Главное о PMBoK: как с помощью одной книги управлять проектом

Во время проекта команда часто сталкивается с незнакомыми задачами, и менеджеру хочется сразу найти проверенное решение. Можно долго искать его в интернете или советоваться с коллегами, а можно взять готовую базу с методиками и инструментами — PMBoK.

PMBoK: что это такое и зачем нужен бизнесу

PMBoK, или Project Management Body of Knowledge, — это «‎свод знаний по управлению проектами». Неформально его называют справочником, который помогает решать разные задачи: например, планировать сроки, оценивать бюджет, управлять рисками и договариваться с заказчиками. 

PMBoK выпускает американский Институт управления проектами (PMI). Периодически издание дополняют и публикуют новые варианты. Так, в ноябре 2025 года вышла 8-я версия, но классическим считают 6-е издание от 2017 года. Его можно найти в открытом доступе в интернете.

Руководство по управлению проектами PMBoK не предлагает пошаговых методологий вроде Agile или Scrum. PMBoK, наоборот, описывает все возможные действия, но не указывает, какие и в каком порядке выполнять.

Вот для чего бизнес может использовать PMBoK: 

Снижать риски. PMBoK помогает избежать типичных ошибок: например, недопонимания с заказчиком или выхода за бюджет. В руководстве описаны решения: в частности, как собирать требования, чтобы клиент не менял их на финише, или как контролировать затраты, чтобы не уйти в минус. 

Быстрее обучать сотрудников. Руководитель может сделать на основе PMBoK простые инструкции для команды: например, как планировать сроки и фиксировать изменения, что делать с рисками. 

Говорить на одном языке с подрядчиками и заказчиками. Крупные компании могут использовать термины и подходы из PMBoK. Если бизнес претендует на участие в тендерах или сложных проектах, знание стандарта поможет быстрее понять требования и разобраться в документации.

PMBoK подходит только для работы с проектами. Вот чем они отличаются от текущих процессов:

• Время. У проекта есть начало и конец: например, запуск интернет-магазина — это проект, потому что у него есть дата старта и завершения. А работа магазина после запуска относится уже к операционной деятельности, потому что у неё нет временных рамок.
• Уникальный результат. Когда кондитерская печёт торты каждый день — это текущие задачи, потому что каждый раз получается одинаковый продукт. А запустить линейку десертов без сахара — это проект, так как в результате появится новый продукт, которого раньше не было в меню.

Только когда выполнены оба условия, рабочий процесс можно считать проектом и применять к нему инструменты из PMBoK.

Как пользоваться процессами из PMBoK

В PMBoK описано 49 процессов управления проектом. Бизнес выбирает из них только те, что ему пригодятся: например, для запуска рекламной кампании не нужны процессы управления закупками, а для строительства — нужны.

Каждый процесс устроен по одному принципу: 

• входы — данные или документы, с которых начинают работу;
• инструменты — методы и техники, с помощью которых выполняют действия;
• выходы — результат.

Например, команда тратит много времени на большое количество переписок и ненужных встреч. Чтобы справиться с проблемой, менеджер берёт за основу процесс «Управление коммуникациями» и выстраивает работу по схеме:

Как найти нужный процесс

Чтобы руководитель мог быстрее найти конкретные процессы, в PMBoK их разделили на 5 групп и 10 областей знаний для управления проектом. 

Например, сеть книжных магазинов хочет организовать серию встреч с писателем и презентовать его новую книгу. Чтобы начать подготовку, менеджер находит группу процессов инициации. PMBoK помогает ему составить устав проекта с целями, сроками и бюджетом, а также определить заинтересованные стороны: руководство магазинов, писателя, внутреннюю команду, подрядчиков и гостей. Всё это позволяет быстрее согласовать детали с участниками и приступить к планированию. 

Чтобы сама встреча прошла без длинных очередей и недовольных гостей, руководитель обращается к области «Управление качеством» и расписывает три процесса для проекта:

• Планирование качества. Руководитель заранее фиксирует вместимость залов, определяет тайминг встреч. Решает, сколько волонтёров нужно на входе и как они будут проверять билеты. 
• Управление качеством. В процессе подготовки важно убедиться, что всё идёт по плану: куплены ли сканеры для проверки билетов, привлечены ли волонтёры, отправлен ли писателю список вопросов и расписание. 
• Контроль качества. За час до начала каждого мероприятия руководитель проходит по залу и проверяет, все ли сотрудники на местах, работает ли звук, нет ли очереди на входе. 

Читайте также: Управление временем проекта: инструменты и методы

Что ещё полезного есть в PMBoK: методы и инструменты

К каждому процессу в руководстве предлагают методы и инструменты. Они дополняют теорию и помогают перейти к конкретным действиям: например, собрать данные, назначить сроки, распределить роли, наладить коммуникацию в команде. Вот три частые проблемы и возможные решения из PMBoK:

• Проект кажется большим и запутанным. Можно использовать иерархическую структуру работ — это декомпозиция до простых шагов. Например, для запуска сайта можно разбить проект на блоки «Дизайн», «Вёрстка», «Наполнение», а внутри каждого — прописать конкретные задачи: нарисовать макет, подобрать иллюстрации, написать тексты.
• Сложно расставить приоритеты и уложиться в дедлайны. Можно использовать метод критического пути. Он позволяет понять, сколько времени займёт весь проект и на чём фокусироваться в первую очередь. Для этого строят длинную цепочку задач от старта до финиша. 
• Непонятно, кто и за что отвечает, все задачи ложатся на одного человека. В таком случае PMBoK предлагает матрицу ответственности RACI.