От создания заявки до подписания документов: как Яндекс Трекер помогает управлять закупками в компании

Отдел планирования и организации закупок выполняет поручения всех подразделений компании: приобретает товары и услуги, необходимые для работы. Он взаимодействует как с сотрудниками внутри бизнеса, так и с внешними поставщиками: ищет на рынке лучшие предложения, заключает договоры. Чтобы процессы проходили чётко и прозрачно, бизнесу нужен инструмент для управления закупками.

В статье расскажем, как Яндекс Трекер помогает оптимизировать совместную работу отдела закупок, сотрудников компании и поставщиков при покупке товаров и услуг.

Как работает отдел закупок без цифровых сервисов

Отдел планирования и организации закупок может принимать разные заявки — от приобретения канцелярии до организации корпоративов. Когда поручения от коллег поступают в подразделение по email или на бумаге, это неудобно:

• В большом объёме задач сотрудник отдела закупок может не заметить заявки, запутаться в поставщиках и дедлайнах.
• Для внутренних согласований, например с логистами или юридической службой, приходится дополнительно рассылать электронные письма и бумажные копии, а после — собирать и структурировать ответы специалистов. Рутинные согласования могут затянуться во времени.
• Участникам закупки негде мониторить общий ход работы по задаче — каждый может отслеживать только свой этап.

Трекер создаёт единую цифровую среду, в которой собираются данные, необходимые для закупочной деятельности. Сотрудники могут легко подавать заявки, а отдел закупок — оперативно их получать и обрабатывать внутри компании. Кроме того, Трекер позволяет в любой момент конкретизировать и зафиксировать дополнительную информацию.

Для коммуникации с подрядчиками можно использовать как функциональность Трекера, так и другие каналы связи: Почту, агрегаторы поставщиков.

Вот как может выглядеть схема обработки заявок в компании с участием Яндекс Трекера:

Как Трекер оптимизирует работу отдела закупок

В Трекере можно гибко настроить работу — в зависимости от того, как проходит процесс снабжения в конкретной компании. Так все этапы, которые проходят заявки (от создания и обсуждения деталей до подписания документов и фактического приобретения товара или услуги), будут отображаться в сервисе. А ещё участники процесса будут получать уведомления в Трекере и по почте, что поможет оставаться в курсе решения задачи.

Подробнее расскажем, как использовать Трекер на разных этапах процесса закупки.

Этап 1. Создание заявки на закупку

Когда сотруднику нужно что-то приобрести, он может завести заявку несколькими способами:

Оформить заявку через Форму. Форму настраивают с помощью сервиса Яндекс Формы: можно добавить нужные поля, в том числе обязательные для заполнения, настроить выпадающие списки и тем самым адаптировать под конкретные запросы сотрудников. После этого форму размещают либо в интерфейсе Трекера, либо на стороннем ресурсе: например, в Яндекс Вики.

Сотрудник переходит в нужную форму и заполняет её, чтобы создать в Трекере задачу (тикет) для отдела планирования и организации закупок. В форме он обязательно указывает, что именно нужно купить, бюджет, дедлайн. Ещё можно заранее добавить поле для указания бизнес-юнита специалиста, чтобы потом собрать аналитику и посмотреть, сколько всего было заявок из каждого подразделения за отчётный период. Очередь отдела закупок, в которую должен попасть тикет, прописывать не нужно: она определяется автоматически.

Отправить заявку в Трекер через почту. В теме письма сотрудник указывает название задачи, в содержании — какой товар или услугу нужно купить, желаемые сроки выполнения заказа, бюджет. В качестве получателя нужно прописать адрес очереди отдела закупок.

Этап 2. Формирование ТЗ на приобретение товара или услуги

Когда специалисты отдела закупок забирают задачу в работу, они видят в Трекере заполненный тикет. На основе этой информации составляется ТЗ на закупку в рынке.

Специалисты отдела закупок могут вручную проставить в тикете метки по сложности задачи или другим категориям, чтобы фильтровать заявки. Ещё можно добавить чек-лист, чтобы не забыть о важных действиях в проекте.

Если какой-то информации не хватает, её можно дополнительно запросить у инициатора закупки. Для этого закупщик проводит встречу с коллегой-заказчиком или задаёт ему уточняющие вопросы в поле комментариев в тикете.

Когда для закупки требуется предварительная консультация с руководителем или сотрудниками смежных подразделений, например юристами или логистами, их можно призвать в тикет. Для этого отмечают нужных коллег в задачах — им автоматически приходят оповещения и ссылки на задачи.

