Что такое Kanban и как использовать его в бизнесе для управления потоком задач

Kanban нужен, чтобы сделать работу прозрачной и управляемой: он позволяет визуализировать задачи по этапам, ограничить количество одновременно выполняемой работы, точнее прогнозировать сроки и быстрее доводить задачи до готовности. А ещё с ним можно точнее прогнозировать сроки, при этом сохраняя гибкость в приоритетах.

Что такое kanban-метод и из каких инструментов он состоит

Kanban («Канбан») — это метод работы с задачами в цикличных проектах, когда задачи раз за разом проходят один и тот же путь. Есть пространство, в котором записывают задачи, — оно называется доска. Доска может существовать офлайн или онлайн в сервисе для работы с задачами — например, в Трекере. Доску делят на колонки: каждая колонка обозначает этап работ, например «Запланировано», «В работе», «Готово». В колонках размещают карточки задач. В процессе работы карточки перемещают между колонками. При этом команда может контролировать статусы задач, этапы работ и ответственных.

В онлайн-сервисах, кроме колонок и карточек, есть дополнительные инструменты:

• Буферы — колонки, где задачи могут ждать своей очереди между основными шагами. Например, этапы согласования, когда к процессу нужно подключить клиента или руководителя.
• Дорожки — делят доску на секции по горизонтали. Они помогают распределить задачи по группам: по отдельным исполнителям, типам работы, приоритету. Например, разработчики могут сделать дорожки для отдельных программных продуктов, а команда маркетинга — отделить кейсы, статьи, продуктовые презентации.

Методология управления проектами Kanban работает так: каждый сотрудник может выполнить определённое количество задач за период, и команда планирует загрузку заранее. Для этого можно использовать Story Points — в этой системе «вместимость» одного сотрудника оценивается в сторипоинтах и так же оцениваются задачи: чем задача сложнее, тем больше сторипоинтов она получает. Если сотрудник освобождается раньше, он сам берёт следующую задачу, не дожидаясь просьбы руководителя.

Чтобы избежать перегрузок, команда может установить WIP-лимит (Work-in-Progress) — ограничение на количество задач, которые могут быть в работе одновременно. Если лимит достигнут, новые задачи будут ждать в очереди.

Методология Kanban появилась в 1950-х годах на производстве. Руководители заводов хотели оптимизировать рабочие процессы, чтобы запасов лишних товаров было меньше, а работники изготавливали только необходимое по запросу. Такая система организации работы оказалась универсальной. Сейчас её используют в разных сферах: в IT, продажах, маркетинге, дизайне и других направлениях с большим потоком задач.

Kanban позволяет бизнесу решить четыре задачи:

• Сделать работу прозрачнее. Задачи со статусами собраны в одном месте и доступны команде и руководителю. Например, на kanban-доске отдела продаж видно, на каком этапе воронки находится каждый новый клиент: первый контакт, отправка предложения, переговоры или подписание договора.
• Контролировать загрузку команды. На доске можно отследить, у кого сколько задач в работе. Так, если у менеджера много сделок и видно, что он не успевает к дедлайнам, его нагрузку можно перераспределить.
• Отмечать этапы, где возникает задержка. Например, если задача находится в колонке «Согласование с клиентом» уже несколько дней, значит, нужно пересмотреть процесс и коммуникацию.
• Гибко выстраивать работу. Для срочных задач можно выставить повышенный приоритет — тогда в карточке отобразится специальный бейдж.

Плюсы и минусы kanban-подхода

Как создать kanban-доску и применять её

Запустить в команде систему Kanban можно за несколько простых шагов. Разберём их на примере диджитал-агентства, которое занимается разработкой сайтов и приложений и ведёт много проектов одновременно.

Шаг 1. Проанализировать процесс и создать доску с колонками

Сначала нужно определить этапы, через которые проходит задача от начала и до момента, когда её можно считать завершённой. Для каждого этапа сделать на доске колонку. В Яндекс Трекере можно настроить, чтобы задача перемещалась между колонками при смене статусов или произвольно. Тогда команда сможет перемещать карточки в любую колонку. 

