Что такое цифровизация и цифровая трансформация: разбираем основы

В мире, где активно развивается искусственный интеллект и сервисы для удалённой работы, появляется всё больше возможностей упрощать процессы компании с помощью цифровых инструментов. В статье разберёмся, что такое цифровизация бизнеса, чем она отличается от автоматизации и зачем она нужна.

Автоматизация, цифровизация и цифровая трансформация: разбираемся в понятиях

Автоматизацию, цифровизацию и цифровую трансформацию часто путают, потому что эти понятия тесно связаны. Разбираемся, что стоит за каждым.

Цифровизация — это процесс, во время которого компания внедряет в работу цифровые технологии, системы и сервисы. Они создают «гибкие» условия и помогают сотрудникам эффективнее выполнять задачи и анализировать данные.

Пример цифровизации — внедрение онлайн-офиса, чтобы объединить удалёнщиков и офисных сотрудников. С новой системой изменится и процесс работы: встречи будут проходить в общем сервисе для видеосвязи, а коллеги начнут взаимодействовать через единый мессенджер. Качество работы улучшится, а её условия станут гибкими.

Автоматизация — процесс, при котором компания переводит данные в цифровой формат, но не меняет принципы работы и структуру процессов. Сотрудники просто быстрее выполняют свои задачи, а количество ручной рутины сокращается.

Пример автоматизации — внедрение 1C, чтобы ускорить формирование отчётов. Программа автоматически выносит нужные данные из документов в готовую форму — сотрудники больше не занимаются этим вручную. Изменений в самом процессе не произошло, однако скорость создания отчётов выросла.

Цифровая трансформация — кардинальные технологические изменения в работе компании, которые приводят к созданию новых бизнес-моделей, услуг или каналов связи с клиентами. Может измениться даже структура организации.

Пример цифровой трансформации — подключение голосовых помощников к обслуживанию клиентов в магазине одежды, чтобы перевести коммуникацию с клиентами на новый уровень. В бутике не нужны будут консультанты. Вместо этого посетителям предложат специальные наушники, где робот подробно расскажет о коллекциях или посоветует, что выбрать.

Зачем бизнесу нужна цифровизация

Вот что цифровизация даёт бизнесу.

Снижает риск ошибок. Цифровые инструменты легко обрабатывают большие объёмы данных. Там, где человек мог бы допустить ошибку из-за усталости или потери концентрации, система сделает всё точно. Человеческий фактор всё меньше влияет на процессы компании.

Например, с помощью Яндекс Трекера можно автоматически визуализировать всю необходимую информацию по проекту. Сотрудникам не нужно собирать данные вручную — система сама подтянет нужные данные и точно не упустит важные детали.

Помогает получить преимущество перед конкурентами. Благодаря цифровизации и трансформации бизнеса компания внедряет новые инструменты, увеличивает скорость работы, а значит, легче адаптируется к изменениям на рынке.

Представьте, что у вас бизнес по доставке еды. Если внедрить технологии искусственного интеллекта в процесс обработки входящих звонков, можно увеличить обороты компании: робот будет оперативно отвечать на запросы клиентов и передавать данные дальше по цепочке. Работа пойдёт быстрее, чем у конкурентов, которые для ответов на звонки до сих пор нанимают операторов.

Сокращает издержки. Цифровые инструменты могут подсказывать, какие каналы связи работают лучше других, что можно изменить или убрать вовсе, чтобы не тратить на это ресурсы.

С помощью аналитических дашбордов в цифровых сервисах маркетинговый отдел может узнать, насколько хорошо заходит та или иная рекламная кампания, и сделать упор на более эффективные каналы.

Улучшает клиентский опыт. Потребители тоже остаются в плюсе от цифровизации процессов компании. Например, они могут отслеживать начисление бонусов по программе лояльности, если магазин предлагает не просто карту, а клиентское приложение, которое всегда под рукой.

