Расхламляем Яндекс Диск: как грамотно организовать общее рабочее пространство

Когда одним Диском пользуется целая команда, сложно поддерживать порядок: у каждого сотрудника своя система хранения файлов, а кто-то вообще её не придерживается. Если завести несколько правил и всем сохранять документы одинаково, будет проще искать нужное.

Привет, на связи команда Яндекс 360. Мы считаем, что сотрудники не должны тратить много времени на поиск рабочих документов. Сегодня расскажем, какие приёмы помогут систематизировать файлы и папки на Яндекс Диске. Эти методы можно использовать не только в общих папках, но и в личном облаке или на жёстком диске компьютера.

Создайте главные папки

Определите, с какими файлами вы чаще всего работаете с командой, и создайте несколько главных папок для разных отделов. Например, можете распределить папки так:

• «Проекты» — для всех сотрудников, которые будут хранить там информацию по задачам.
• «Фото» — для дизайнеров, которые будут брать там исходники для креативов.
• «Документы» — для бухгалтерии, которая будет готовить отчёты и сводные таблицы и складывать в одном месте.

В процессе работы могут появляться файлы, которые не получится сразу отнести к конкретной категории. Создайте для них «мусорную» папку и назовите, например, «Другое». Заглядывайте туда иногда и удаляйте всё, что больше не пригодится.

В онлайн-офисе Яндекс 360 для бизнеса можно подключить неограниченное количество общих дисков. Размер каждого — 1 ТБ. Файлы на общих дисках принадлежат организации, а доступами к ним управляет администратор. Подробнее про эту возможность читайте по ссылке.

Делайте одинаковую структуру внутри однотипных папок

В «Проектах» для клиентов заведите отдельные папки. Если структура внутри клиентских папок будет одинаковой, любой сотрудник быстро найдёт нужную информацию. Ниже — пример, как это можно организовать: для каждого клиента есть папки с договорами, вводными, материалами в работе и на согласовании.

В «Фото» тоже можно создать клиентские папки, а внутри распределить снимки по годам. Следующие подпапки могут быть разными в зависимости от того, какой у вас бизнес. Например, фотостудия может раскладывать файлы по дате съёмки.

Подписывайте файлы по одной системе

По шагам. Если вы работаете над задачами поэтапно и хотите сохранить каждый шаг, можно подписывать файлы так: «номер + название».

По названию этапа будет легко определить, на какой стадии проект. А номер в начале поможет всё отсортировать. Например, если все планы у вас под цифрой «01», они будут наверху, а финалы под цифрой «03» — внизу. Так вы быстро поймёте, что, например, лендинг уже готов, а над постом только начали работать.

Заранее подумайте, сколько примерно файлов будет в одной папке. Если начинать с «1», то на файле «10» порядок собьётся, и он окажется наверху. Если планируете хранить меньше ста файлов, можно начинать нумерацию с «01». А если больше, то с «001», тогда у вас будет запас до тысячи.

По хронологии. Если вам удобнее запоминать клиентские задачи по датам или годам, подписывайте их так: «дата + название». Например, дизайнер берёт проекты в течение года и нумерует файлы по дате поступления.

Чтобы сохранить правильный порядок, лучше называть файлы так: «год — месяц — день». Иначе все даты, которые начинаются на «1», окажутся вместе в самом начале списка.

По именам клиентов. Этот способ подойдёт для общей папки с документами. Название файла будет выглядеть как «клиент + название». Если выставите сортировку по алфавиту, легко поймёте, кому подготовили акты, а для кого их ещё нужно сделать.

Все три подхода можно объединить и называть файлы так:

01_Год-Месяц-День_Задача Х_Клиент Y

Это пригодится, если хотите быстро находить файлы через общий поиск в Диске по ключевым словам. Но старайтесь идти от частного к общему: сначала название работы, потом задача и только потом клиент. Если сделать наоборот и выбрать вид «Плитка», вы увидите только название клиента. Чтобы найти нужный документ, придётся либо поменять вид, либо открывать каждый файл и тратить время.

Используйте спецсимволы

Символы помогут поднять наверх списка важные или срочные задачи. Тогда их увидят сразу все сотрудники. Если поставить «!» перед названием файла, он автоматически станет первым в списке.

Если поставите «@» перед названием файла, он окажется внизу. Подойдёт, чтобы уносить папки старых проектов в архив — тогда они не будут привлекать внимание.

Кратко: что запомнить, чтобы не теряться в файлах и папках на Диске

1. Заведите главные папки, которые помогут команде организованно хранить файлы и не путаться.
2. Сделайте похожую структуру внутри каждой из главных папок. Например, в клиентских папках можно отдельно хранить вводные, договоры, материалы для работы и задачи.
3. Заранее продумайте, как будете подписывать файлы. Имя документа можно начинать с этапа работы, даты или названия клиента.
4. Если в папке будет меньше ста файлов, начинайте нумерацию с «01», чтобы она не съехала. А если больше ста, то с «001».
5. Если ставите дату в начале документа, начинайте с года, потом пишите месяц и только потом день.
6. Если объединяете все способы в одном названии, лучше идти от общего к частному: «номер — дата — название — тип работы — клиент».
7. Если нужно сделать один из файлов приоритетным, используйте символ «!» в начале названия. Тогда документ автоматически поднимется в начало общего списка.
8. Чтобы файл или папка оказались внизу списка, используйте «@» перед всем названием.