Как использовать сервисы Яндекс 360 для бизнеса в работе промышленного предприятия

В промышленном секторе специалисты работают не только на производствах, но и в офисах. Чтобы коммуникация на всех уровнях была эффективной, нужно единое пространство для организации командной работы. В статье расскажем, как сервисы онлайн-офиса Яндекс 360 для бизнеса помогают наладить процессы на предприятии.

Трекер для прозрачной работы офисов и производства

Промышленное предприятие — это сложная структура, её части занимаются разными задачами, но зависят друг от друга. Например, отдел маркетинга влияет на производственную линию, а юридический отдел сопровождает любые сделки, которые заключает компания.

Все внутренние процессы, которые есть на предприятии, можно перенести в Яндекс Трекер. Этот сервис предназначен для управления проектами и контроля за выполнением задач. Задачи подразделений внутри Трекера удобно распределить по очередям.

Пользователи могут создавать задачи (тикеты) в очередях разных подразделений и не переживать, что они потеряются. Например, отдел закупок может поставить задачу юридической службе — проверить договор поставок от контрагента. Ход работ легко отследить по статусам: система отправляет уведомления, когда задача переходит на новый этап.

Компания Генериум адаптировала рабочий процесс в Трекере для внутреннего аудита. Теперь специалисты планируют регулярные проверки и отмечают шаги по их выполнению в сервисе. Это позволило избавиться от лишних бумажных документов. Подробности кейса читайте по ссылке.

Руководители могут в любой момент увидеть в Трекере общую картину, получить данные по конкретным метрикам или отследить динамику. На дашборды в сервисе можно вынести объём заказов на поставку продукции и производственные затраты на материалы в текущем периоде. Наглядная аналитика поможет принять корректные управленческие решения.

Телемост и Почта для быстрых коммуникаций

Промышленные предприятия часто территориально распределены. Офисы, представительства и производственные мощности могут находиться в разных частях страны. В таких условиях особенно актуальным становится вопрос оперативной передачи информации между коллегами.

Яндекс 360 для бизнеса предлагает два сервиса, которые закрывают эту потребность:

Телемост. Решение для видеосвязи помогает проводить онлайн-встречи с партнёрами и сотрудниками из удалённых филиалов. В зависимости от тарифа к созвону могут подключиться до 500 человек, а в сентябре этот лимит вырастет до 1000 участников.

Кроме того, в Телемосте можно организовывать онлайн-трансляции, например масштабные собрания по итогам полугодия. На мероприятие может подключиться до 10 000 слушателей.

Почта. Позволяет вести деловую переписку, в том числе с зарубежными партнёрами, — в сервис встроен переводчик. Проверить наличие новых писем сотрудники всегда могут с компьютера или со смартфона через мобильное приложение.

Почта работает по безопасному HTTPS-соединению и сохраняет историю действий в журнале посещений. У сервиса есть сертификат соответствия стандарту ISO/IEC-27001: он подтверждает, что данные пользователей, в том числе корпоративных, надёжно защищены в соответствии с международными стандартами безопасности.

Ещё одна важная функция — в Почте можно настроить переадресацию. Когда юрист, бухгалтер или специалист по закупкам уходит в отпуск, ему продолжают приходить важные письма. Чтобы информация не потерялась, можно настроить правило и переадресовать почту другому ответственному сотруднику.

Календарь для планирования встреч и совещаний

Специалистам отдела продаж и других подразделений, у которых всё расписано по часам, удобнее выстраивать график в отдельном инструменте. Через Календарь можно не только собрать план на день, но и запланировать созвон в Телемосте, сразу получить ссылку на встречу и поделиться ею с участниками. Присутствовать смогут даже пользователи без учётной записи в Яндексе — например, потенциальные клиенты и подрядчики.

Руководителям предприятия, как правило, помогают секретари: они следят за расписанием, напоминают о мероприятиях, организуют совещания по запросу. Топ-менеджер может поручить помощнику вносить задачи в свой календарь и координировать их там. А если у руководителя появятся личные дела или договорённости — он сам закроет свободный слот. Так график получится корректным и без временных накладок.

Документы и Диск для создания и хранения отчётов, графиков и других файлов

Чтобы согласовать договоры, спецификации и другие документы, офисы и производство обычно пересылают курьером сотни бумаг. Это занимает много времени. Кроме того, есть риск, что некоторые экземпляры потеряются в пути.

В Документах сотрудники могут онлайн готовить отчёты, технологические инструкции, планы, а также редактировать их вместе с коллегами в режиме реального времени. Сервис поддерживает все популярные форматы: DOCX, PPTХ, XLSX, PDF и другие.

Документы связаны с Диском. Все документы, над которыми работают сотрудники, автоматически сохраняются в облачном хранилище. А ещё на Диске компания может хранить любую рабочую информацию — от чертежей до журналов учёта качества. Данные будут размещены на сервере Яндекса, который соответствует стандартам информационной безопасности.

Вики для систематизации регламентов и инструкций

Новым сотрудникам бывает непросто разобраться в том, как устроены процессы на предприятии. Разные отделы, сложные производственные линии, инструкции — всё это может запутать даже опытного специалиста.

Чтобы новички быстрее осваивались, а другие сотрудники знали, где найти необходимую информацию, можно создать корпоративную базу знаний на базе Яндекс Вики. В сервисе могут храниться любые руководства, мануалы, регламенты и другая внутренняя документация. Чтобы найти ответ на вопрос, достаточно открыть нужную страницу базы.

Внутри Вики можно создать понятную структуру, если разделить материалы по подразделениям. Например, сделать отдельную папку для производства, бухгалтерии, отдела логистики. Сотрудники не запутаются и будут легко ориентироваться в файлах.

Компания ЦЕМЕНТУМ за полгода перевела в Яндекс 360 для бизнеса 1 500 сотрудников. Чтобы команда быстрее разобралась в возможностях онлайн-офиса, всю информацию по работе с сервисами разместили в Вики. Так сотрудники смогли самостоятельно решить большую часть вопросов. Подробности этого кейса читайте в блоге.

Формы для оперативного сбора информации

Провести опрос на предприятии, на котором работает от нескольких сотен до тысяч человек, — масштабная задача. Раздавать бумажные анкеты в разных кабинетах и цехах, а затем собирать их и анализировать вручную слишком долго и трудозатратно.

Справиться быстрее помогут Яндекс Формы — удобный инструмент для создания онлайн-опросов. С Формами легко охватить не только офисных сотрудников, но и тех, кто работает непосредственно на производстве. Достаточно отправить начальникам производства ссылку на опрос, а они в свою очередь передадут её линейным специалистам. Все результаты будут отображаться в одной сводной таблице.

В итоге

Онлайн-офис для совместной работы Яндекс 360 для бизнеса оптимизирует работу промышленного предприятия. С помощью сервисов сотрудники могут быстро обмениваться информацией, а руководитель — отслеживать эффективность и координировать действия команды. В результате меньше времени уходит на внутреннюю коммуникацию или административные задачи, а производительность предприятия за счёт этого может вырасти.