Что такое дашборд: типы и правила создания

Если данных слишком много и разобраться с ними в таблицах становится трудно, можно попробовать более наглядный инструмент. Дашборд собирает информацию из разных источников на одном экране — это помогает следить за рабочим процессом и быстро принимать решения. Дашборды могут пригодиться маркетологам, HR-менеджерам, руководителям, владельцам бизнеса и всем, кто работает с данными.

Дашборд: что это такое простыми словами и зачем он нужен

Дашборд (от англ. dashboard — «приборная панель») — это инструмент для визуализации данных, которые автоматически загружаются из других систем. С дашбордом можно взаимодействовать — например, выставлять фильтры, чтобы получить больше информации. Его легко настроить под конкретного пользователя и задачу. Дашборд помогает:

• Видеть общую картину и принимать решения. Это особенно важно для тех, кто работает с большим объёмом данных.
• Мониторить ключевые показатели в режиме реального времени и быстро реагировать на изменения.
• Упрощать коммуникацию, потому что все члены команды имеют доступ к данным. С помощью дашборда легко делиться информацией с коллегами и сотрудниками.
• Делать прогнозы и предотвращать проблемы.
• Отслеживать прогресс. Например, как быстро менеджеры выполняют план продаж или рекрутеры закрывают вакансии.
• Экономить время и ресурсы. Для дашборда не нужно вручную собирать данные из разных источников, они загружаются автоматически.

Дашборды используют в разных областях, где работа связана с анализом большого объёма данных. В маркетинге отслеживают эффективность рекламных кампаний, изучают целевую аудиторию и конкурентов, сравнивают каналы продаж. В финансовой сфере анализируют доходы и расходы, отклонения от плана, инвестиционные проекты и возможные риски. В отделе HR изучают текучесть кадров, уровень удовлетворённости сотрудников, эффективность обучения и развития. Специалисты по информационной безопасности следят за уровнем защиты от внешних угроз, активностью пользователей, стабильностью соединения, нагрузкой на сеть.

Отличия дашборда от отчёта и инфографики

У разных инструментов аналитики свои цели и возможности, поэтому выбирают нужный исходя из конкретных рабочих задач.

Отчёт — это первичные данные за определённый период, которые обычно загружают в простую таблицу. Например, в Яндекс 360 есть Документы, где можно создавать таблицы, считать выручку, KPI сотрудников и решать другие задачи.

Отчёт лучше не использовать для совещаний и конференций, когда надо показать закономерности, результаты и изменения. Сплошной текст или длинные таблицы приходится долго изучать, им не хватает наглядности. По этой же причине отчёт не подходит для работы с данными более чем на 100 строк.

Инфографика позволяет сократить и наглядно показать данные. Например, из отчёта по продажам делают график, на котором сразу видно, как менялась выручка.

Чтобы подготовить простую инфографику, не нужно изучать языки программирования и глубоко погружаться в тему визуализации данных. Достаточно освоить работу с несложными сервисами: можно создавать диаграммы на базе таблиц в Яндекс Документах.

В отличие от отчёта инфографика подходит для работы с большими данными. Но она остаётся статичной — нельзя нажать на отдельные сегменты и узнать больше информации, как на дашборде. Из-за этого инфографика отвечает только на один-два вопроса и не отражает ситуацию целиком.

Дашборд позволяет собирать на одном экране сразу много данных и анализировать их. Научиться использовать дашборды в работе может любой сотрудник, но разработать — только узкий специалист, например аналитик.

Типы дашбордов

В зависимости от задач выделяют три типа дашбордов:

Операционный 

Такими дашбордами обычно пользуются рядовые сотрудники, чтобы следить за ситуацией на ежедневной основе. Например, смотрят, сколько товаров осталось на складе или какие сделки сейчас в работе у менеджеров. 

Аналитический 

Важный инструмент в работе руководителя и аналитика. Включает в себя много разделов и фильтров, чтобы пользователь мог глубоко погрузиться в задачу. Например, если произошёл сбой в поставке товаров из распределительного центра, аналитический дашборд покажет, как это повлияло на работу магазинов.

Стратегический

Подходит для подведения итогов, выступлений перед руководителями и топами. Он более лаконичный и обычно показывает срез данных за месяц, квартал, год. В отличие от операционного дашборда, здесь не нужна детализация по дням и цифры с точностью до сотых. С помощью стратегического дашборда можно оценить результат выхода на новый рынок или решить, от каких направлений отказаться, чтобы сократить расходы в кризис.

Как и где сделать дашборд

В больших компаниях над дашбордами работают узкие специалисты: они используют BI-системы. Сначала программа извлекает данные из подключенных к ней источников — по запросу или автоматически. Например, Диск и Документы из Яндекс 360 можно подключить к системе, чтобы загружать из них информацию. Затем начинается обработка полученных данных: программа структурирует, выявляет зависимости и закономерности. BI-система использует разные методы — от статистики и прогнозирования до семантического анализа.

Некоторые корпоративные программы умеют создавать дашборды сами, нужно только выполнить несложную настройку. Например, пользователи Яндекс Трекера могут создавать разные дашборды, чтобы отслеживать свои задачи и метрики по проектам.

Подробнее читайте в статье «Фокус на главном: как в Яндекс Трекере создать дашборд с виджетами под свои задачи»

Правила создания эффективных дашбордов

Собрали 7 правил, которые помогут составить техническое задание на разработку дашборда. Так будет проще представить конечный результат и получить удобный в работе инструмент. Также рекомендуем заранее посмотреть примеры дашбордов, чтобы найти удачные решения и внедрить их у себя.

1. Выберите одну цель, под которую будете делать дашборд. Например, повысить мотивацию персонала, сократить расходы или увеличить продажи.

2. Определите, кто из сотрудников будет пользоваться дашбордом, чтобы сделать его полезным и удобным для всех. Узнайте, с какими метриками обычно работают коллеги, и добавьте эти элементы на экран.

3. Распределите элементы на дашборде по иерархии: ключевую информацию — в левом верхнем углу, узкоспециальную и детализированную — в правом нижнем.

4. Постарайтесь сделать дашборд на одном экране, чтобы его не приходилось скроллить.

5. Добавляйте интерактивные элементы. Не вся информация должна сразу появляться на дашборде. Сделайте возможность углубиться в данные — например, поменять период или регион.

6. Помните, что важно сделать не красивый дашборд, а максимально удобный и простой для восприятия. Уберите визуальный шум и не пытайтесь «играться» со шрифтами и цветами.

7. Учитывайте семантику цвета. Например, используйте красный цвет для низких показателей на дашборде, а зелёный — для положительной динамики.

Выводы

• Дашборды помогают быстро проанализировать данные и принять решение. Они интерактивные и наглядные в отличие от статичных инфографик и длинных отчётов-таблиц.
• Операционные дашборды помогают регулярно отслеживать показатели, аналитические — глубоко погрузиться в задачу, стратегические — увидеть результаты работы и составить долгосрочный план.
• Дашборды нужны всем, кому необходимо всегда иметь перед глазами актуальные цифры и другие данные.
• Придерживайтесь основных правил, чтобы получилось наглядно и понятно: определитесь с целью и аудиторией, расположите элементы по иерархии, уберите всё лишнее и не увлекайтесь визуальными эффектами, используйте интерактивные элементы, чтобы компактно отобразить больше данных.