Что потребуется для цифровизации и трансформации

Цифровизация и цифровая трансформация бизнеса не могут происходить сами по себе. Для качественных изменений нужно несколько составляющих.

Время и деньги. Не получится за пять минут перенести все данные в конкретную систему и настроить её. Стоит относиться к процессу цифровизации как к полноценному проекту и выделять на него отельное время.

Расходы на цифровизацию стоит закладывать в бюджет, чтобы потом не было сюрпризов. Онлайн-офисы и другие инструменты для эффективной работы чаще всего предоставляют полный набор функций по подписке, а для хранения данных нужно покупать место в облаке.

Команда. Для цифровизации, а тем более трансформации нужна команда сотрудников, которая будет заниматься всеми сопутствующими задачами. Можно сформировать её из имеющихся работников или нанять её извне — например, подключить трекера, тестировщика и аналитика, которые проверят все вводные и внедрят нужные инструменты.

Готовность большинства к изменениям. Это главное условие успешной цифровизации. Если сотрудники не будут готовы принять изменения и научиться новому, процесс затянется: начнётся саботаж, потеряется системность, потому что кто-то до последнего будет работать по «старой схеме», а кто-то уже начнёт пользоваться новой.

Чтобы коллеги охотнее приняли изменения, стоит объяснить им, для чего цифровизация нужна компании и самим сотрудникам. Подсветите преимущества для работников — например, расскажите, что им не нужно будет вручную вбивать данные в таблицы или составлять отчёты.

С чего начать цифровизацию: основные шаги

Перед тем как внедрять решения, компании нужно пройти ещё три шага.

Шаг 1. Собрать команду, проанализировать компанию и её место на рынке. Определите, сколько людей будут заниматься цифровизацией, и закрепите их роли в команде.

Важно также изучить состояние рынка, свою аудиторию и конкурентов. Это поможет выявить ваши сильные стороны и покажет, на что делать упор. Например, стоит ли развивать технологии на основе искусственного интеллекта или пока не время и лучше сфокусироваться на классических инструментах автоматизации процессов.

Шаг 2. Поставить цели и разработать стратегию. Определите, что для бизнеса в приоритете. Например, хотите ли вы привлечь больше клиентов или сфокусироваться на улучшении коммуникации с лояльной аудиторией, а может, сейчас выгоднее увеличить объём выпускаемой продукции.

В зависимости от целей решите, какой будет стратегия и инструменты для цифровизации. Если вы работаете на увеличение клиентской базы, запланируйте внедрение CRM-системы, если хотите улучшить коммуникацию с покупателями — подготовьте план по внедрению форм обратной связи, приложений с готовыми шаблонами и сценариями для поддержки.

Шаг 3. Адаптировать сотрудников. В этом помогут обучающие тренинги и ознакомительные брифинги. Коллеги будут знать, какой у компании план действий и чего ждать от цифровизации или цифровой трансформации. Расскажите о выбранных сервисах, выслушайте мнения коллег и внесите корректировки, если посчитаете нужным.

Только после всех трёх шагов можно начинать внедрение цифровых технологий. А затем стоит перевести теоретические знания сотрудников, которые они получили на этапе адаптации, в практические и обучить их пользоваться новыми цифровыми решениями.

Чек-лист: главное о цифровизации в 4 предложениях

Чтобы цифровизация и цифровая трансформация прошли успешно, нужно помнить, что:

1. Цифровизация помогает всем участникам рыночных отношений: снижает риски и издержки компании, а также улучшает клиентский опыт.
2. Для цифровизации и цифровой трансформации нужны время, деньги, команда и готовность сотрудников к изменениям, иначе процесс затянется.
3. Чтобы коллеги охотнее приняли изменения, стоит объяснить им, для чего цифровизация и трансформация нужны компании в целом и им в частности.
4. Перед внедрением цифровых технологий стоит собрать команду, проанализировать рынок, поставить цели, разработать стратегию и адаптировать сотрудников к будущим цифровым решениям.