Какие бизнес-процессы перенести в Яндекс Трекер, чтобы повысить их эффективность

Бизнесу в любой нише — производство, ритейл, технологии — важно грамотно распределять задачи между сотрудниками, контролировать их выполнение и по возможности автоматизировать рутинные процессы. Яндекс Трекер помогает организовать совместную работу в едином пространстве: сервис гибко настраивается под потребности разных команд. В статье подробнее рассказываем, как пользоваться Трекером, а также сервисами-помощниками — Вики и Формами.

Компания может подключить Трекер как в составе тарифа Яндекс 360 для бизнеса на всех пользователей организации, так выборочно — на определённое количество сотрудников и подразделений. Подробнее про два варианта подключения читайте в Справке.

Управление проектами

Все этапы запуска нового продукта или разработки ПО можно провести в Трекере: от генерации идеи до тестирования и сбора обратной связи.

Генерация идей

Идея, которая поможет сделать продукт более качественным и функциональным, может возникнуть у любого участника команды. Чтобы не потерять интересных решений, их можно собирать с помощью сервиса Яндекс Формы. Достаточно создать специальную форму и поделиться ссылкой на неё с коллегами.

Чтобы автоматизировать процесс, можно настроить интеграцию Форм с Трекером. Тогда форма будет привязана к задаче: все ответы из неё перенесутся в Трекер. Это позволит собрать предложения в одном месте и быстро определить приоритет для каждого.

Реализация

На этом этапе руководитель или ответственный за проект менеджер ставит задачи, назначает исполнителей, прописывает дедлайны. Каждая задача в Трекере — это тикет, в котором может быть как один, так и сразу несколько исполнителей.

Чтобы систематизировать работу над проектом, задачи удобно объединять в очереди. Например, при разработке мобильного приложения можно сделать отдельные очереди для дизайнеров, разработчиков, тестировщиков.

В Трекере очередь можно создать вручную или сразу выбрать подходящий шаблон. В каждом шаблоне есть предустановленный рабочий процесс, или воркфлоу, — цикл с настроенными типами задач и статусами. Воркфлоу учитывает особенности конкретных процессов: создание товаров и услуг, разработка, работа с людьми и документами.

Например, рабочий процесс в шаблоне очереди «Базовая разработка» включает:

• Типы задач — задача, улучшение, ошибка, релиз
• Статусы — открыт, в работе, требуется информация, ревью, можно тестировать, тестируется, решён, протестировано, релиз-кандидат, закрыт

Доступ к проекту можно ограничить, если выдать права только сотрудникам, которые непосредственно в нём участвуют. В Трекере права бывают двух видов:

1. Глобальные — администратор, сотрудник с полным доступом, сотрудник с правом «Чтение».
2. Права доступа к отдельным элементам — задачам очереди, фильтрам и дашбордам.

От прав доступа зависит, что пользователь может просматривать и редактировать внутри системы.

Контроль

Приступая к работе над задачей, сотрудник меняет в Трекере её текущий статус на актуальный. Например, с «Открыт» на «В работе». Так ответственный менеджер и другие участники проекта понимают, как продвигается рабочий процесс. Статусы обновляются исполнителями по мере выполнения задачи.

Контроль также удобно осуществлять на виртуальных досках и дашбордах. Инструменты помогают в одном месте увидеть общую картину. Для команд, которым важно добавлять новые задачи по ходу работы, в Трекере есть канбан-доска. А скрам-доска пригодится тем, кто работает над продуктом, придерживаясь чёткого списка задач на каждом этапе.

Сбор обратной связи

Чтобы понять, как пользователи реагируют на продукт, и исправить возможные ошибки, компания собирает обратную связь. Например, проводят юзабилити-тестирования до полного релиза. В этом процессе снова будут полезны Яндекс Формы.

