Definition of Ready — критерии готовности к работе, которые избавят команду от сырых задач

Частая история в компаниях: один отдел поставил задачу другому и ждёт результата, а его долго нет. Или получается совсем не то, что просили. Так происходит, потому что сотрудники не знают, как устроены процессы в соседнем подразделении. В итоге задача долго находится в работе, а бизнес тратит ресурсы неэффективно. 

Чтобы не срывались сроки и команды работали слаженно, попробуйте использовать DoR — критерии готовности задачи к работе.

Что такое DoR и зачем он команде

DoR (Definition of Ready) — это список с критериями, по которым команда решает, можно ли брать задачу в работу. Иначе говоря, это способ сказать коллегам, в каком виде нужно ставить задачи, чтобы они точно были выполнены.

Понятие DoR выросло из гибких методологий вроде Agile или Scrum, которые применяются в IT, чтобы разделить работу на короткие этапы и принимать решения на основе реальных данных. Использовать DoR могут маркетологи, дизайнеры и другие специалисты. Подход защищает команды от сырых задач, когда не до конца понятно, что делать: нет референсов, сроков, нужных контактов и других материалов.

Например, руководитель продаж попросил отдел маркетинга сделать рассылку про новую коллекцию одежды, но не дал никакой дополнительной информации по задаче. Команда сразу начала работать: копирайтер написал текст, как посчитал нужным, корректор вычитал. Дизайнер сверстал шаблон с фотографиями, которые самостоятельно запросил у контент-менеджеров. Через неделю всё было готово, но выяснилось, что снимки неактуальны, а коллекцию запустили только в трёх городах, поэтому рассылка нужна на небольшую базу. Итог: время сотрудников потрачено впустую.

Основные признаки того, что задачу можно брать в работу, у каждой команды свои, но чаще всего в них входит:

• Понятная цель. Все сотрудники понимают, зачем выполнять задачу и какого результата от них ждут.
• Оценка объёма работ. Помогает спланировать время и нагрузку команды. 
• Необходимые материалы под рукой. Команда проверяет наличие документов, доступов и инструментов, чтобы не пришлось искать и запрашивать это позже.
• Определены сроки. Чёткий дедлайн позволяет не терять фокус.
• Согласование с участниками процесса. Руководители, коллеги из других отделов или заказчики в курсе, что и когда будет в работе. Это помогает избежать недопонимания.
• Критерии успеха. Команда понимает, по каким признакам можно считать задачу выполненной качественно.

Главное правило DoR — никаких размытых формулировок. Если в задаче есть слова вроде «сделать красиво» или «добавить при необходимости», она ещё не готова к запуску.

В методологии Scrum вместе с DoR упоминают DoD (Definition of Done) — критерии завершённой задачи. Разница между ними проста: DoR описывает, когда задачу уже можно начинать, а DoD — когда её можно закрыть.

Как создать свой DoR: пошаговое руководство

DoR нужно собирать из реальных ситуаций, с которыми люди сталкиваются в проектах. Вот как можно это сделать.

Найдите причины плохо выполненных задач 

Погрузитесь в специфику работы и проанализируйте, что мешает команде приступать к задачам. Разберите прошлые проекты, чтобы отследить повторяющиеся проблемы. Например, почему не хватило входных данных, бриф пришёл в последний момент или не было утверждённого дизайна и контактов клиента. Чтобы обсудить это, можно организовать встречу в Телемосте. Если сотрудников в команде много, например больше 10 человек, лучше провести короткие письменные опросы, а ответы собрать в наглядную таблицу. 

Проведите брейншторм и запишите идеи 

Соберите ключевых сотрудников, чтобы проанализировать результаты опроса и обсудить идеи. Например, если в отделе 100 человек, пригласите только руководителей подразделений и специалистов, которые давно работают в команде, то есть тех, кто знает, как устроены процессы, и постоянно общается с разными коллегами по задачам. 

