Что такое факсимиле и как им пользоваться

Факсимильная подпись незаменима, если нужно подписать десятки грамот, отчётов или служебных писем. Она экономит время и избавляет от монотонной рутинной работы. Но если использовать факсимиле неверно, то документ будет признан недействительным, а компании придётся платить штраф. В статье расскажем, в каких случаях оно заменяет живую подпись и как избежать юридических рисков.

Что такое факсимиле

Факсимиле — это точная копия подписи, которую можно поставить на бумажный документ с помощью штампа или добавить в электронный документ в виде изображения. Его используют, когда нужно подписать большое количество бумаг или когда человек, чья подпись требуется, не может поставить её лично.

Электронное факсимиле иногда путают с электронной подписью, но они отличаются. Электронная подпись имеет юридическую силу и защищена криптографией — её нельзя скопировать или подделать. Факсимиле действительно, только если обе стороны согласны его принять и подписали соответствующий документ.

Какие документы нельзя подписать факсимиле

Факсимиле — это простая копия подписи, которую легко подделать. Поэтому его нельзя использовать для документов, которые связаны с финансовыми операциями и важными юридическими действиями.

Факсимильную подпись нельзя использовать на:

• доверенностях от имени юридического лица;
• платёжных документах, чеках и кассовых ордерах;
• налоговых декларациях и бухгалтерской отчётности;
• трудовых договорах, приказах и записях в трудовых книжках;
• документах по госзакупкам;
• векселях и бумагах о передаче собственности.

Если подписать факсимиле доверенность, платёжку или трудовой договор, документ могут признать недействительным. Если сомневаетесь, подойдёт ли в вашем случае факсимильная подпись, — лучше подпишите от руки.

На каких документах можно ставить факсимиле

Факсимильную подпись можно использовать во внутреннем документообороте компании и при работе с контрагентами, если они заранее дали на это согласие.

Факсимильная подпись подойдёт, чтобы подписать:

• договоры и дополнительные соглашения — если вторая сторона согласна;
• счета, накладные и акты — если это прописано в договоре с контрагентами;
• внутренние отчёты;
• служебные записки и служебные письма;
• приглашения, благодарственные письма и грамоты.

Читайте также: Как написать хорошее благодарственное письмо: советы и шаблоны

Как «узаконить» факсимиле

Чтобы факсимиле имело силу в вашей компании, необходимо издать внутренний приказ. В нём нужно указать, какие документы можно подписывать таким способом и кто из сотрудников отвечает за работу с факсимильной подписью. Например, бухгалтер или руководитель отдела.

Если вы хотите подписывать документы факсимиле при работе с партнёрами, это нужно официально прописать в договоре или дополнительном соглашении. В документе важно чётко указать, какие именно бумаги могут заверяться факсимильной подписью, например счета-фактуры, акты выполненных работ или товарные накладные. Обязательное условие — обе стороны должны собственноручно подписать такое соглашение.

Без письменного согласия все документы, которые были подписаны факсимиле, не имеют юридической силы. Это может повлечь налоговые риски и административную ответственность для компании.

Как сделать факсимиле

Для начала нужно расписаться чёрной ручкой на белом листе. Подпись должна быть чёткой и разборчивой. Затем отсканируйте или сфотографируйте её так, чтобы на изображении не было теней и бликов.

Сохранить фото лучше в формате PNG. Тогда фон будет прозрачным и подпись можно ставить на любые документы.

Готовую подпись можно вставлять в документы через Word или Яндекс Документы. Хранить файл с подписью безопаснее в закрытой папке на компьютере, чтобы никто посторонний не мог им воспользоваться. Для удобства можно дополнительно сохранить факсимиле на отдельный Яндекс Диск. Так подпись будет доступна в любое время с любого устройства.

Что нужно знать о факсимиле

• Факсимиле — это копия подписи для бумажных или электронных документов. Её удобно использовать, когда нужно подписать много бумаг или нужного человека нет на рабочем месте.
• Факсимильную подпись нельзя использовать в финансовых и юридически значимых документах. Зато можно во внутренних документах и в работе с контрагентами, если это прописано в договоре или допсоглашении.
• Что использовать факсимиле, нужно издать внутренний приказ для компании или составить письменное соглашение с контрагентами.
• Чтобы создать факсимильную подпись, нужно сфотографировать подпись или отсканировать её и сохранить в формате PNG.