В Формах можно создать опросник с вопросами закрытого и открытого типа, а затем разместить ссылку на него, например, на сайте или отправить в рассылке. Заполнить форму сможет любой человек — для этого необязательно быть пользователем Трекера.

Решение кадровых вопросов

Трекер помогает систематизировать практически все HR-процессы компании. В сервисе есть шаблоны очередей «Кадровые процессы» и «Подбор персонала», которые легко адаптировать под разные задачи подразделения.

Обработка заявок от сотрудников: на подбор нового специалиста в отдел, обучение, отпуск, оформление больничного, командировку, перевод, увольнение.

Чтобы заявки не перемешивались, а сразу попадали в определённую очередь, нужно настроить интеграцию Трекера и Форм. В таком случае, если сотрудник хочет пройти дополнительное обучение, он заполняет анкету. Его заявка обрабатывается и появляется в Трекере в виде нового тикета. Это позволяет поддерживать порядок в процессах и группировать однотипные задачи.

Сбор откликов от кандидатов. Для этого нужно создать форму, которую будут заполнять кандидаты, завести очередь в Трекере и связать их между собой. Как только появляется новый отклик, в сервисе автоматически создаётся тикет и назначается ответственный, который будет принимать решение по кандидату. На каком этапе рассмотрения находится конкретный отклик, можно понять по статусу.

Оформление новых специалистов. В Трекере можно собрать в очередь мероприятия по онбордингу сотрудника. Например, поставить задачу «Предоставить пакет документов» и добавить в неё чек-лист — с перечислением конкретных заявлений и справок, а также сроков, к которым их нужно предоставить.

Благодаря Трекеру сотрудники могут быстро оформить командировку, больничный или справку 2-НДФЛ, а HR-специалисты — частично автоматизировать наём и оформление документов.

Организация документооборота

Трекер позволяет перенести процесс согласования и подписания документов в онлайн-пространство. Для этого в сервисе есть отдельный удобный шаблон очереди — «Документооборот».

Если нужно подписать готовый договор — достаточно завести тикет и призвать в него генерального директора. Замечания к тексту документа можно обсудить и отработать в комментариях к этой же задаче. Или в Трекере можно поставить задачу на формирование нового документа, например акта выполненных работ.

Регламенты и инструкции можно хранить на площадке Яндекс Вики. Чтобы пополнять корпоративную базу знаний, настройте сквозной сценарий с Трекером. Так информация об отдельных задачах или проектах будет переноситься в Вики.

Работа технической поддержки

Через Трекер удобно принимать заявки от пользователей и следить за статусами их выполнения. Можно настроить почтовый адрес очереди, чтобы автоматически создавать задачи из входящих писем. А встроенный таймер позволит контролировать время обработки обращений.

Кроме того, в Трекере у специалистов поддержки есть быстрая связь с другими подразделениями, которые могут помочь в решении вопроса клиента. Например, при запросе на возврат средств за подписку можно призвать в тикет сотрудников из команды биллинга.

Маркетинг и реклама

Отдел маркетинга может использовать Трекер для подготовки рекламных кампаний и спецпроектов, бюджетирования, оценки эффективности продвижения в разных каналах. Например, при создании рекламной кампании можно в рамках одного проекта сделать несколько очередей для задач по контенту, дизайну, аналитике. В Трекере есть удобный шаблон очереди «Маркетинг и реклама» с подходящим воркфлоу.

Чтобы сделать процесс подготовки кампании более наглядным, контролировать дедлайны и трудозатраты, можно использовать диаграмму Ганта.

Вместо отчётов руководитель отдела маркетинга может использовать дашборды, чтобы отслеживать все важные показатели на одной странице.

Яндекс Трекер одинаково подходит для организации всех перечисленных сценариев как для офлайн-команд, так и для распределённых. Даже если специалисты не находятся в одном офисе, сервис позволит чётко ставить задачи, обеспечит прозрачность их выполнения и поможет быстро решить спорные ситуации.