Перевели в Яндекс 360 для бизнеса больше тысячи человек: «Монополия» делится опытом
Российская транспортно-логистическая компания перевела работу более тысячи человек в Яндекс 360 для бизнеса: рассказываем, как это было.
24.08.2023
«Монополия» — транспортно-логистическая группа, в которую входит платформа цифровой логистики Monopoly.Online. У «Монополии» большой штат: кроме логистов и водителей, есть много разработчиков, дизайнеров и других сотрудников, работающих онлайн.
Андрей Якубчик, руководитель отдела системного администрирования, рассказывает, почему компания решила перейти в Яндекс 360 для бизнеса и что было самым важным при выборе платформы.
Решили, что пора менять сервис
Мы поняли, как важны качественные сервисы для комфортной работы, ещё во время пандемии. Наша команда пользовалась Microsoft Office 365, который обеспечивал единое рабочее пространство, и именно это помогло нам продуктивно работать на удалёнке и не снижать показателей производительности.
Когда вендоры стали вводить ограничения, у нас появился риск остаться без налаженных рабочих процессов. В географически распределённой команде критически важны стабильные, удобные и доступные инструменты. Было непонятно, какие сервисы останутся в России, какие у них будут функции и сколько придётся за них платить. Кроме того, переживали за безопасность: мы не хотели, чтобы данные передавались во внешний контур.
Обстоятельно выбирали новую платформу
Когда мы выбирали новую платформу, у нас были определённые критерии:
- Это должна быть крупная компания, которая уверенно представлена на российском рынке. Так мы не будем рисковать данными и не потеряем доступа ко всем инструментам, если компания введёт новые санкции или уйдёт из страны.
- Сервисы закрывают наши главные потребности. В первую очередь нам были важны почта, хранение файлов, возможность проводить видеовстречи и совместно работать с документами.
- Компания развивает свои продукты, а не бросает их спустя время. Поэтому мы не стали прибегать к опенсорс-решениям: прогнозировать развитие такого продукта сложно, и нет уверенности, что он не закроется через полгода.
Изучив несколько вариантов, мы поняли, что по всем факторам нам подходит Яндекс 360 для бизнеса. Бренд и многолетняя история компании нас убеждали в том, что мы увидим развитие продуктов, за которые сейчас начинаем платить и которые интегрируем в свою инфраструктуру.
Переезжали в несколько этапов
У нас большая компания: если сразу перевести всех в новый сервис, работа может остановиться. Сложно за один день сразу настроить почту, выдать нужные доступы всей команде и обновить внутренние инструкции. Поэтому сначала мы решили подключать к Яндекс 360 для бизнеса самых заинтересованных сотрудников. Остановились на программистах: они открыты ко всему новому, умеют давать конструктивную обратную связь и быстро понимают возможности и ограничения сервисов. Кроме того, они технические эксперты. Их точка зрения важна, потому что они понимают особенности и могут спрогнозировать, насколько комфортна работа будет всей команде.
«За последний год количество организаций, подключившихся к виртуальному офису Яндекс 360 для бизнеса, выросло минимум втрое и продолжает расти. Это компании из самых разных отраслей от производства и ритейла до сферы услуг и ИТ. У нас есть проверенные инструменты миграции из облачных и локальных решений от Google и Microsoft, в том числе, для централизованной миграции из on-prem Exchange Server. Наличие таких инструментов позволяет сделать переход в новую систему более быстрым и комфортным»
Мы собрали тестовую группу из 10 человек, дали им время попробовать сервис и попросили поделиться фидбэком. После этого расширили доступы уже на 50 сотрудников, а потом — на все остальные команды. К новому привыкать всегда сложно, поэтому мы начали с руководителей: если у сотрудников были возражения или вопросы, то руководители могли ответить на них и объяснить преимущества сервиса.
Все процессы с внедрением чего-то нового гораздо проще проходят, если их поддерживают прямые руководители сотрудников. Поэтому обычно перед внедрением мы всегда начинаем с руководителей, мотивируем их и объясняем, для чего нужны эти перемены.
Техподдержка Яндекс 360 для бизнеса дополнительно помогала нам в процессе миграции. Например, если у нас не сразу получалось настроить какой-то инструмент, мы продолжали пользоваться старыми решениями, пока специалисты решали вопрос. Ещё мы тестировали пилотные проекты, когда они не были официально доступны. Это приятно и удобно для всех: техподдержка получает полезный фидбэк «с полей», а мы пробуем все функции первые и помогаем развитию сервиса.
Приятно, что команда Яндекс 360 для бизнеса открыта нашему фидбэку и дорабатывает продукт.
И сделали Яндекс 360 для бизнеса полезным именно нам
Сейчас мы пользуемся Почтой, Диском, Документами и Телемостом. Для себя нашли один способ, как сделать работы в сервисе ещё комфортнее.
У нас достаточно большой общий объём писем — за три года накопилось 60 ТБ. Хранить их все на локальных серверах мы не можем, но и удалить — тоже. На почте завязано много бизнес-процессов, переписки нельзя потерять. Например, юристам иногда бывают нужны письма трёхлетней давности. Важно, чтобы они были всегда под рукой и в одном месте.
Мы решили, что на локальных серверах будем хранить только малую часть переписок, а Почта станет архивом для всех писем. С поиском это вдвойне удобно: можно настроить сортировку по определённым параметрам или ключевому слову.
Сейчас мы параллельно развиваемся вместе с Яндекс 360 для бизнеса. Видим, что продукты масштабируются на большого корпоративного заказчика, и это очень ценно. Несмотря на большие объёмы, поддержка максимально открытая — это позволяет настроить всю инфраструктуру сервиса под себя, индивидуально, и совмещать лучшие из доступных на рынке решений.
