Что такое матрица Эйзенхауэра и как применять её в тайм-менеджменте

Рабочий распорядок, который напоминает бег в колесе, отнимает много сил и провоцирует выгорание. Чтобы избежать неприятных последствий, нужно приоритизировать задачи и избавиться от бесполезных дел. В этом поможет матрица Эйзенхауэра. Рассказываем, что это за инструмент, как его применять и какие нюансы важно учитывать.

Матрица Эйзенхауэра: что это и как она выглядит

Матрица Эйзенхауэра, или матрица приоритетов, — это методика, которая помогает оценить актуальность задач и ранжировать их по степени важности и срочности. С этим инструментом можно найти в расписании дела, которые не приносят пользы и съедают время.

О методике подробно писали эксперт по тайм-менеджменту Лотар Зайверт и коуч Стивен Кови. Своё название она получила в честь 34-го президента США и его цитаты «У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные — всегда несрочные». Так он случайно сформулировал логику этой методики, но сам ею никогда не пользовался.

Матрица — это квадрат, поделённый на четыре части. Каждая из них имеет две характеристики — важность и срочность:

По этим областям распределяются задачи. Первым по значимости считается сектор А, далее приоритетность убывает. В области D находятся самые «несерьёзные» дела.

Как использовать матрицу

Чтобы извлечь максимум пользы из матрицы Эйзенхауэра, надо разобраться, что считать важным и срочным, и привить себе привычку работать по этой методике. Рассказываем, что для этого нужно сделать.

Определите цели и ценности. Это необходимо, чтобы разграничить важные и не важные задачи.

Когда человек опирается на свои ценности, он живёт и работает осмысленно, а достижения приносят ему радость — без этого мотивация будет падать. Определить свои ценности можно с помощью трёх вопросов:

1. На чём строятся мои принципы, убеждения, приоритеты?
2. Что приносит мне радость и удовлетворение?
3. О чём я мечтаю?

Когда вы хорошо изучили свои ценности, становится проще ставить цели. Они становятся направлением, в котором идёт ваше профессиональное и личное развитие, или пунктом назначения, до которого вы хотите «дорасти». Цель должна быть чёткой и достижимой. Методика SMART поможет правильно её сформулировать.

Проанализируйте свою деятельность за прошлый период. Нужно собрать дела за прошедший месяц и проанализировать, задачами какого типа вы чаще всего занимались. Также оцените, сколько времени вы тратите на каждый сектор.

Ранжировать активности следует так:

• Блок А, важное и срочное, — форс-мажоры, кризисы и «пожары». Такие задачи приближают к цели и зависят только от вас как от специалиста. Если не сделать их срочно, это повлечёт за собой неприятные последствия: репутационные и финансовые потери или задержки в работе коллег.
• Блок В, важное и не срочное, — стратегические цели, работа над большими задачами шаг за шагом, инвестиции в будущее. Это может быть работа над крупным проектом, обучение или ежедневные задачи, которые поддерживают функционирование других отделов или производство продукта.
• Блок С, не важное и срочное, — задачи не имеют отношения к вашей цели, но с ними лучше не тянуть. К этому типу относится рутина — разбор электронной почты и наведение порядка на рабочем столе. Также в этот блок входят действия, навязанные со стороны, например встречи, которые имеют значение не для вас, а для других участников.
• Блок D, не срочное и не важное, — то, что не относится к цели и ценностям, последствий от саботажа не будет. Чаще всего это дела, отвлекающие от работы, например нерабочее общение в соцсетях, разговоры у кулера с коллегами. В то же время в блок D входят занятия, которые помогают отдохнуть: прогулки на свежем воздухе, чтение или общение с друзьями.

Анализ покажет, из чего состоит ваше расписание и как вы привыкли им распоряжаться. На этом этапе вы можете обнаружить перекосы в вашей матрице приоритетов.

Анализируем заполненную матрицу. Доминирование того или иного сектора говорит о наличии разных проблем.

