты ли KPI.

Шаг 3. Уточните тайминг. Назначайте встречу на удобное время для всех участников: например, просмотрите, когда есть свободное место в календаре.

Уточните в адженде, сколько длится встреча и сколько времени уйдёт на каждый вопрос. Чтобы обсуждение прошло продуктивно, встреча должна длиться не дольше часа. Обязательно оставьте 5–10 минут для общего обсуждения или обратной связи — это позволит всем участникам высказать свои мысли, предложения или опасения по повестке.

Шаг 4. Поделитесь аджендой заранее. Отправьте её в почте, мессенджере или прикрепите к описанию встречи в календаре.

Follow-up, или резюме встречи

Фоллоу-ап — это резюме, с помощью которого подводят итог прошедшей встречи. Его часто называют просто письмом с итогами встречи, протоколом или минутками.

Чтобы составить фоллоу-ап, в конце обсуждения сверьтесь с планом встречи и убедитесь, что ничего не упустили. Предложите всем участникам проговорить итоги и зафиксируйте их письменно.

Фоллоу-ап, или резюме встречи, помогает структурировать итоги и не забыть главное, а ещё устраняет недопонимание внутри команды. Тем участникам, которые не смогли прийти или подключиться, фоллоу-ап поможет ознакомиться с итогами и быть в курсе хода проекта или своего направления.

Как составить фоллоу-ап встречи

Хороший фоллоу-ап должен состоять из пяти частей: его можно оформить и отправить в почте или в социальных сетях, если общение ведётся там.

• Приветствие: это элемент делового стиля. Стоит поздороваться, даже если все виделись полчаса назад.
• Вводные слова: повторите письменно дату, тему прошедшей встречи и список участников.
• Основная часть: кратко по пунктам опишите, что проговорили, какие решения приняли онлайн или на личной встрече и какие проблемы пока отложили.
• Следующие шаги: укажите, какой план действий наметили в итоге обсуждения, не забудьте добавить дедлайны и ответственных.
• Подпись и контакты: это ещё один элемент деловой переписки, который должен быть в фоллоу-апе. Так участники вспомнят вас и будут знать, как с вами связаться в других каналах.
• Дополнительно можно попросить участников встречи подтвердить корректность фоллоу-апа на тот случай, если вы что-то упустили.

Как подготовиться ко встрече, чтобы она прошла продуктивно

Чтобы эффективно проводить рабочие собрания и обсуждения, стоит использовать полезные лайфхаки по управлению встречей.

Заранее поделитесь всеми материалами. За 2–3 дня, но не позже суток до встречи отправьте участникам все материалы для изучения. Например, если будете обсуждать итоги года, попросите всех ответственных заполнить презентацию. Или, если нужно познакомиться с отчётом, приложите его в приглашении всем участникам. Адженду встречи тоже отправьте заранее, чтобы у всех было время подготовиться.

Проверьте технические моменты. Встреча пройдёт без проблем, если подготовить всё необходимое заранее. Например, стоит проверить работу микрофона, зарядку у ноутбука, проектор или бронь переговорной комнаты. Для рядовых встреч это лучше делать за 10 минут до встречи, для крупных — за день.

Распределите роли. На любой встрече должен быть модератор и тот, кто фиксирует обсуждения. Если участников немного, эти функции может выполнять один человек, если больше 4–5, то лучше поручить это двоим. Модератор может идти по пунктам повестки и регулировать тайминг, а другой человек будет фиксировать данные для фоллоу-апа.

Структурируйте обсуждение. Результативная встреча всегда строится по определённому сценарию, который основывается на грамотном подходе. Например, не стоит начинать встречу со сложного вопроса или большого обсуждения, а также оставлять негативные моменты на финал.

Выстройте сценарий так: в начале — пара лёгких вопросов, в середине — непростой основной вопрос, в конце — необязательные вопросы, которые можно обсудить на следующей встрече или в рабочем чате, если все уже устали. Негативные моменты не стоит давать в конце, чтобы все участники ушли со встречи в хорошем настроении.

Будьте готовы к любому сценарию. Обсуждение рабочего вопроса может пойти не по плану: например, если участники начинают спорить или не укладываются в тайминг. В такой ситуации важно быть гибким и сохранять спокойствие, чтобы не пустить встречу на самотёк.

Главное: как адженда, фоллоу-ап и несколько лайфхаков помогут провести результативную встречу

• Все рабочие совещания, встречи и обсуждения должны сопровождаться аджендой и фоллоу-апом. Это повестка со списком вопросов и тем для обсуждения и резюме по итогам.
• Адженда встречи помогает подготовиться к встрече и не тратить время участников попусту, а ещё увеличивает вовлечённость в процесс.
• Фоллоу-ап резюмирует итоги обсуждения, фиксирует договорённости и показывает, какой план намечен на будущее.
• Встреча пройдёт эффективнее, если подготовиться к ней заранее: поделиться аджендой, подготовить технику и рабочее место, настроить тайминг и распределить роли между участниками.