Как автоматизировать HR-процессы с помощью инструментов Трекера: опыт Яндекса

В месяц Яндекс принимает на работу в разные подразделения около 7 000 новых сотрудников. HR-служба одновременно проводит приём и онбординг новичков, решает текущие задачи по оформлению отпусков, больничных, справок и заявлений для коллег из разных подразделений. Весь этот объём обрабатывает отдел из 25 человек. Чтобы справляться со всеми процессами, команда автоматизировала часть из них с помощью Трекера.

Как сервис помогает отделу кадров организовать работу прозрачно и без увеличения штата, расскажем в статье.

Основные инструменты Трекера, которые используют в HR-процессах

Трекер автоматизирует каждый этап жизненного цикла сотрудника в Яндексе: от отклика на вакансию до ротации или увольнения. Есть базовые инструменты сервиса, которые отдел кадров использует постоянно:

Очереди. Нужны, чтобы группировать задачи по одной теме. Например, можно сделать очереди для приёма анкет от кандидатов или заявлений на командировку. В каждой из них есть возможность настроить уникальный рабочий процесс для задач, статусы и условия перехода между ними.

Задачи (тикеты) в очередях. Содержат максимально подробную информацию: что нужно сделать сотруднику, в какие сроки, дополнительные полезные ссылки для работы, чек-листы.

Специалисты отдела кадров могут ставить задачи друг другу и получать их из других подразделений Яндекса. Поручения могут быть разными — например, составить отчёт за определённый период или оформить нового сотрудника в штат.

Подробнее о том, как работают инструменты Яндекс Трекера, рассказываем в обзоре.

Задача №1: наём и онбординг новых сотрудников

Когда кандидат получает офер, система автоматически создаёт задачу для отдела кадров на приём специалиста. В ней содержится полная информация о новичке: персональные данные, зарплата, наименование подразделения или команды, в которую выходит сотрудник.

HR-специалисты используют разные инструменты в Трекере, чтобы сделать свою работу удобнее:

Разметка. Теги и компоненты позволяют классифицировать задачи и быстро в них ориентироваться. Ещё метки подсказывают следующий этап оформления. Например, если устраивается удалённый сотрудник, в задаче автоматически появляется тег «Отправить документы» или «Согласовать график». Также ставятся теги по гео подразделения или по команде, в которую устраивается новый человек.

Триггеры. Это действия, которые автоматически совершаются с задачей при наступлении определённых условий. Например, когда отдел кадров Яндекса выполнил задачу по оформлению нового сотрудника, срабатывает триггер на призыв руководителя соответствующего подразделения. Руководитель получает письмо на почту и пуш-уведомление о том, что на работу выходит новый сотрудник.

Быстро настроить триггер можно прямо в интерфейсе Трекера: специалисты отдела кадров делают это самостоятельно без участия разработчиков. Как создать триггер для автоматической отправки уведомлений:

1. Перейдите в «Очереди» и выберите нужную. Откройте «Настройки очереди».
2. В списке слева найдите «Триггеры» → «Создать триггер».
3. Укажите название триггера и условия, при которых он будет срабатывать. Для этого нажмите «Добавить условие» и выберите в выпадающем списке «Событие».
4. В поле «Действия триггера» выберите «Отправить сообщение».
5. В появившемся окне напишите текст сообщения, которое получит адресат.

Шаблоны писем. Отдел кадров Яндекса рассылает 16 000 писем в месяц. Часть из них — новым сотрудникам. Например, чтобы напомнить о графике выхода или рассказать, когда курьер привезёт документы на подпись.

Чтобы каждый раз не писать письма с нуля, HR-специалисты создают шаблоны на разные темы. Для этого в карточке задачи в поле «Комментарии» нужно нажать на значок шаблона, заполнить поля формы и сохранить. Так шаблон всегда будет под рукой: можно изменить личные данные получателя и отправить письмо прямо из карточки задачи в Трекере.

Чек-лист. Это список шагов, которые нужно выполнить в рамках большой задачи или проекта. Например, при приёме нового сотрудника в Яндекс отдел кадров заводит тикет на оформление. Внутри есть чек-лист с перечислением всего, что должен сделать новичок: отправить заявление, принести справки, пройти инструктаж. Сотрудник выполняет нужные действия и ставит напротив каждого галочку. Руководитель может зайти и посмотреть, на каком этапе находится его новичок, и, если требуется, помочь или напомнить о дедлайнах.

Задача №2: планирование отпусков и оформление документов на них

Отдел кадров Яндекса ежемесячно оформляет около 17 000 заявлений на отпуск — в сжатые сроки и минимально используя бумажный документооборот. Организовать процесс удалось с помощью интеграции Трекера и Яндекс Форм.

Чтобы принимать от сотрудников заявления на отпуск, в Яндекс Формах сделали специальную форму, а затем поместили её на страничке HR-отдела в Вики.

Яндекс Формы — это онлайн-сервис, который позволяет создавать опросы для получения любой информации: от заявок до обратной связи. А Вики — база знаний, в которой систематизируют корпоративные документы, инструкции, регламенты.

Сделать форму для подачи заявок на отпуск можно в несколько кликов. Для этого нужно перейти на страницу Яндекс Форм, выбрать шаблон «Анкета», заполнить поля и опубликовать. Ссылку на форму можно разместить в Вики, на корпоративном сайте, отправить в мессенджере.

Сотрудник Яндекса находит форму в Вики и заполняет её. После этого в Трекере автоматически создаётся задача для руководителя — рассмотреть заявление на отпуск. В тикете будут указаны данные сотрудника, сроки и вид отпуска. Также прописан SLA — дедлайн и статусы согласования. Благодаря им все участники процесса смогут видеть, на каком этапе находится задача, и уложатся в сроки.

Руководитель получает уведомление о заявке на отпуск, подтверждает её и перенаправляет в отдел кадров для дальнейшей обработки.

Все этапы проходят в электронном виде — без бумажных документов и хождений по кабинетам. Для массового импорта заявлений на отпуск Яндекс использует интеграцию Трекера и CRM-системы.

По такой же системе HR-отдел автоматизировал получение справок, подачу заявлений на увольнение, переход на электронную трудовую книжку и другие процессы.

Задача №3: аналитика и контроль за кадровыми процессами

Трекер частично автоматизирует работу отдела кадров, делает её более прозрачной и управляемой. Чтобы мониторить ситуацию, есть специальные инструменты аналитики — дашборды и виджеты. Они позволяют HR-специалистам визуализировать данные и контролировать выполнение поручений.

С помощью дашборда можно на одной странице увидеть все важные показатели по задачам, статистику, аналитические графики. Дашборды состоят из виджетов — небольших карточек с полезной информацией. Сотрудник может добавлять разные виджеты на страницу, в зависимости от того, какие метрики важны для работы.

Яндекс Трекер — сервис для организации совместной работы, который можно использовать не только в рамках HR-отдела. Компании могут подключить его как в составе тарифа Яндекс 360 для бизнеса на всех пользователей организации, так выборочно — на определённое количество сотрудников и подразделений. Подробнее о том, как Трекер помогает эффективно управлять разными бизнес-процессами, можно узнать в статье.

Статья написана по материалам из вебинара Yandex Cloud. Посмотреть его полностью можно по ссылке.