Сколько бизнес теряет на рутине и как это исправить: посчитали на примере задач одного сотрудника

По данным исследования НАФИ и Яндекс 360, каждый третий офисный сотрудник в России тратит от двух до четырёх и более часов рабочего времени в день на рутинные задачи. Мы покажем, сколько времени он может сэкономить на стратегические или творческие дела, и посчитаем, сколько денег при этом сохранит компания. Также расскажем, какие цифровые решения могли бы снизить нагрузку.

Почему важно автоматизировать рутину

По отдельности рутинные действия кажутся мелочами: ответить на письмо, переслать документ, собрать файлы к встрече. Но в сумме эта работа отнимает значительную часть рабочего дня и расфокусирует сотрудников. Если снять эту нагрузку, у них появится больше времени.

Сколько часов тратит каждый сотрудник на рутину, согласно исследованию:

Чтобы понять, как эти потери выглядят в реальной работе, рассмотрим пример менеджера по продукту.

Куда уходит время: на примере рутины одного сотрудника

Иван — менеджер по продукту в компании Y. Предположим, что в месяц он получает 107 100 рублей, это медианная зарплата специалиста его профиля по России, согласно аналитике hh.ru.

Вот сколько времени в день Иван тратит на рутину.

Сбор и хранение документов — 40 минут. Иван регулярно получает договоры и презентации от коллег и подрядчиков: по почте, в мессенджере и на флешках. Чтобы их сохранить, нужно скачать → найти папку → переименовать → переслать коллегам. Без централизованного хранилища тратится время на поиск и дублирование.

Совместная работа над презентацией — 30 минут. Документ правят по очереди: Иван ждёт, пока коллега пришлёт новую версию. Возникают путаница в названиях файлов, ошибки при обработке правок. В итоге он теряет время на сверку и исправления.

Читайте также: Как подготовиться и провести презентацию проекта перед инвесторами

Переписка и поиск вложений — 40 минут. Для согласования проекта Иван отправляет материалы по почте и дублирует в мессенджере. Чтобы не пропустить ответ, он проверяет оба канала и вручную ищет нужные сообщения или файлы.

Подготовка материалов к встрече — 30 минут. Статистика и файлы хранятся в разных местах: часть на почте, часть в чате, часть на сервере. Иван проверяет актуальность и объединяет их в один документ.

Переключение между сервисами — 40 минут. В течение дня Иван десятки раз открывает почту, мессенджер, локальный диск, облако. Каждое переключение требует времени и снижает концентрацию внимания — легко отвлечься от задачи.

В итоге Иван тратит около трёх часов в день на повторяющиеся задачи, которые легко автоматизировать. Это примерно 38% рабочего дня при восьмичасовом графике. За это время он бы успел проверить новую гипотезу о продукте или подготовить драфт стратегической презентации для инвесторов.

Во сколько компании обходятся рутинные задачи

Час работы Ивана стоит 637,5 руб. (107 100 ₽ ÷ 168 ч.). Минута — ~ 10,6 руб. Мы умножили стоимость минуты на среднее время каждой рутинной задачи, получили сумму затрат в день и пересчитали на 247 рабочих дней в году.

Если таких сотрудников в компании, к примеру, пять, то за год бизнес может сэкономить 2,35 млн рублей.

Внедрение современных онлайн-офисов позволяет сотрудникам сосредоточиться на действительно важных аспектах работы. Исследование НАФИ и Яндекс 360 показало, что с более удобными инструментами они могли бы быстрее выполнять совместную работу над документами (27%), искать файлы и документы (27%), готовить материалы к встречам (25%) и редактировать документы (24%).

Как автоматизация помогает экономить время

Сервисы Яндекс 360 помогают сократить время на повторяющиеся задачи: ускоряют поиск и обмен файлами, делают совместную работу над документами удобнее, а коммуникацию более структурированной. Вот как это выглядит в рабочих процессах:

• Сбор и хранение документов → Документы и Диск. Все материалы хранятся в одном месте, доступны с любого устройства; презентацию можно редактировать одновременно с коллегами, а нужный файл можно найти даже по фрагменту текста.
• Переписка с клиентами и командой → Почта и Мессенджер. Общение происходит в единой экосистеме с быстрым поиском по письмам и сообщениям, вложения из чата можно сразу открыть или сохранить на Диск.
• Планирование и подготовка к встречам → Календарь. Мероприятия планируются за пару кликов, к событию прикрепляются файлы, ссылки на документы и записи звонков.
• Отслеживание задач → Трекер. Рабочие дела фиксируются и сопровождаются файлами прямо в карточке, а статус выполнения виден всем.
• Проведение онлайн-встреч и создание саммари → Телемост. Онлайн-встречи с автоматическим конспектом и записью, не нужно пересматривать весь звонок, достаточно открыть его краткое изложение.

Например, основанная на ИИ функция «Конспект» в Телемосте экономит в среднем около 10 минут на создание саммари по итогам онлайн-встречи. Для сотрудников с плотным графиком, например менеджеров проектов, это до часа времени в день, который можно направить на более важные задачи.

Когда цифровые инструменты берут на себя рутинные процессы, бизнес выигрывает в деньгах и может расти быстрее. А сотрудники получают больше свободы для профессионального развития и новых креативных задач.