Облако или свой сервер: что выбрать для работы малому и среднему бизнесу

Облачные технологии помогают бизнесу создать безопасную и экономически эффективную инфраструктуру. Согласно исследованию российского рынка облачных технологий от «Технологий доверия» и Cloud, 46% компаний используют облака уже сейчас, а 37% планируют увеличить объём облачного потребления в течение года. Бизнес рассчитывает целесообразность миграции и сравнивает стоимость локального и облачного решений. Вместе со специалистами «Технологий доверия» рассказываем, где выгоднее организовать работу — в облаке или на собственном сервере и в чём плюсы и минусы каждого варианта размещения.

В расчётах нужно учитывать, что стоимость владения локальной инфраструктурой — это сумма затрат на аппаратную и программную части, а также на поддержку этой инфраструктуры, а использование облачных сервисов включает затраты на оплату услуг сервиса. Дополнительно для любого варианта нужно учитывать и затраты на поддержку пользователей. Ряд поставщиков облачных сервисов обеспечивают её, в то время как для собственной инфраструктуры эти затраты остаются полностью на плечах владельца.

Владение локальной инфраструктурой обычно относят к капитальным (CAPEX) и операционным (OPEX) затратам, а подключение облачного сервиса чаще включает только операционные затраты. Для малого и среднего бизнеса единовременные CAPEX-затраты на развёртывание инфраструктуры часто бывают критичными.

Затраты на аппаратную часть

Развёртывание собственной инфраструктуры включает единовременные затраты на серверное, коммутационное и инженерное оборудование, а также на подготовку площадки для соответствия нормам пожарной безопасности.

Малый бизнес может купить готовый файлообменный сервер — NAS — или собрать его самостоятельно, а после этого установить операционную систему, специализированное программное обеспечение для предоставления сервисов пользователям. Запросы средних компаний обычно не ограничиваются одним сервером.

Под малым бизнесом в статье понимаем компании до 100 сотрудников, под средним — от 100 до 500 сотрудников.

Оптимальный комплект NAS для малого бизнеса

Цены на готовые NAS начинаются от нескольких тысяч рублей и быстро переваливают за сотни тысяч. Ориентируясь на цены у авторизованных поставщиков, посчитаем стоимость сборки NAS.

Для обеспечения стабильной работоспособности сервисов в компании до 50 человек, основные требования которой — централизованное управление пользователями, хранение и обмен документами, аппаратная конфигурация сервера может быть такой:

Стоимость комплекта — от 100 000 рублей. Аналогичные по конфигурации готовые NAS обойдутся на 20–50% дороже.

Сервер для среднего бизнеса

Средней компании NAS может быть недостаточно. Нужна современная серверная система — например, rack-сервер, доукомплектованный системой бесперебойного питания, системами горячего резерва блоков питания и жёстких дисков. Его можно настроить не только для хранения и обмена данными, но и для выполнения других функций.

Например, комплект rack-сервера может быть таким:

Стоимость сервера — более 976 000 рублей. Пользоваться его ресурсом может компания среднего сегмента.

Затраты на программное обеспечение

На собственный сервер нужно установить операционную систему. Это могут быть ОС с открытым исходным кодом — Linux или FreeBSD, распространяющиеся свободно, или их коммерческие модификации, а также платные серверные операционные системы, такие как Windows Server.

Основная задача NAS — хранить данные и предоставлять к ним доступ. Но существуют пакеты программного обеспечения, которые можно установить на него как расширение операционной системы. По функционалу и интерфейсу такое ПО напоминает облачный сервис. В нём можно гибко настроить уровни доступа, есть встроенные программы для видеоконференций, офисные пакеты и средства для совместной работы. Для пользователя интерфейс выглядит похожим на привычные Google Workspace, Microsoft 365 или Яндекс 360. Доступ к инструментам можно настроить как из офисной сети, так и удалённо, в том числе без VPN.

Операционные системы для сервера могут выполнять роль интернет-сервера, сервера ПО, электронной почты и прочих узлов, без которых невозможна комфортная совместная работа в рамках офисных задач. С серверной ОС доступ к данным будет одновременно у большого количества пользователей.

