Облачное хранилище данных: что это такое и как работает

Облако — онлайн-сервис, с помощью которого можно хранить и передавать фото, видео, музыку и другие данные. В статье расскажем, чем облачное хранилище полезно для бизнеса и как выбрать подходящее.

Что такое облачное хранилище данных

Облачное хранилище — удобная альтернатива флешке или жёсткому диску. Вместо того чтобы переносить файлы с одного физического носителя на другой, можно просто поместить их в облачный сервис и работать с ними с любого устройства.

Со стороны пользователя перемещение данных в облачное хранилище выглядит как загрузка файлов на сайт. На самом деле они загружаются сразу на множество серверов, то есть на мощные удалённые компьютеры. Такая структура гарантирует, что если один сервер выйдет из строя, данные всё равно останутся доступны.

Получается, что компания, которой принадлежат сервера, сдаёт в аренду часть их памяти, чтобы пользователи могли хранить там свои файлы.

Зачем нужно облачное хранилище

Для экономии места на компьютерах и телефонах. В облачное хранилище можно поместить любые данные, если они занимают слишком много места в памяти устройства. Например, фотографии с коммерческих съёмок или записи с камер видеонаблюдения.

Для эффективного управления данными. С облачным хранилищем легче организовать совместную работу. Так вы с коллегами сможете не только просматривать один и тот же файл, но и синхронно в нём работать. При этом не нужно тратить время на отправку промежуточных версий друг другу.

Для резервного копирования данных. В облако можно поместить резервную копию файлов. Даже если произойдёт технический сбой или физический носитель повредится, данные будут в безопасности.

Возможности и ограничения облачного хранилища

Преимущества

• Простота использования. Бизнесу гораздо легче купить место на облачном хранилище, чем создавать локальный сервер с нуля. Чтобы построить собственную инфраструктуру, придётся приобрести оборудование и нанять сотрудников, которые будут поддерживать работу сервера. А пользоваться облаком можно, просто купив достаточно места на интернет-ресурсе.
• Совместный доступ к данным. Чтобы поделиться документом с коллегами, не нужно пересылать его каждому по почте. Достаточно просто загрузить файл в общее хранилище.
• Сохранность информации. Из-за того, что в облаке данные находятся одновременно на разных серверах, файл не потеряется, если случится сбой. А вот если в офисе сломается компьютер, на котором хранится информация локального сервера, документы будет сложно восстановить.
• Хранение объёмных данных. Базы данных с информацией о клиентах или мультимедийные файлы не будут занимать лишнее место в памяти устройства.

Недостатки

• Необходим стабильный доступ к интернету. Без подключения к сети не получится воспользоваться всеми функциями хранилища. Например, коллеги не увидят, какие изменения вы внесли в документ.
• Есть риск, что данные могут взломать. Часто это происходит оттого, что сотрудники не соблюдают правила информационной безопасности. О том, как избежать утечки данных из облачного хранилища, мы рассказывали в статье.

Какие бывают облачные хранилища

Блочное. В этом виде хранилища информация находится в небольших фиксированных по размеру резервуарах — блоках. Один файл может быть разбит на несколько таких блоков. Специальная система хранит в себе карту их адресов. Когда вы открываете документ, запросы мгновенно отправляются каждой заполненной ячейке памяти, а вам выдаётся полный файл.

Такая структура позволяет редактировать данные не целиком, а поблочно. Поэтому изменения вносятся очень быстро. Из-за этого блочные системы хранения ценятся там, где важна скорость обработки, например при создании баз данных.

Файловое. Здесь данные хранятся в привычной пользователю иерархии: как на компьютере, они объединяются в подкаталоги и каталоги. В такой системе просто располагать и искать небольшие объёмы данных. Например, файлы, которыми вы с коллегами пользуетесь каждый день: таблицы, презентации и текстовые документы. Минус в том, что по мере накопления данных находить нужные в куче вложенных папок становится труднее.

Объектное. Все объекты хранятся в одной корзине, то есть нет никакой чёткой структуры хранения. Вместо этого каждый объект помечается уникальным идентификатором и присоединяет к себе подробные метаданные, описывающие содержимое. Например, метаданные фотографии могут содержать информацию об изображённых объектах, их свойствах, формате изображения, месте, дате и времени съёмки. Эти сведения позволяют быстро находить файлы.

