Как записать итоги созвона, которые будут понятны даже тем, кто на нём не был

Во время созвона часто кажется, что всё запоминаешь, поэтому делаешь минимальные заметки или не делаешь их вообще. Когда встреча закончена, оказывается, что никто ничего не запомнил. Рассказываем, как здесь поможет постмит.

Что такое постмит и зачем он нужен

Постмит (от англ. Post meet — «после встречи»), или фоллоуап (от англ. Follow-up — «информация сразу после», «вдогонку»), — зафиксированные итоги рабочего созвона или встречи.

Они нужны, чтобы:

• Закрепить задачи, обязательства и договорённости, которые были озвучены на встрече. Это поможет избежать недопониманий: не будет такого, что два человека по-разному поняли одну задачу.
• Иметь возможность поделиться итогами с теми, кто не был на созвоне, а также подготовить вводную информацию для следующей встречи на эту тему.

Постмит нужно делать для любой встречи, особенно если на ней было больше двух человек. Когда обсуждается пересмотр условий договора, мотивации, KPI и прочее — тем более. Но даже если участникам итоги не нужны, вы можете написать постмит для себя, чтобы не забыть, о чём говорили.

Как писать постмит

1. Назначить ответственного за записи

Постмит может писать любой участник встречи либо специально назначенный сотрудник. Отдельный человек нужен, когда обсуждается новая тема, много участников или информации. В остальных случаях каждый может справиться сам.

2. Писать итоги во время, а не после встречи

Когда во время разговора появляется новая договорённость или задача — тут же фиксируйте её.

Первый вариант — делать это в чате сервиса для созвонов, а потом перенести в документ или заметки.

Для онлайн-встречи дополнительно можно включить запись разговора, чтобы потом вернуться к ней.

Второй вариант — писать сразу в документе, а ссылку на него отправить участникам. Вот короткий шаблон, чтобы оформить итоги:

• Тема встречи. Новый клиент в отделе маркетинга: предварительный созвон.
• О чём говорили. Обсудили, что проектом будет управлять Анна Воронина вместе с Екатериной Демидовой. К сентябрю 2023 года клиенту нужно разработать сайт и наполнить соцсети.
• Что делаем. Анна созванивается с клиентом 1 июня 2023 года, чтобы обозначить ему дальнейшие шаги.

Адресуйте задачи конкретным людям, чтобы не возникло путаницы. Зафиксируйте срок выполнения каждой задачи.

Пишите понятным языком и избегайте сленга и терминов, которые могут сделать текст сложным для тех, кто не присутствовал на встрече. Делайте записи такими, чтобы к ним можно было вернуться спустя полгода и понять, о чём речь, даже без комментариев от участников созвона.

3. Собрать все итоги в одном месте

Скорее всего, по итогам встречи у вас будет много информации: и аудиозапись созвона, и текст постмита, и сохранённый чат. Лучше всего объединить это в одном месте — например, в облачной папке.

4. Отправить всем, кому он нужен

Хорошо, если постмит будет представлять собой удобную ссылку на файл или папку, — так итогами легче всего делиться. А если писать итоги в чате Телемоста, после созвона сообщения автоматически сохранятся в Мессенджере и будут доступны участникам — не придётся их даже отправлять.

Установить Телемост, чтобы писать постмиты сразу во время созвона, можно на сайте Яндекс 360. Ещё там есть другие сервисы для работы онлайн: Почта, Диск, Календарь, Заметки, Документы, Мессенджер. Переходите, чтобы узнать про их возможности.