Стоимость серверной ОС зависит от поставщика и количества устройств. Например, пакет Microsoft Windows Server 2022 Standart 2 Core на 20–50 устройств стоит примерно 45 000 рублей. Дополнительно нужно купить клиентские лицензии для каждого пользователя. Стоимость 20 клиентских лицензий Windows Server CAL 2022 составит примерно 114 520 рублей. При этом официально купить лицензии Microsoft в России сейчас нельзя — если компания делает это, то со всеми вытекающими рисками.

Затраты на поддержку инфраструктуры

Обслуживание локальной инфраструктуры

Операционные затраты на локальную инфраструктуру высоки: нужно принимать во внимание стоимость обслуживания и поддержки оборудования и ПО. Основные категории затрат здесь — это аренда размещения в ЦОД (или плата за поддержание питания самих серверов и системы кондиционирования в собственной серверной), обеспечение физической безопасности, организация кибербезопасности и сетевой доступ.

Оборудование нужно обслуживать: обновлять, донастраивать функции, решать проблемы, «поднимать» в случае падения. Для этого нужно, чтобы были куплены и доступны ЗИП — запасные комплектующие: как минимум два резервных диска и несколько модулей оперативной памяти. Нужно нанимать специалистов и оплачивать их работу. Если оборудование выйдет из строя, добавятся затраты на его замену.

Обслуживание облачного сервиса

Затраты на облако включают гораздо меньше статей: рассчитывать, прогнозировать и анализировать их значительно проще.

Среди клиентов облачных провайдеров распространены приложения для решения конкретных задач бизнеса. Бóльшая часть облачных сервисов относится к SaaS: согласно исследованию российского рынка наиболее популярны видеоконференции в облаке — их используют 89% респондентов, а также облачное хранилище — оно есть более чем у 50% респондентов.

Облачное SaaS-решение типовое, подходит для всех компаний, независимо от отрасли и специфики, не требует подбора оборудования и настроек. Например, в Яндекс 360 для бизнеса достаточно подключить тариф и завести в профиль компании аккаунты пользователей: Почта, Диск, Телемост, Календарь и другие сервисы заработают мгновенно. Отключить аккаунты или приостановить действие тарифа можно в любой момент.

Чаще бизнес выбирает Оптимальный тариф — со скидкой он стоит 469 рублей за сотрудника в месяц. Компании из 20 сотрудников виртуальный офис обойдётся в 112 560 рублей в год (9 380 рублей в месяц). На 100 сотрудников он будет стоить 562 800 рублей в год (46 900 рублей в месяц).

За техническую составляющую отвечает поддержка сервиса. Пользователю не приходится разбираться с характеристиками и настройками аналогичного сервиса на собственном оборудовании.

Кратко: когда бизнесу выбирать локальное решение, а когда — облако

Собственный сервер даже для компании из 20 сотрудников и даже при условии, что это вручную собранный NAS, стоит от 100 000 рублей. Готовое решение может обойтись в несколько миллионов. Ещё в бюджете нужно учитывать регулярные затраты на обслуживание системы.

Выбирайте сервер или NAS в следующих случаях:

• есть время и потенциал разбираться в тонкостях оборудования, настройки ПО;
• хочется хранить файлы при себе, и вы можете обеспечивать их физическую и сетевую безопасность;
• вы готовы нести разовые затраты на интеграцию системы, а также затраты на обслуживание, или у вас уже есть оборудование и специалисты в штате, которые могут его обслуживать.

Облачное решение для компании не требует больших разовых затрат. Суммарная стоимость Яндекс 360 для бизнеса на компанию из 20 сотрудников — 112 560 рублей в год.

Выбирайте облако, если хотите:

• развернуть инфраструктуру и получить набор готовых инструментов без сложной интеграции сервисов;
• иметь возможность быстро масштабировать систему;
• дополнить действующую инфраструктуру облачным решением;
• делегировать обслуживание и обеспечение безопасности техподдержке сервиса;
• нести расходы частями: бизнесу это удобнее почти всегда — проще изымать из оборота по 10 000 рублей в месяц, чем 100 000 единовременно.