Для специалистов, чья помощь требуется в рамках формирования ТЗ, можно создать отдельные тикеты и настроить связь с тикетом на каждую закупку. Например, если нужно, чтобы юридическая служба подготовила шаблон договора.

Когда ТЗ на закупку утверждено, заявка переходит на следующий этап.

Этап 3. Отправка запроса в рынок

Здесь взаимодействует три стороны: инициатор, закупщик, поставщики.

Внутреннее общение инициатора и закупщика происходит в комментариях в Трекере. Коммуникацию с контрагентом можно организовать в почте, через агрегаторы поставщиков или также в Яндекс Трекере. Из тикета пользователь может отправить письмо на почту поставщику — ответ отобразится в поле с комментариями к задаче.

На этом этапе могут проводиться торги или встречи с поставщиками для уточнения деталей закупки: например, чем один лот отличается от другого. Результаты мероприятий фиксируются в тикете заявки. К ним всегда можно вернуться и освежить в памяти условия подрядчиков или решения по конкретным лотам.

Этап 4. Выбор поставщика

Проанализировав предложения контрагентов, компания выбирает оптимального подрядчика. Критерием может стать цена за товар или скоринг-оценка контрагента. Решение принимается рабочей группой, в которую входит инициатор.

В тикете фиксируется не только победитель закупки, но и история выбора: какое решение было принято по остальным поставщикам. Вся информация собирается в отдельной таблице с критериями, которая добавляется в Трекер в виде файла. Это позволяет после завершения заявки дать каждому участнику развёрнутую обратную связь.

Этап 5. Согласование и подписание документов

После выбора поставщика создаётся тикет в очередь делопроизводства, чтобы утвердить договор в системе согласования заказов (ERP).

Яндекс Трекер интегрируется с разными ERP-системами. Есть три сценария использования интеграции:

• Создание заявки через Форму. Пользователь заполняет в Трекере форму и отмечает данные, которые необходимы. Нажимает кнопку «Создать». При этом в сторонней системе автоматически появляется сущность «Заявка на приобретение», а в очереди Трекера — тикет. Такую интеграцию должен заранее настроить администратор организации или IT-специалист.
• Автоматический перенос данных. Подойдёт, если в ERP-систему нужно отправить данные, которые уже содержатся в задаче внутри Трекера. Пользователь переводит задачу в определённый статус. А триггер, настроенный IT-специалистом, отправляет данные с помощью HTTP-запроса и интеграции в нужную систему. Сторонняя система может отправить ответ-подтверждение в виде комментария в эту же задачу.
• Перенос данных вручную. Подойдёт для переноса в ERP-систему объёмных заявок. В рамках сценария ответственный сотрудник ставит в Трекере задачу — «Заполнить данные в ERP-системе». Далее отслеживает процесс выполнения по статусам в Трекере.

Финально заявку требуется согласовать со специалистами смежных отделов: цепочка может включать бюджетного контролёра, юристов, налогового менеджера. Такое согласование проходит в ERP-системе, в тикет заносятся статусы одобрения закупки. В любой момент инициатор видит, кто уже согласовал заявку, и понимает, в течение какого времени пройдёт полный апрув.

В случае нестандартного кейса в Трекере вручную создаются тикеты для разных специалистов с задачей проверить и согласовать закупку. Сотрудник юридического отдела или службы финансовой безопасности сможет посмотреть информацию по закупке, дать свой комментарий и согласовать заказ.

В итоге заявка проходит финальное согласование. Готовый финансовый документ по ней подписывается со стороны заказчика и поставщика.

Яндекс Трекер также поможет упростить и автоматизировать HR-процессы, наладить эффективную совместную работу отдела кадров и других отделов вашей компании. Об этом читайте в нашем телеграм-канале.

Этап 6. Поставка товара или оказание услуги

После подписания документов сотрудник отдела планирования и организации закупок переводит тикет в статус «Поставка». Когда инициатор закупки получает заказанный товар или услугу, статус меняют на «Закрыт». Тогда в тикете появляется форма обратной связи, которая позволяет участникам оценить процесс закупки.

Яндекс Трекер предлагает бизнесу удобные инструменты для закупочной деятельности и контроля за ней на всех этапах проведения. Сервис помогает автоматизировать рутину, упростить операционную работу специалистов и обеспечить эффективность командных процессов в едином пространстве.

О том, какие ещё бизнес-процессы перенести в Яндекс Трекер, чтобы повысить их эффективность, читайте в статье.