Такое хранилище имеет практически бесконечный объём и позволяет хранить в себе даже очень большие файлы. Но обработать их внутри хранилища не получится — придётся выгружать объекты и загружать заново. Поэтому объектное хранилище больше подходит для данных, которые не требуют постоянных изменений. Например, для корпоративных архивов.

На что обратить внимание при выборе облака

Цели использования. Разные типы хранилищ подходят под разные объёмы и типы данных. Выбирайте то, которое больше соответствует вашим требованиям. Например, архивы проектов за несколько лет удобно поместить в объектные хранилища — оттуда просто извлечь файлы любого размера. А для данных, которые всегда должны быть под рукой — сводных таблиц, отчётов, макетов, — подойдёт файловое хранилище. В нём данные понятно структурированы, поэтому легко находить всё необходимое.

Наличие приложений для вашей операционной системы. Оно понадобится, чтобы не тратить каждый раз время на поиск хранилища в браузере. А ещё поможет настроить автосохранение — все изменения из выбранных папок компьютера будут автоматически загружаться в облако.

Дополнительные возможности сервиса. Они упростят работу с файлами, если облако используется не только как хранилище. Например, удобно, когда прямо в интерфейс встроен фоторедактор: с ним не придётся выгружать фотографии в стороннее приложение, если захочется внести в них изменения.

Размер хранилища. Если компания быстро развивается, увеличивается и число данных. Со временем исходного объёма памяти может не хватить. Поэтому лучше сразу позаботиться о том, чтобы в будущем была возможность его увеличить.

Степень защиты. Важно быть уверенным, что данные не украдут. Поэтому стоит выбирать хранилище у компании, которая заботится о приватности пользователей.

Яндекс Диск — файловое хранилище, которое поддерживает наиболее распространённые форматы данных. Вместе с коллегами вы сможете работать с текстовыми документами, презентациями, таблицами без установки дополнительных программ. А ещё у Диска есть приложения для разных операционных систем, поэтому его просто синхронизировать с телефоном или рабочим компьютером.

У Диска много дополнительных возможностей. Например, в мобильной версии есть встроенный редактор фотографий и сканер, с помощью которого можно загрузить в облако даже бумажные документы. Подробнее о фишках Диска читайте в статье.

В тарифе Яндекс 360 для бизнеса можно индивидуально настроить количество места для каждого сотрудника. Например, приобрести больше места для дизайнеров и видеомонтажёров.

Диск шифрует ваши данные при передаче, поэтому никто не сможет их перехватить, а для большей защиты можно настроить безопасность ссылки — установить пароль, срок действия и запретить скачивание.

Как пользоваться облаком

Самый практичный вариант — файловое хранение. Офисные сотрудники могут использовать его для работы с повседневными задачами. На примере Яндекс Диска разберём, как добавлять файлы с компьютера в хранилище и делиться доступом.

Как создать папку

Шаг 1. Перейдите на страницу сервиса и нажмите на правую кнопку мыши.

Шаг 2. В открывшемся окне выберите «Новая папка».

Шаг 3. Придумайте название папки и нажмите «Сохранить».

Как добавить файл на Диск

Шаг 1. Откройте папку, в которой хотите сохранить файл.

Шаг 2. Кликните по правой кнопке мыши и в открывшемся разделе выберите «Загрузить файлы».

Шаг 3. Выберите один или несколько файлов из памяти компьютера и нажмите на кнопку «Открыть». Файлы добавятся на Диск.

Как открыть доступ к папке или поделиться файлом

Шаг 1. Нажмите на три точки у названия папки и выберите «Настроить доступ».

Шаг 2. Введите почту человека, которому хотите предоставить доступ, и выберите права — «Просмотр» или «Редактировать». Нажмите «Пригласить». Теперь файлы в вашей папке смогут просматривать.

Также вы можете поделиться доступом только к одному файлу. Для этого щёлкните по файлу правой кнопкой мыши → «Поделиться». В открывшемся окне выберите возможности для просмотра или редактирования файла. Затем нажмите «Скопировать», чтобы сохранить ссылку в буфер обмена.

Настройки безопасности ссылки доступны на тарифах Яндекс 360 Премиум и Яндекс 360 для бизнеса.