Риски в проекте: виды, примеры, как управлять

На любом этапе проекта могут возникнуть обстоятельства, которые помешают его реализации. Например, вы разработали отличный план, но подвёл поставщик материалов или кто-то из участников проекта не выполнил работу вовремя. И вот уже план проекта нарушен, а сроки горят.

В статье расскажем, как анализировать риски, чтобы снизить негативные последствия для проекта.

Что такое риски проекта

События, которые могут помешать реализовать проект так, как вы запланировали, — это и есть риски проекта. Чтобы свести негативные последствия к минимуму, нужно заранее учесть возможные сложности. Важно помнить, что на начальном этапе реализации риски проекта — это не реальные проблемы, а только возможность их наступления. Такие события можно предвидеть и учитывать при разработке плана.

Вот несколько примеров рисков и проблем, которые они вызвали:

• Целью проекта было маркетинговое исследование продукта клиента. Однако ведущий аналитик уволился, когда была сделана только половина работы. В итоге завершить проект вовремя не получилось.
• Спрос на товар резко вырос, а поставщик не смог поставить нужное количество. В результате магазин получил много плохих отзывов от покупателей и его рейтинг снизился.
• Менеджер кадрового агентства не смогла найти подходящего кандидата на вакансию, так как была перегружена работой. Клиент остался недоволен и больше в компанию не обращался.

Оценить возможные негативные для проекта факторы и подготовиться к их последствиям поможет управление рисками. С его помощью можно снизить финансовые потери — например, от превышения сметы подрядчиком. Анализ рисков поможет вовремя завершить проект и не потерять доверие клиентов. Кроме того, мотивация сотрудников будет выше, если они будут знать, как действовать при наступлении того или иного риска. Члены команды будут меньше переживать и не будут отвлекаться от задач проекта.

Виды рисков в проектах

Риски делят на несколько групп в зависимости от их влияния на проект, причин возникновения, допустимости и размеру возможных потерь.

По влиянию на проект выделяют негативные и позитивные риски:

Негативные риски — это события, которые отрицательно сказываются на проекте. Они могут привести к штрафу за несоблюдение обязательств, срыву сроков или другим неприятным последствиям.

Например, компания по производству молочной продукции была вынуждена заплатить штраф 500 тысяч рублей, потому что не смогла вовремя доставить товар клиенту в другом регионе. Подвела логистическая компания, с которой был заключен договор.

Позитивные риски — это неожиданные события, которые не были учтены в плане, но негативных последствий не несут. Наоборот, они положительно влияют на проект, дают дополнительные возможности, о которых заранее не было известно.

Например, компания запланировала выпустить новые модели зимних курток. Когда она стала заказывать ткань, оказалось, что фабрика готова сделать скидку на материалы. Или менеджеру проекта удалось организовать краудсорсинг, чтобы создать логотип для нового сервиса.

Как найти риски проекта и их оценить

При разработке плана проекта важно выявить возможные риски и провести их оценку — насколько вероятно возникновение тех или иных проблем, как они могут повлиять на реализацию проекта, к каким последствиям приведут.

Для оценки рисков используют количественный и качественный анализ.

Количественный анализ определяет, сколько денег потеряет компания при наступлении того или иного риска. При этом методе чаще учитывают риски средней и высокой степени вероятности.

В качественном анализе описывают, что может произойти, когда, какие могут быть последствия и какая вероятность наступления такого риска. Такой анализ проводят с помощью нескольких методов:

Метод экспертных оценок. Можно провести мозговой штурм с командой проекта. Лучше, если в нём примут участие сотрудники разных подразделений: у каждого есть опыт и знание тонкостей в своей сфере. Тогда вероятность выявить все важные риски будет выше.

SWOT-анализ. Это метод комплексной оценки факторов, которые могут повлиять на проект. Он включает анализ сильных и слабых сторон, а также возможностей и угроз. Это позволит заранее увидеть вероятные проблемы проекта на том или ином этапе и подготовиться к ним.

Спираль рисков. Её используют для того, чтобы сравнить результаты экспертных оценок. Риски ранжируются в зависимости от степени их вероятности и последствий для проекта. Каждому присваивается оценка по 10-балльной шкале — чем больше цифра, тем выше риск. В спираль обычно включают то, что может повлиять на проект: оборудование, кадры, финансы, менеджмент, маркетинг, информацию и логистику.

После завершения анализа все выявленные риски можно распределить на три группы по степени вероятности и последствиям. Это нужно, чтобы понимать, от каких рисков нужно защитить проект в первую очередь, а какие можно просто учитывать.

