Как составить, оценить и контролировать бюджет проекта
Рассказываем, как с помощью бюджета планировать расходы и что делать, если в ходе работы цифры поменялись.
Рассказываем, как с помощью бюджета планировать расходы и что делать, если в ходе работы цифры поменялись.
Чтобы понимать, куда уходят деньги, и реже сталкиваться с непредвиденными тратами, необходимо оценить бюджет проекта. Важно не только сделать таблицу с примерными расходами, но и регулярно анализировать реальные траты.
В статье расскажем, что такое бюджет проекта, как его оценить и проконтролировать, чтобы не работать в минус.
Перед реализацией проекта важно определить цели, задачи и сроки — так участники будут понимать, что и когда надо сделать. Обычно руководитель или менеджеры собирают всю информацию в одном документе. Как составить план проекта, рассказали в отдельной статье.
При планировании обязательно учитывают бюджет проекта — подробно расписывают, сколько денег потребуется на выполнение всех задач. Во время реализации проекта команда следит за бюджетом, планирует и контролирует расходы, стараясь не выходить за указанные суммы.
Чтобы понять, сколько денег понадобится, надо оценить бюджет проекта. Вот какие методы для этого подходят.
При методе «сверху вниз» («топ даун») сначала определяют общую сумму на проект, которую затем распределяют на все задачи. Этот метод используют в крупных организациях, где руководство выделяет средства и отвечает за стратегические цели. Предприниматель может применять оценку «сверху вниз» для предварительных расчётов, чтобы понять, хватит ли ему денег на запуск проект.
Когда нужны точные расчёты, используют метод «снизу вверх» («боттом ап»). Сначала считают, сколько средств потребуется на каждую задачу, а затем суммы складывают и получают итоговую.
Разработка бюджета проекта часто включает в себя анализ исторических данных, к которым относятся:
Чтобы установить реалистичные сроки и правильно рассчитать затраты, можно привлечь экспертов. Обычно это исполнитель или руководитель, который уже работал в похожих проектах и знает, как всё устроено изнутри. Например, если занимаетесь разработкой мобильного приложения, лучше обратиться к менеджеру, который регулярно ведёт подобные проекты. Эксперт может оценить уже готовые расчёты или подключиться в начале планирования.
В любом проекте важно детально расписывать расходы. Вот как это можно сделать:
1. Определите, какие ресурсы понадобятся для выполнения проекта: материалы, оборудование и услуги.
2. Оцените стоимость каждого элемента:
3. Определите сроки выполнения каждой задачи. Это поможет понять, когда именно будут возникать затраты.
Формы представления бюджета проекта могут быть разными. Для наглядных расчётов можно использовать Яндекс Таблицы.
Обычно в проекте есть постоянные расходы, которые не зависят от доходов и других факторов. Например, владельцу ателье надо каждый месяц оплачивать аренду помещения. А есть переменные: от количества платьев для новой коллекции зависит, сколько тканей и фурнитуры необходимо закупить.
Бюджетирование проекта обязательно включает оценку рисков. В таблицу можно внести резерв на непредвиденные расходы. Например, если кто-то из сотрудников уволится, придётся привлекать рекрутера, чтобы быстро найти замену в команду. Или новый специалист попросит зарплату выше, чем предыдущий. Резерв можно рассчитать в размере 5–15% общей суммы проекта. Либо предусмотреть риски для каждой категории отдельно: поломка оборудования, задержки поставок, увольнения.
Используйте резервные средства только по назначению. Если потратить деньги на другие задачи, придётся переписывать бюджет и искать дополнительные средства, когда возникнут реальные проблемы.
Контроль помогает понять, укладываетесь ли вы в бюджет и что делать, если расходов оказалось больше. Вот из каких шагов состоит эффективный контроль.
Анализировать бюджет можно ежемесячно или каждый квартал — периодичность зависит от проекта. Например, если у вас стартап, лучше проверять расходы каждый месяц, чтобы вовремя среагировать на изменения. Если бизнес стабильно получает прибыль, можно сверять цифры реже — например, раз в квартал.
В ходе проекта важно вести таблицу и контролировать, сколько денег потратили и получили: выплаты зарплат, оплаты счетов, поступления от клиентов или заказчиков.
Для анализа бюджета можно создавать разные отчёты. Например, внести в таблицу прогнозируемые и фактические расходы, а потом сравнить их и выявить отклонения.
Можно периодически делать сравнительную таблицу, чтобы следить за отклонениями расходов. В примере ниже получилась положительная разница: компания сэкономила 22 тысячи рублей.
Отклонения бывают разными — надо оценить, насколько они важны для бизнеса или проекта. Например, если доходы ниже на 2%, чем ожидалось, это незначительное отклонение. Если разница в цифрах влияет на проект, попробуйте разобраться, почему так получилось. Вот возможные причины:
Если отклонения от бюджета значительные, можно сменить тактику, чтобы достигнуть желаемых показателей. Например, найти поставщиков с более низкими ценами или запустить рекламную кампанию в соцсетях, чтобы увеличить приток клиентов.
Когда на бюджет влияют внешние факторы, лучше сосредоточиться на управлении ожиданиями. Например, если расходов оказалось больше из-за резкого изменения экономической ситуации в стране, можно ориентироваться на новые, более реальные цифры и переписать под них бюджет.
Представим, что у вас уже есть несколько кофеен и вы решили запустить свою франшизу. Ниже покажем пример, для каких задач стоит рассчитать бюджет проекта.