Как избавиться от завала из писем: 5 спасительных настроек Яндекс Почты

Обычно на почте скапливается столько непрочитанных писем, что без необходимости открывать электронный ящик не хочется. А поиск имейла с важной информацией превращается в детективное расследование и часто заканчивается ничем.

В Яндекс Почте можно организовать работу так, чтобы письма автоматически раскладывались по папкам, а вы легко могли найти любое сообщение. Вот что нужно сделать.

Настройте фильтры по темам

Чтобы ежедневно не разбирать десятки непрочитанных в папке «Входящие», добавьте правила фильтрации. Письма с определённым содержанием автоматически будут попадать в нужные папки, архив или корзину.

Например, сделайте специальную папку и направьте туда письма с подробностями по проекту.

Новый фильтр можно добавить в разделе «Правила обработки писем»: для этого укажите условия — адрес отправителя и ключевые слова в теме письма. А ещё настроить правило можно прямо из папки «Входящие» — инструкцию, как это сделать, ищите в посте.

Яндекс Почта автоматически определяет письма, которые похожи на рассылку. Рядом с ними появляется кнопка «Отключить рассылку» — можно в одно действие отписаться от лишних сообщений.

Отметьте важное

Письма в папке «Входящие» можно выделить визуально. Для этого есть метки — специальные цветные плашки, которые отображаются в списке писем. Например, с помощью метки «Ждут ответа» удобно выделять сообщения, на которые нужно ответить в ближайшее время.

Вы можете создавать новые метки, присваивать их вручную или настроить автоматическое правило. Почта собирает в отдельную папку все письма, которые отмечены значком определённого цвета.

Просматривайте письма в цепочках

Письма от одного отправителя в Почте идут друг за другом — как в диалогах в мессенджере. Вы можете открыть любое письмо из переписки и пролистать всё, что есть по этой теме, в том числе ваши ответы. Удобно, что не нужно каждый раз возвращаться в папку и искать следующее письмо, чтобы вспомнить подробности общения.

Включите переводчик

Если вам пришло письмо на иностранном языке, можно перевести его прямо в Почте. Сервис сам определит язык, а вы одной кнопкой сможете переключаться между переводом и оригиналом. Не придётся копировать текст и открывать переводчик в отдельной вкладке — это экономит время.

Со встроенным переводчиком также можно написать письмо на другом языке. Кнопка «Переводчик» есть в нижнем углу окна, в котором вы вводите текст сообщения: если нажать на неё, поле разделится на две части — справа будет перевод.

Подробнее о том, как работает переводчик, читайте в статье.

Добавьте шаблоны

Используйте шаблоны, чтобы не перепечатывать письма с похожим содержанием: когда предупреждаете, что ответите позже, или когда рассылаете приглашения на большое совещание. Шаблон можно подставить в любое письмо, отредактировать при необходимости — например, добавить ссылку на созвон — и отправить клиенту или коллеге.

Подведём итоги

Чтобы навести порядок в Почте и больше не испытывать тревогу из-за количества непрочитанных, настройте специальные фильтры и метки. Цепочки писем помогут вспомнить детали общения и не упустить ничего важного, а с переводчиком и шаблонами получится сразу отвечать на сообщения, а не откладывать это до более удобного момента. О других полезных функциях Почты читайте в Справке.