Управление временем проекта: инструменты и методы
Разбираемся, как рассчитать время на проект и придерживаться графика.
04.04.2025
Управление временем проекта — это не только мониторинг дедлайнов. Эта работа включает в себя оценку рисков и временных затрат на проект, распределение задач по графику и корректировку действий команды. В статье расскажем, как всё это делать.
Зачем нужен тайм-менеджмент проекта
Управление сроками проекта помогает избежать хаоса в задачах и делает работу более контролируемой и предсказуемой. Это улучшает следующие факторы:
- Качество продукции — адекватный темп работы и правильная стыковка этапов проекта позволяют соблюсти все требования ТЗ.
- Производительность — тайм-менеджмент помогает избавиться от непродуктивных действий и бесполезных задач.
- Экономия средств — при нормальном темпе работы и равномерной нагрузке на персонал и оборудование случается меньше поломок, брака и переработок. Так сырьё и бюджет расходуются экономно.
- Репутация — умение соблюдать сроки, быстро решать проблемы и поставлять качественные товары и услуги говорит о том, что вы надёжный партнёр и бренд. Поставщики, субподрядчики и клиенты охотно сотрудничают с вами и рекомендуют другим.
- Устойчивость к форс-мажорам — в том числе и к тем, которые не были заложены в риски. Грамотный тайм-менеджмент помогает справиться со срывом поставок, поломками и ошибками сотрудников с наименьшими потерями.
- Прибыльность — на неё влияют некоторые факторы, перечисленные выше. Качественный продукт, выгодные партнёрские отношения и хорошая репутация укрепляют позиции компании на рынке.
Как происходит управление временем проекта
Чем масштабнее и сложнее проект, тем больше нюансов нужно учитывать в расчёте времени. Например, как скажется на сроках подключение к работе нескольких команд или аутсорса, сколько часов выделить на тестирование продукта и какую логистическую схему выбрать.
Здесь лучше разбираться от простого к сложному и начать с базовой последовательности действий для управления временем:
- Разбить проект на отдельные задачи, чтобы составить полный список работ
- Оценить ресурсы под каждый этап — временные и прочие, чтобы их хватило до конца проекта
- Упорядочить задачи — выявить зависимости между ними и построить последовательность
- Построить график проекта, которому вы с командой будете следовать
- Контролировать команду во время работы и отслеживать промежуточный результат — получается ли придерживаться расписания, все ли сотрудники продуктивны
- Корректировать процесс по необходимости — перераспределять ресурсы, вносить изменения в график, заменять сотрудников
Теперь рассмотрим методы реализации этого плана.
Методы управления временем проекта
Выбор метода зависит от специфики и масштабности проекта. Существует много разных подходов, мы остановимся на четырёх из них.
Метод критического пути и метод критической цепи
Оба метода помогают построить такую последовательность задач, которая станет оптимальной траекторией к результату. По ней рассчитывается время на проект — исходя из объёма каждой задачи. Различия между методами заключаются в подходах к ресурсам и реакции на меняющиеся условия.
Метод критического пути заключается в построении самой длинной последовательности задач проекта. Это основные работы, от которых зависят последующие этапы и достижение конечной цели, поэтому очерёдность жёсткая. Этот метод применяют, например, в строительстве — возведение крыши может начаться только после того, как построят стены.
Метод критической цепи тоже используют для построения самой длинной последовательности задач, но с учётом времени и ресурсов. Например, дизайнер рисует слайды и рекламный баннер для курса. Эти задачи можно было бы делать одновременно, чтобы закончить проект быстрее. Но дизайнер всего один, и его рабочее время, оно же ресурс, ограничено. Поэтому в графике проекта слайды и рекламный баннер — два звена критической цепи.
Этот метод подходит для создания интеллектуальных продуктов: научных исследований, компьютерных программ, образовательных услуг, произведений искусства. С ними можно применять гибкий подход и параллелить задачи — например, одновременно проектировать интерфейс и составлять маркетинговую стратегию для мобильного приложения.
