«Всё успеть невозможно — и не нужно»: эксперт объясняет, как с этим смириться

И начать рационально распоряжаться своим временем.

30.08.2024
«Всё успеть невозможно — и не нужно»: эксперт объясняет, как с этим смириться

Иногда мы забываем, что в сутках не 25 часов: так в расписании оказывается комбо из созвона, отчёта, тренировки и ещё десятка дел. Каждая из этих задач выглядит важной, но, как правило, успеть сделать всё не удаётся. Что-то приходится переносить на следующий день, что-то — откладывать неделями. Как не винить себя, когда не получается закрыть все галочки, — обсудили с Максимом Дорофеевым.

Максим Дорофеев — эксперт по психологии продуктивного умственного труда, автор бестселлеров «Джедайские техники» и «Путь джедая». Он объяснил, почему многие задачи кажутся важнее, чем есть на самом деле, и чем нужно управлять, если не временем.

Понять, в чём суть проблемы

Есть несколько причин, по которым мы обычно не успеваем сделать всё, что запланировали. Остановимся на двух из них:

Первая — иллюзия фокусировки. Когда прилетает новая задача, нам она автоматически кажется более важной, чем является. Мы переключаем всё внимание на её решение, а про другие задачи, которые уже висят в списке, успешно забываем. В результате иллюзия сбивает фокус и мешает закрыть остальные пункты.

Вторая — перфекционизм. Когда мы думаем об отчёте, который нужно написать, то сразу представляем, каким проработанным он должен получиться, — это макроперфекционизм. Мозг пугается объёмов, поэтому заставляет нас откладывать это дело в долгий ящик. А потом, когда мы перебороли себя и собрали в документ всё, что требуется, включается микроперфекционизм — и мы начинаем двигать слова вместо того, чтобы перейти к другой задаче.

Ещё из-за перфекционизма мы часто стремимся найти идеальный момент, когда достаточно выспались, перекусили, нас никто и ничто не отвлекает. Но если ждать «то самое» время, задач в списке станет слишком много, а решить их получится только в последний момент, который всё равно не будет идеальным.

Успеть всё в принципе невозможно. А главное — и не нужно. К иллюзии фокусировки и к перфекционизму можно приспособиться. В этом помогут приёмы из книг «Джедайские техники» и «Путь джедая».

Научиться управлять задачами, а не временем

Первый шаг — нужно выписать все дела и составить один список. Так получится оценить общий объём рабочих и личных задач, которые вы держали в голове. Переносите на бумагу или в заметку на смартфоне всё — даже дела в духе «помыть посуду» или «позвонить маме».

Задачи — это простые действия, которые точно нужно сделать, и, главное, понятно, как к ним подступиться. Важно не путать их с планами, которые звучат сильно абстрактнее. Например, вы затеяли проект «найти новую работу». «Посмотреть вакансии», «откликнуться на вакансию», «сходить на собеседование» — это пункты плана, а «составить сопроводительное письмо по шаблону из курса» — понятная задача.

После этого начинается самое интересное. Второй шаг — нужно понять, какие задачи к какой цветовой категории относятся:

«Красные». Если решить такую задачу — ничего плохого не произойдёт. Но если её не сделать, появится новая проблема. Например, не сдал отчёт — получил выговор от руководителя. Из-за ожидаемых негативных последствий за такие задачи хочется сразу взяться, а вовсе отказаться от них кажется невыполнимым.

«Зелёные». Если не сделать «зелёную» задачу — ничего страшного не случится. Но если решить её, то можно приблизиться к своей цели. Например, если записаться на курс по профориентации — получится начать путь к новой профессии, которая будет вам по душе.

«Зелёные» задачи не обязательно относятся только к рабочим или карьерным. Это могут быть и шаги к достижению личных целей: пройти чекап, сходить в бассейн или записаться на мастер-класс по флористике. Мы легко откладываем такие задачи, отдавая приоритет «красным».

Если не сделать, будет плохо Если сделать, ничего не произойдётЕсли довести до конца, ничего не произойдёт
Если не сделать, ничего не произойдётЕсли сделать, будет хорошоЕсли довести до конца, будет идеально
Если не сделать, будет плохо Если не сделать, ничего не произойдёт
Если сделать, ничего не произойдётЕсли сделать, будет хорошо
Если довести до конца, ничего не произойдётЕсли довести до конца, будет идеально

Секрет этой техники в том, чтобы выделять «зелёные» задачи и пристально следить за их выполнением. Они на самом деле являются стратегическими и приближают нас к долгосрочному результату. При этом не нужно делать все задачи одинаково хорошо: можно сэкономить на качестве выполнения «красных», чтобы двигать «зелёные».

Управлять делами можно с помощью Календаря. Выделите в расписании на день время для решения одной-двух «зелёных» задач — сервис пришлёт оповещение, чтобы напомнить о них.

Цвет задачи со временем может измениться. «Выйти на пробежку в первый раз» — «зелёная» задача. Но если вы бегаете постоянно, то отсутствие тренировки негативно скажется на вашем физическом состоянии — и это уже «красная» задача. Чтобы не пропустить переход из одной цветовой группы в другую, время от времени оценивайте все дела из «зелёного» списка повторно.

Избавиться от отвлекающих факторов, чтобы решать задачи быстрее

Список задач составили, «зелёные» выделили — переходим к выполнению. Чтобы не потратить на одно дело целый день, нужно на нём сфокусироваться. Вот как меньше отвлекаться:

Реже проверять почту и мессенджеры. Казалось бы, это дело на пять минут, но можно открыть инбокс и не заметить, куда делись полчаса. Вместо утренней проверки писем или пролистывания ночного диалога коллег в чате лучше уделить время задаче из списка. Предпочтительно «зелёной».

Отключить все оповещения. Ситуация, которая была у каждого человека хотя бы раз: только сконцентрировался на задаче, как приходит пуш. Чтобы такого не случалось, уберите звук и уведомления во всех приложениях. Даже если сообщение важное, оно может подождать. А если оно и важное, и срочное — с вами свяжутся другим образом.

Не браться за смартфон в свободные минуты. В перерывах между задачами мы уже на автомате открываем соцсети. Но во время скроллинга ленты мозг не отдыхает — он продолжает потреблять информацию. Если идёте на обед или в зал, не берите с собой телефон. А вечером используйте на нём фильтр синего света, чтобы быстрее настроиться на сон и не читать новости до глубокой ночи.

Кратко: как успевать то, что действительно важно для вас

  • Отказаться от мысли, что можно успеть всё и при этом одинаково хорошо.
  • Вести список задач и выделять «зелёные» дела — те, которые приближают к стратегическим целям и приносят удовлетворение лично вам.
  • Обновлять свой список и следить за регулярным выполнением «зелёных» задач с помощью чек-листа или календаря.
  • Исключить отвлекающие факторы: оповещения в мессенджерах и на почте, а также смартфон с соцсетями, мобильными играми и другими привлекательными приложениями.

Поделиться

Яндекс 360

Рекомендуемые материалы