Что такое видеоконференция и как её организовать

Не всегда удаётся встретиться партнёрами лично, а участие в конференциях часто организуют в дистанционном формате. Чтобы не упускать новых клиентов и подключаться к масштабным мероприятиям, можно воспользоваться видео-конференц-связью, или ВКС. В статье расскажем, что это такое, для чего пригодится и как грамотно организовывать онлайн-встречи.

Видеоконференция: что это такое и чем полезна

Видео-конференц-связь — это способ коммуникации с другими людьми через видео- и аудиоформаты. Вы можете:

• Общаться с сотрудниками и партнёрами из других регионов онлайн
• Подключаться к лекциям и другим рабочим мероприятием, если нет возможности присутствовать там лично
• Проводить собственные мастер-классы, чтобы делиться опытом с коллегами из разных городов или даже стран

Например, благодаря ВКС бизнес-партнёрам не придётся тратить время на дорогу. Вы сможете подключиться к созвону и обсудить все вопросы. А если понадобится — прикрепить документы к чату и отправить их в два клика.

Виды видеоконференций: от созвонов один на один до масштабных мероприятий

Видеоконференции делят по целям проведения на следующие виды:

Видеозвонок. Это встреча участников один на один. Например, вы можете проводить регулярные созвоны с сотрудниками, которые работают удалённо. Работник может задать вопросы по текущим задачам, внести предложения или поделиться переживаниями. Вы будете видеть и слышать друг друга, сможете обмениваться файлами или смотреть одни и те же материалы на экране. Видеозвонки — это альтернатива личному общению.

Симметричная видеоконференция. Ещё её называют групповой. В онлайн-встрече участвуют от трёх человек. Каждый сотрудник может пользоваться всеми возможностями платформы и принимать участие в беседе на равных условиях. Это похоже на совещание или планёрку. А ещё можно организовать звонок для обсуждения конкретного проекта, на котором соберутся только те, кто на нём задействован.

Селекторное видеосовещание. Участники созвона распределяются по ролям — на докладчиков и слушателей. Первые могут включать демонстрацию экрана, показывать видеоролики и презентации, отправлять файлы в чате. А вторые — слушать спикеров в формате лекции и пользоваться выданным материалом. Роли распределяет организатор видеоконференции через настройки. Формат подходит для презентаций проектов и конференций.

Вебинар. Удобный вариант для обучения. К конференции подключаются «ученики» и «учитель». На экран можно вывести обучающий материал, а внизу, в небольшом окошке, участники будут видеть самого спикера.

Подразумевается, что во время вебинара слушатели могут выполнять задания, задавать вопросы и вступать в дискуссии. Организатор может дать возможность каждому участнику самостоятельно настраивать звук микрофона, а может отключить звук до конца теоретической части, а дальше пригласить к обсуждению.

Примеры российских платформ для ВКС

У отечественных сервисов для видеосвязи серверы находятся в России, а значит, связь и подключение будут стабильными. Вам не придётся переживать, что доступ к платформе закроется и нужно будет искать и привыкать к чему-то другому.

Телемост — это бесплатная платформа для созвонов от Яндекса. Встречи не ограничены по времени, а подключиться может любой желающий. Достаточно перейти по ссылке-приглашению — не нужно авторизовываться или скачивать специальное приложение. В статье «Как создать видеовстречу или трансляцию в Яндекс Телемосте» можно найти подробную инструкцию, которая поможет разобраться в настройках сервиса.

Чтобы было удобнее организовывать рабочие коммуникации, можно подключить онлайн-офис Яндекс 360 для бизнеса. Выбираете подходящий тариф, и можете пользоваться Телемостом и другими корпоративными сервисами на одной платформе.

VK Звонки — бесплатный сервис от VK. Можно звонить через свою страницу, а можно заходить без авторизации. Подключение работает через браузер и приложение — как на смартфоне, так и на компьютере.

Видеозвонки от Mail.ru — бесплатная платформа для видеоконференций. Можно отметить встречу в календаре площадки и отправить участникам ссылку-приглашение по Почте Mail.ru. Время созвонов не ограничено.

Подготовка к ВКС: что настроить заранее и как подключиться

В зависимости от вашей роли на встрече, процесс подготовки будет немного отличаться.

Если вы спикер и готовитесь выступать. У вас могут быть сопроводительные материалы: графики, схемы, таблицы и презентации. Стоит организовать тестовый созвон хотя бы за день до встречи и быстро пролистать материалы. Так меньше риск, что во время доклада вы обнаружите, как в презентации не хватает нескольких слайдов, а правую колонку таблицы не видно из-за формата.

Если вы слушатель и собираетесь участвовать в обсуждении. Когда планируется небольшая встреча на несколько человек, можно подключиться и поприветствовать спикера. Но после этого обязательно выключить микрофон, чтобы посторонние звуки не отвлекали никого из собравшихся. Это можно сделать горячей клавишей на компьютере или мышкой в настройках сервиса.

Включать микрофон желательно только во время обсуждения, если хотите поделиться мнением. Так каналы связи не будут перегружаться — трансляция не зависнет, а звук спикера не станет прерывистым в самый неподходящий момент.

Важно для всех. Техника должна работать исправно. Откройте доступ компьютера или ноутбука к камере и микрофону. Это можно сделать с помощью горячих клавиш или в настройках платформы, через которую будет проходить созвон. Проверьте, как вас лучше слышно: в наушниках или без. Так людям не придётся тратить времени и перебивать вас, чтобы просить говорить погромче.

Продумайте план действий, если вдруг отключится интернет. Например, держите рядом телефон, чтобы раздать мобильную связь и продолжить встречу через неё. От качества соединения зависит эффективность встречи.

О видеоконференциях в 4 предложениях

1. Видео-конференц-связь — это способ общения с коллегами и партнёрами с помощью видео и аудио.
2. Формат ВКС подходит для регулярных созвонов с сотрудниками, совещаний, бизнес-встреч, лекций и обучающих курсов.
3. Существует несколько видов видеоконференций: видеозвонок, симметричная видеоконференция, селекторное видеосовещание и вебинар.
4. Перед созвоном важно проверить работу техники и подготовить сопроводительный материал, а для более стабильной связи можно пользоваться отечественными платформами для ВКС, например Яндекс Телемостом.