Пусть каждый участник предложит условия, которые, по его мнению, делают задачу «готовой к выполнению». Например: «есть утверждённый макет», «указан ответственный», «определён бюджет и чёткие сроки». На этом этапе важно записывать все идеи, которые придут в голову.

Подготовьте список критериев

Когда соберёте идеи, выберите из них критерии для DoR. Они должны охватывать три сферы: 

• что нужно сделать: определить цель, подготовить документацию; 
• что для этого требуется: согласовать бюджет или дизайн; 
• как это будет организовано: назначить ответственных и сроки.

Список DoR не должен быть слишком длинным. Достаточно 5–7 критериев, чтобы не усложнить работу ещё больше. После обсуждения оформите критерии в документе и разместите в общем доступе — например, на Диске. 

Регулярно пересматривайте DoR

Спустя время вы можете заметить, что какие-то условия стали лишними и, наоборот, тормозят подготовку задачи. Раз в квартал стоит пересматривать и обновлять DoR, чтобы он оставался рабочим инструментом.

Например, раньше, чтобы поставить задачу дизайнерам, надо было приложить все фотографии, логотипы, брендбуки. Потом этот пункт из чек-листа убрали, потому что дизайнерам открыли доступ ко всем материалам других отделов. Достаточно добавить ссылку на нужную папку, что сильно экономит время.

Читайте также: Как зрелая внутренняя коммуникация помогает владельцу управлять бизнесом

Как встроить DoR в работу с помощью Трекера

Когда список критериев собран, важно выстроить работу так, чтобы команде было удобно им пользоваться. Сверяться с DoR поможет функция чек-листа в Яндекс Трекере: на странице задачи можно создать список критериев и следить за их исполнением.

Например, руководитель компании ставит задачу — оформить новую торговую точку. Нужно согласовать бюджет, продумать дизайн-концепцию, нанять подрядчиков для изготовления и монтажа материалов, учесть технические ограничения помещения. Посмотрите, как организовать в Трекере DoR на примере разных подразделений. 

Создайте чек-лист

Руководителю нужно создать в Трекере задачу «Оформление торговой точки» и добавить чек-лист для списка критериев DoR. Работать с ним могут все, у кого есть права доступа к редактированию задачи.

Чтобы внести критерий, нажмите «Добавить пункт» внизу списка.

Читайте также: Как обсуждать задачи на ходу и быстро вносить новые с телефона: чем бизнесу полезно мобильное приложение Трекера

Определите исполнителей и сроки

Если над задачей работают сразу несколько специалистов, в Трекере можно назначить ответственного за каждый пункт чек-листа и задать сроки. Для этого начните вводить имя сотрудника в поле «Исполнитель» и выберите его в выпадающем списке. Например, утверждать бриф у руководителя будет маркетолог, а согласовывать бюджет — бухгалтер.

В окне «Дедлайн» выбирайте нужную дату из календаря или вносите вручную. При нажатии на пункт чек-листа можно изменить название критерия, исполнителя или дедлайн. 

Трекер не отправляет исполнителю автоматические уведомления, поэтому «призовите» его в комментариях вручную.

Когда добавлены все критерии DoR в чек-лист, нажмите кнопку «Создать задачу», чтобы начать с ней работать.

Коротко

1. Definition of Ready — это критерии, по которым команда решает, готова ли задача к старту. 
2. Главная цель DoR — убрать неопределённость перед началом работы. Готовая задача должна быть понятна всем участникам: что делать, зачем и к какому сроку. 
3. Для создания DoR нужно узнать, чего не хватает сотрудникам, чтобы выполнить задачу качественно. Затем необходимо составить список критериев, которые помогут избежать недопониманий в будущем, и рассказать о нём всей команде. Кроме того, важно регулярно пересматривать и обновлять DoR.
4. С помощью Яндекс Трекера DoR становится понятным и наглядным инструментом для слаженной работы разных подразделений компании. Всё, что нужно для старта, собрано в одном месте, и система присылает уведомления ответственным.