В агентстве выбирают этапы «Бриф», «Разработка», «Тестирование», «На согласовании», «Готово». При этом этапы разработки и тестирования выполняют разные команды.

Шаг 2. Определить, сколько задач может быть у команды в работе одновременно

Нужно установить максимальное количество задач в каждой колонке. Для этого анализируют, сколько в команде специалистов, сколько у каждого задач, насколько они сложные.

Так, разработчики из агентства договариваются, что в колонке «Разработка» будет только две задачи, чтобы не нарушать сроки и не перегружать специалистов. Если лимит исчерпан, разработчик временно не берёт новые задачи. А на тестировании одновременно может находиться до шести задач.

Шаг 3. Зафиксировать правила работы с доской

Нужно определить, кто и когда может перемещать карточки между колонками, как часто команда должна пересматривать задачи на доске и актуализировать их. Например, разработчики сайтов решили собираться раз в неделю по пятницам и сверяться по приоритетам. Для удобства в Трекере задачи можно сортировать по приоритету, нажав кнопку «Группировка» и выбрав тип.

Чтобы понимать, к какому проекту относится задача, можно использовать цветные метки: например, у агентства синие — задачи по веб-разработке, жёлтые — задачи по мобильному приложению.

Читайте также: Яндекс Трекер: отвечаем на вопросы пользователей

Как оценить работу в Kanban

Kanban позволяет не только управлять задачами, но и оценивать, насколько эффективно работает процесс. Для этого в системах управления задачами есть встроенные метрики: 

• Время производства — сколько проходит от появления задачи до её завершения. Помогает давать клиентам реалистичные сроки и замечать, когда процесс замедляется. В Трекере время производства можно увидеть в карточке задачи.
• Эффективность потока — какую долю времени задача находилась в активной работе, а какую — в ожидании. Показывает, на каких этапах команда теряет время, например на согласованиях или передаче между отделами. Чтобы отследить эту метрику, можно добавить специальную буферную колонку со статусом «В ожидании» и настроить лимит времени в нём.
• WIP (Work-in-Progress) — сколько задач находится в работе одновременно. Если показатель растёт, а скорость не увеличивается, значит, команда перегружена.
• Пропускная способность — сколько задач команда завершает за период. Помогает планировать загрузку и понимать, какой объём работы исполнители смогут эффективно выполнить в заданный срок.

Метрики Kanban работают в связке. Например, команда замечает, что время производства растёт, а задачи скапливаются в колонке «Ожидает согласования клиента». При этом пропускная способность падает, хотя сотрудники постоянно заняты. Значит, проблема не в скорости работы, а в этапе согласования. Команда ограничивает количество задач в этой колонке и договаривается с клиентом о сроках обратной связи. Время производства сокращается, проекты закрываются быстрее.

Чем Kanban отличается от Scrum

Kanban и Scrum — два популярных способа организации работы, но с разным подходом к процессу. 

В Kanban нет строгих временных рамок. Приоритеты можно менять в любой момент в зависимости от целей бизнеса или важности. Например, в HR-отделе все кандидаты движутся по доске от отклика до офера, а рекрутер выделяет срочные вакансии и берёт их в работу первыми.

В Scrum работа разбита на спринты — циклы от одной до четырёх недель. Команда заранее выбирает задачи на спринт, фокусируется только на них, а в конце показывает результат и планирует следующий цикл. Так часто работают продуктовые команды: например, на двухнедельный спринт берут задачи «обновить онбординг» и «провести A/B-тест экрана тарифа».

Подробнее о спринтах читайте в статье: Спринты в IT: что это и как проводить, чтобы эффективно управлять разработкой

Главное: что нужно знать о Kanban

• Это способ управлять потоком задач и всегда понимать, на каком шаге находится работа и где возникают задержки.
• Делает процессы прозрачными и управляемыми, помогает распределять нагрузку команды и находить проблемные моменты.
• Подходит как небольшим командам, так и крупным компаниям с циклическими задачами: для производства маркетинговых материалов, контроля воронки продаж, разработки продуктов.
• Лучше работает при регулярном анализе метрик и улучшении процессов.