Как создать техническое задание проекта

Представьте ситуацию: вы поручаете исполнителю создать сайт или запустить рекламную кампанию, но в итоге получаете совсем не то, что ожидали. Чтобы такого не произошло, нужно техническое задание на выполнение работ. Оно помогает обозначить чёткий финальный результат и обойтись без десятков правок. В статье рассказываем о том, как подготовить техзадание и какие нюансы учесть.

Что такое техническое задание

Техническое задание (ТЗ) — это подробный документ, в котором фиксируются требования к проекту и ожидаемому результату. ТЗ служит мостом между заказчиком и исполнителем: оно помогает одинаково понимать, каким должен быть итог. Его объём зависит от масштабов работы: это может быть документ на несколько страниц или на сотни.

Без технического задания в диджитал-сфере не обойтись, когда проект сложный по структуре или содержанию, затратный, напрямую влияет на бизнес и его показатели. Например, если сервис доставки решает добавить в своё мобильное приложение персональную ленту рекомендаций, лучше поставить задачу через ТЗ.

Зачем нужно техзадание и когда в нём нет необходимости

Исполнителю ТЗ упрощает работу: в ней появляются чёткие ориентиры и ожидания. Но и тот, кто ставит задачу, получает свои плюсы. Вот чем полезно техзадание заказчику.

Фиксирует пожелания. Ограничиться созвоном или записывать голосовые в мессенджере неудобно для всех. Исполнитель может упустить важные детали, а вы не вспомните о них во время приёмки результата. Лучше собрать один документ, в котором по пунктам будут расписаны требования.

Владелец интернет-магазина описал в техзадании, что хочет видеть на новом сайте: каталог товаров, корзину, личный кабинет покупателя и оплату разными способами. Без этого документа подрядчик мог создать сайт, например, только с ассортиментом, но без возможности онлайн-покупки.

Помогает согласовать рабочий процесс. С помощью ТЗ заказчик и исполнитель объективно оценивают объём работ, время и стоимость реализации проекта. Это позволяет избежать срыва сроков и неожиданных расходов.

Фитнес-клуб заказал разработку мобильного приложения. В ТЗ рассчитали часы работы разработчиков, дизайнеров и тестировщиков, расписали бюджет, составили график ведения проекта. Благодаря этому все члены команды понимали, какими будут временные и финансовые затраты.

Защищает при разногласиях с недобросовестными подрядчиками. С помощью чётко сформулированных в ТЗ требований заказчику легко проверить, соответствует ли результат ожиданиям. А ещё техзадание является частью договора, который имеет юридическую силу в случае споров или некачественной работы.

Магазин одежды решил поменять логотип. В ТЗ для дизайн-студии указали, какой должна быть цветовая гамма, шрифт и формат файлов. Если результат не устроит, владелец бренда вправе попросить всё исправить или не принимать работу.

Упрощает замену исполнителя. Не всегда удаётся довести крупный проект до конца с одним подрядчиком. Но если есть ТЗ, передать проект в новые руки будет гораздо проще. Не нужно объяснять все нюансы заново — достаточно отправить ссылку на техзадание.

Сервис по доставке еды решил внедрить CRM-систему, чтобы данные о клиентах хранились в одном месте. В ТЗ руководитель описал бизнес-процессы и технические требования, но внезапно ключевой подрядчик отказался от сотрудничества. Новый разработчик использует готовый документ, чтобы вникнуть в детали и довести проект до результата.

Техническое задание необходимо не в каждом проекте. Есть случаи, когда оно нецелесообразно.

• Поручаете исполнителю простую задачу или типовой проект. Если риск получить не то, что хочется, низкий, ограничьтесь устным обсуждением.
• Задачу нужно сделать быстро. Когда приходится действовать в моменте, ТЗ только усложняет процесс. Например, если требуется срочно поменять баннер с акцией на сайте.
• Работаете с проверенными партнёрами. Если сотрудничаете с исполнителем давно, он, скорее всего, уже достаточно погружен в тонкости бизнеса и хорошо вас понимает.
• Нужно решить экспериментальную задачу. Например, создать для кол-центра сервис с ИИ, который считывает эмоции по голосу. В подобном проекте лучше рассмотреть разные гипотезы, а не следовать жёстким требованиям.

Кто составляет техническое задание проекта

Рассмотрим основные варианты.

Заказчик. Вы можете самостоятельно подготовить техзадание, если хорошо разбираетесь в том, что нужно сделать, и понимаете, каким должен быть результат.

Проджект-менеджер. Этот сотрудник занимается ведением проекта: собирает все требования от команды и передаёт их стороннему исполнителю, отвечает на вопросы, принимает готовый продукт.

Подробнее о профессии проджекта рассказывали в статье Хочу быть проджектом: что важно знать о профессии менеджера проектов.

Совместная работа. Иногда заказчик и подрядчик вместе составляют техзадание, чтобы учесть все нюансы и обсудить детали на берегу.

Как написать техническое задание: показываем на примере

Что именно стоит добавить в документ для подрядчика, зависит от конкретного кейса. Закреплённых стандартов не существует. Включайте в техническое задание то, что считаете важным.

Рассмотрим пошагово, из чего состоит разработка технического задания, на примере создания лендинга для кондитерской. Оформлять ТЗ можно в любом удобном сервисе — например, в Яндекс Документах.

Шаг 1. Дайте общую информацию о компании и проекте. Расскажите подрядчику, чем занимается ваш бренд, кто целевая аудитория, какие конкурентные преимущества отличают вас от других игроков и что за проект хотите реализовать. Это поможет исполнителю понять суть задачи и минимизировать ошибки.

Шаг 2. Уточните технические требования. В техзадании на создание сайта можно прописать нюансы по содержанию, разработке, безопасности и другие. Расскажите о системах и бизнес-процессах, в которые будет интегрирован результат. Например, для интернет-магазина важно, чтобы он мог принимать данные из всех источников — не только из 1С, но и из вашей CRM.

Если не разбираетесь в тонкостях IT, распишите ТЗ своими словами. Подрядчик подберёт технологии, которые решат поставленную вами задачу.

Шаг 3. Покажите конкурентов или референсы из других ниш. Например, если создаёте лендинг для кондитерской с целью увеличить продажи к 8 Марта, нужно изучить, что предлагают конкуренты. Чтобы отличиться, можно использовать необычный дизайн или геймификацию.

Шаг 4. Зафиксируйте сроки реализации проекта. Подумайте, сколько времени выделить на разработку и на какие шаги разбить проект. Отталкивайтесь от реальных дедлайнов, а также обязательно оставляйте запас на правки.

Шаг 5. Утвердите техническое задание. Покажите подрядчику итоговый вариант ТЗ: например, отправьте ссылку на файл в Яндекс Таблицах. Так он сможет заранее ознакомиться с требованиями, задать вопросы и, если нужно, назначить встречу.

Техническое задание проекта: что нужно знать

• Техническое задание — это ключевой документ любого проекта. В нём фиксируют все требования и видение финального результата.
• Техзадание помогает избежать недопонимания между заказчиком и исполнителем и защищает интересы обеих сторон.
• Универсального шаблона ТЗ не существует. Можно добавить в этот документ информацию о компании и назначении проекта, описать технические требования, а также зафиксировать желаемые сроки реализации.
• ТЗ легко составить с помощью таблицы в Яндекс Документах. Готовым документом получится поделиться с исполнителем за несколько кликов.