• Риски с высокой степенью вероятности и влияния. На них нужно обращать внимание в первую очередь: они могут существенно повлиять на результат проекта.
• Риски с высокой вероятностью и низким влиянием; риски с низкой вероятностью, но высоким влиянием. Их достаточно держать под контролем.
• Риски с низкой вероятностью и низким влиянием. Такие риски нужно учитывать, но не тратить силы и время на их предотвращение.

Как управлять рисками

После оценки и анализа рисков нужно понять, что с ними делать дальше, как на них реагировать.

Существует четыре основные стратегии, которые позволяют снизить влияние негативных рисков проекта. Выбор способа зависит от степени вероятности риска и его последствий для проекта.

Уклонение — этот способ может полностью убрать риск. Такой результат принесёт изменение проекта. Например, если компания не уверена в подрядчике, она может от него отказаться уже на этапе плана и выбрать другого.

Принятие — риск учитывают, но не предпринимают никаких шагов для его устранения. Такой способ подойдёт для рисков с высокой и средней степенью вероятности, которые не несут тяжёлых последствий.

Метод принятия используют, когда последствия риска некритичны или когда затраты на снижение риска превышают возможные потери.

Например, поставщик неожиданно заявил, что сейчас у него нет нужных вам материалов, но они появятся примерно через три недели. Возможно, из-за этого сдвинется срок проекта. Можно найти другого поставщика, но это также займёт время и добавит работы команде. Лучше принять риск задержки сроков и подождать материалы от проверенного партнёра.

Снижение — этот метод направлен на уменьшение вероятности риска и его последствий. Например, компания наняла исполнителя, который является отличным специалистом в своей области, но часто задерживает работу. Чтобы снизить риск сдвига сроков проекта, такого исполнителя можно контролировать: регулярно звонить и напоминать о задаче.

Передача рисков — если компания понимает, что не может снизить риски, она передаёт их третьей стороне. Например, для минимизации финансовых последствий, можно заключить договор страхования или включить в договор с поставщиком гарантийные обязательства.

Как составить план по управлению рисками

Это документ, который описывает возможные риски, их последствия и способы их уменьшить. План составляют после оценки всех рисков, когда уже определена вероятность и последствия для каждого из них. В плане должна быть прописана последовательность действий команды — все участники должны точно знать, как реагировать на тот или иной риск.

В плане нужно прописать:

• Ответственное лицо — человек, который будет отвечать за оценку, контроль и управление конкретным риском.
• Стратегию по каждому риску: уклонение, принятие, снижение или передача. Выбор способа зависит от конкретной задачи, влияния последствий риска на проект, затрат на его снижение.
• Меры воздействия — конкретные шаги, которые помогут снизить последствия каждого риска. Например, это может быть привлечение дополнительных людей для реализации одного из этапов проекта или перераспределение нагрузки между участниками.
• Стоимость воздействия — во сколько обойдутся меры по снижению риска. Можно сразу прописывать примерную сумму затрат.
• Вероятность и последствия — риски можно проранжировать в зависимости от их значимости и для каждого прописать возможные последствия.

Если проект выполняется по заказу, важно рассказать клиенту о рисках и показать ему план. Можно встретиться с ним и обсудить возможные риски проекта. Тогда уже в начале работы вы будете понимать, может ли заказчик помочь решить проблемы, если они возникнут. Например, если клиент предупредил, что не готов увеличить бюджет, вы учтёте, что работаете с ограниченными ресурсами и дополнительных средств не будет.

Пример плана управления рисками девелоперского проекта

План нужно постоянно дополнять, так как на проекте в любой момент могут возникнуть новые риски, которых вы не учли.

Коротко о главном

• Риски проекта — это события, которые могут помешать проекту пойти по плану. Важно помнить, что на начальном этапе реализации риски проекта — это не реальные проблемы, а только возможность их наступления.
• Риски бывают негативные — они отрицательно влияют на проект и могут привести к срыву сроков. Есть позитивные риски — события, которые не были запланированы, но приносят пользу проекту.
• Для оценки рисков используют количественный и качественный анализ. Это помогает определить степень вероятности риска и масштаб последствий.
• Существует четыре основные стратегии управления рисками: уклонение, принятие, снижение и передача.
• До начала работы над проектом составляют план управления рисками. В нём описывают каждый риск и вероятность его наступления, последствия и стратегию по снижению негативного влияния на проект.