• Блок А. Если больше всего времени вы тратите на дела из этого сектора, это говорит о сложностях с планированием или договорённостями. Может быть, другие сотрудники не успевают передать вам задачи заранее или вы сами откладываете их на потом.
• Блок В. Если эта область матрицы доминирует, всё в порядке. Большую часть рабочего времени вы заняты значимыми вещами, работаете без спешки и качественно. Обратите внимание на вторую по заполненности область — может, её нужно расчистить для повышения и удержания продуктивности.
• Блок С. Когда в матрице приоритетов много «побочных» задач, которые не совпадают с вашими целями и интересами, продуктивность снижена. Возможно, вы прокрастинируете или не можете отказать коллегам и не делать за них отчёт. Эти задачи необходимо удалить из своего расписания, делегировать их или автоматизировать, иначе у вас случится выгорание.
• Блок D. Если большинство ваших активностей попало сюда или вы подолгу «сидите» в этом секторе, у вас могут быть трудности с целеполаганием и дисциплиной. Может быть и так, что вы боретесь со скукой или напряжением, отвлекаясь на телефон и разговоры. На этот блок лучше выделить ограниченное время, не более часа в течение рабочего дня.

Распределяем текущие задачи и внедряем необходимые изменения. После анализа прошлого периода можно заполнять матрицу актуальными задачами и корректировать найденные перекосы.

Составьте план на неделю/месяц и старайтесь его придерживаться. Попробуйте разные способы планирования — сперва делать А, а потом В и С или выделить время на В, а в промежутках делать остальные задачи.

Хвалите себя, если получается хоть немного оптимизировать своё расписание и добиться небольших результатов.

О чём важно помнить. Матрица Эйзенхауэра — универсальный, но всё-таки не всемогущий инструмент. Вот почему:

1. Матрица приоритетов заставляет концентрироваться на срочных и важных задачах. Нужно помнить и об отдыхе тоже и обращать внимание на сектор D, он поможет снять стресс и перезагрузиться. Вносите в него небольшие приятные дела для перерывов. Перемещайте их в В или даже А, если уровень усталости зашкаливает.
2. Можно легко попасть в ловушку субъективности и присвоить задаче ошибочный статус. Например, завысить или занизить её важность, если она кажется сложной или неприятной. Постарайтесь смотреть на задачи непредвзято и помнить о том, что вы и другие сотрудники оцениваете их по-разному. Поэтому, если ваша помощь нужна в другом отделе, обязательно спрашивайте, насколько это критичная задача и какой у неё приоритет.
3. В матрице невозможно учесть всё. Например, она не подходит для долгосрочного планирования. Совмещайте её с другими инструментами.

Где собрать и как оформить матрицу Эйзенхауэра

Если вам удобно, матрицу можно рисовать в блокноте. Но чтобы инструмент был более гибким, лучше использовать цифровые инструменты. Рассказываем о нескольких.

Таблицы в Яндекс Документах — можно сделать вкладки по месяцам и составлять графики продуктивности.

Яндекс Доски — в них можно использовать шаблоны, добавлять комментарии и совмещать матрицу с другими дашбордами и схемами при необходимости.

В рабочих сервисах часто используют маркировку задач под матрицу — присваивают определённый цвет каждому сектору. Там же можно настроить напоминания по задачам.

Резюмируем

• Матрица Эйзенхауэра помогает ранжировать задачи по срочности и важности.
• Перед заполнением матрицы важно определиться с целями и ценностями, чтобы в соответствии с ними определять важность задач.
• Оптимальная заполненность — большинство задач в блоке В. Если доминируют сектора А, С или D, нужно разобраться с делегированием, расписанием или прокрастинацией.
• Матрицу приоритетов можно нарисовать на бумаге, оформить в виде электронной таблицы или интерактивной доски. В рабочих приложениях можно маркировать задачи под блоки.