Подробнее о различиях методов — в таблице:
| Фактор | Метод критического пути (CPM) | Метод критической цепи (CCPM) |
|---|---|---|
| Основа для расчётов | Время, отведённое на каждую задачу проекта, — основной ресурс для расчётов | Учитываются все задействованные ресурсы: время, сырьё, рабочая сила, оборудование |
| Временной буфер для подстраховки | В конце каждой задачи есть небольшой запас времени | Есть большой запас времени в конце проекта |
| Очерёдность задач | Важна последовательность задач, но некоторые из них можно запараллелить, если они не связаны друг с другом | Много параллельно выполняемых задач и гибкая последовательность, которая зависит от наличия и распределения ресурсов |
| Сроки выполнения каждой задачи | Начало задачи 2 ставят на момент, когда задача 1 будет закончена с вероятностью 80%, — «безопасная оценка» | Начало задачи 2 ставят на момент, когда задача 1 будет закончена с вероятностью 50%, — «агрессивная оценка» |
| Требования к сотрудникам | Нужно, чтобы каждый выполнил свою задачу в срок | Нужно, чтобы команда умела переключаться между задачами |
| Дата окончания работ | Обычно можно переносить | Обычно нельзя переносить |
| Фактор | Основа для расчётов | Временной буфер для подстраховки | Очерёдность задач | Сроки выполнения каждой задачи | Требования к сотрудникам | Дата окончания работ |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Метод критического пути (CPM) | Время, отведённое на каждую задачу проекта, — основной ресурс для расчётов | В конце каждой задачи есть небольшой запас времени | Важна последовательность задач, но некоторые из них можно запараллелить, если они не связаны друг с другом | Начало задачи 2 ставят на момент, когда задача 1 будет закончена с вероятностью 80%, — «безопасная оценка» | Нужно, чтобы каждый выполнил свою задачу в срок | Обычно можно переносить |
| Метод критической цепи (CCPM) | Учитываются все задействованные ресурсы: время, сырьё, рабочая сила, оборудование | Есть большой запас времени в конце проекта | Много параллельно выполняемых задач и гибкая последовательность, которая зависит от наличия и распределения ресурсов | Начало задачи 2 ставят на момент, когда задача 1 будет закончена с вероятностью 50%, — «агрессивная оценка» | Нужно, чтобы команда умела переключаться между задачами | Обычно нельзя переносить |
PERT и GERT
Эти методы используют для крупных долгосрочных проектов с большим количеством задач. Они требуют сложных расчётов и серьёзного управленческого опыта.
PERT — Program (Project) Evaluation and Review Technique, или метод оценки и пересмотра программ. Он помогает составить график с высокой степенью неопределённости и без точной детальной информации. Время рассчитывается с помощью формулы и сетевой диаграммы.
GERT — Graphical Evaluation and Review Technique, или метод графической оценки и анализа. Подходит для проекта, в котором заранее неизвестен полный список задач и есть многовариантность. Необходимость той или иной работы зависит от того, как идёт проект.
Инструменты для управления временем проекта
Для проектного тайм-менеджмента нужно не только чёткое планирование и подходящая методика, но и удобные инструменты, которыми будет пользоваться вся команда.
Для этого подходит сервис Яндекс Трекер. Он предоставляет пространство для хранения и обмена информацией, учёта времени и ресурсов и визуализации процессов. Используя сервис, можно:
- Создать проект, разбить его на задачи, а также очереди из задач. Это даст полную наглядную картину объёма работ.
- Структурировать задачи и строить между ними связи. Это поможет выстроить работы по порядку и оценить сроки проекта по любой из методик.
- Построить диаграмму Ганта, заполнить доски Канбан и Скрам, чтобы визуализировать последовательность работ и их актуальный статус. Так не нужно лишний раз объяснять команде, что делать сейчас и в ближайшем будущем.
- Прописать ответственных за задачи и проект и подтянуть в карточку их контакты и профили. Информация о сотрудниках и их функциях всегда будет под рукой.
- Вести два вида учёта времени: базовый — с графами для запланированного и затраченного времени, расширенный — с автоматическим таймером и настройками графика работы. Так проще отслеживать, укладываетесь ли вы в расписание.
- Генерировать и выгружать отчёты по трудозатратам, чтобы оценить, все ли сотрудники придерживаются заданного темпа работы.
- Вести обсуждения прямо в задачах, чтобы потом не искать нужную переписку в мессенджере или почте.
- Отслеживать прогресс по вехам проекта и статусам задач. Так можно мониторить общую скорость работы и критически важные этапы проекта.
- Создавать виджеты со статистикой, сетевыми диаграммами, другими схемами и обновлять их автоматически. Это поможет вовремя заметить мелкие сдвиги в расписании и точечно скорректировать их.
- Сервис можно подстроить под специфику вашей работы и особенности проекта с помощью готовых шаблонов.
Резюмируем
- Грамотное управление временем проекта позитивно влияет на качество продукта, эффективность персонала, репутацию компании и другие факторы.
- Основные этапы управления таймингом проекта — это: разбить проект на задачи, оценить ресурсы, упорядочить работы, построить график проекта, контролировать его выполнение и корректировать действия группы.
- Самые известные методики управления сроками — это метод критического пути (СРМ), метод критической цепи (ССРМ), PERT и GERT.
- Яндекс Трекер поможет вести проект и его тайм-менеджмент, выделять и структурировать задачи, создавать схемы и графики, следить за статистикой и генерировать отчёты.
