Ставите задачи, а их никто не выполняет? 7 частых причин, почему так происходит

Если задача не выполнена в срок, дело не всегда в плохой мотивации или дисциплине сотрудников. Иногда в компании просто не хватает системности или прозрачности процессов в работе между разными командами или отделами. 

Есть семь распространённых причин, из-за которых задачи не выполняются в срок.

Причина 1. У задач нет ответственных

Частая ситуация: на планёрке или в чате обсудили поручение, но не решили, кто его делает и отвечает за результат. Каждый сотрудник занят своими делами и надеется, что задачей займётся коллега. Проходит неделя, а работу так и не начали.

Решение: у любой задачи должен быть конкретный исполнитель, который отвечает за результат и сроки. Вместе с поручением назначайте ответственного: «Андрей, ты главный по макету. Подготовь его с командой к среде, пожалуйста». Так задача не потеряется из-за того, что коллеги ждут результата друг от друга. 

Чтобы договорённости не терялись и о них знала вся команда, сразу фиксируйте поручения в Яндекс Трекере. Для каждой задачи создаётся отдельная страница: в неё руководитель вносит тему и описание, определяет исполнителя и сроки. На странице задачи можно обсуждать детали, согласовывать результаты и фиксировать договорённости.

Причина 2. У объёмных задач нет промежуточных дедлайнов

Допустим, команде нужно за три недели подготовить стратегию развития на год. Руководитель распределил задачи, поставил конечные сроки, команда приступила к работе. За пару дней до дедлайна выясняется, что начальник финансового отдела не успел внести правки в стратегию, а без этого все цифры в расчётах будут некорректными. Руководителю приходится переносить сроки подготовки документа.

Решение: разбейте большую задачу на этапы и поставьте для них сроки — это можно сделать в Трекере. Например, создать задачу «Подготовить стратегию развития на 2027 год» и добавить в неё чеклист: «Собрать данные по отделам», «Подготовить первую версию отчёта», «Внести в текст правки начальников отделов и согласовать с ними финальную версию», «Внести корректорские правки в текст». Для каждого пункта назначьте конкретного исполнителя и дедлайн.

Если один из этапов нужно контролировать отдельно и к работе подключить разных участников, можно превратить пункт чеклиста в подзадачу — она будет привязана к основной задаче. Например, такое пригодится, если в один текст стратегии сразу несколько начальников отделов вносят правки. Руководитель сможет пройтись по списку связанных задач и посмотреть, на какой стадии находится то или иное поручение.

Чтобы дополнительно контролировать, как выполняется объёмная задача, проводите регулярные встречи с подведением промежуточных итогов. Если на одном из созвонов выяснится, что команда отстаёт от плана, можно ускориться на следующих этапах или заранее обсудить перенос сроков проекта.

Настроить регулярные встречи можно в Яндекс Календаре. Сервис поддерживает не только простые расписания, например раз в неделю, но и сложные: допустим, вторую среду каждого месяца.

Подробнее о том, как настроить в Календаре повторяющиеся события, читайте в Справке.

Причина 3. Задачи наслаиваются друг на друга

Бывает, что сотруднику поступает больше задач, чем он успеет выполнить за рабочее время: например, менеджеру отдела продаж предстоит пять встреч с клиентами за день, а коллеги просят его срочно подготовить отчёт и согласовать правки к договору.

Решение: введите в команде правило — бронировать время под задачу в Календаре, а не просто держать её в уме или в списке дел. Когда сотруднику предложат новую задачу или встречу, он сразу увидит, есть ли под неё свободное время в конкретный день. 

Иногда причина наслоения задач заключается не в загрузке одного человека, а в том, что у команды одновременно в работе слишком много проектов: например, отдел маркетинга параллельно запускает новый лендинг, готовится к отраслевой выставке и обновляет сайт. Каждый проект по отдельности выглядит выполнимым, но финальные этапы всех трёх приходятся на одну и ту же неделю. 

В Трекере руководитель может следить за загрузкой сотрудников с помощью диаграммы ресурсов команды. Инструмент помогает распределять работу равномерно, точнее планировать сроки выполнения задач и проектов, видеть, кто на каких проектах работает, и учитывать общую занятость сотрудника во всех проектах. Как настроить диаграмму, читайте в статье. 

Причина 4. Сдвиг сроков по одной задаче не учитывают в других

Дедлайны по отдельным поручениям могут меняться: сотрудник ушёл на больничный, подрядчик задержал работу. При этом задачи зависят друг от друга, и один сдвиг сроков тянет за собой другие. Если не корректировать общий график проекта, нарушается весь процесс.

Решение: продумайте порядок задач — какие из них можно делать параллельно, а какие должны идти строго друг за другом.

В Трекере можно настроить разные связи между задачами: например, если начало одной зависит от выполнения другой, можно использовать тип связи «Зависимая задача — Блокирующая задача». Допустим, «Сверстать статью» можно связать как зависимую от «Подготовить текст», то есть вёрстка не может начаться, пока не написали текст. Подробнее о типах связей читайте в Справке. 

Все связанные задачи проекта можно посмотреть на диаграмме Ганта. Они выстроены по срокам на временной шкале. Если срок задачи «Подготовить текст» сдвинется на три дня, на диаграмме будет видно, на какие задачи это повлияет. Руководитель может сразу принять решение: например, сдвинуть дедлайн всего проекта на эти три дня или найти ещё одного копирайтера, чтобы уложиться в исходный срок.

Читайте также: Как вовремя сдать проект? Поможет метод критического пути

Причина 5. Приоритеты размыты: все задачи стали срочными

Если все дела срочные, сотрудник не понимает, за что браться в первую очередь. Он приступил к первой задаче, затем его отвлекли на вторую, а потом прислали ещё и третью. К концу дня начаты три дела, но ничего не сделано до конца.

Решение: указывайте приоритет для каждой задачи и договоритесь с сотрудниками, что, например, задачи средней важности можно закрыть в течение трёх дней, а критичные требуют отложить все остальные дела. 

Определить, насколько задача важная и срочная, можно с помощью матрицы Эйзенхауэра. А потом эти данные стоит внести в Трекер: когда создаёте задачу в сервисе, заполните параметр «Приоритет». По умолчанию в Трекере есть несколько стандартных вариантов: от «блокера» до «незначительного». Команда может придумать свои названия приоритетов и менять их количество.

Чтобы сотрудники не забывали о важных поручениях, научите их настраивать напоминания в Трекере. Это просто сделать с помощью горячей клавиши: откройте страницу задачи и зажмите R. 

Причина 6. Не все участники проекта вовлечены в обсуждения

Иногда часть команды выпадает из контекста проекта. Например, одни пропустили новые сообщения в чате, где принимают решения. Другие из-за отпуска не пришли на вводный звонок, на котором обсуждали цели и задачи. Возникает недопонимание, договорённости теряются.

Решение: составьте чёткий список сотрудников, которым важно участвовать в задаче. Это будут не только исполнители, но и те, кто помогает выполнить задачу или должен быть в курсе процесса. 

В задачах Трекера можно указывать и наблюдателей. Например, дизайнер готовит макет лендинга: он исполнитель, а копирайтера, который пишет текст под макет, и маркетолога, который согласовывает результат, стоит сделать наблюдателями. Когда в задаче появляется комментарий (например, маркетолог сообщает об изменении целевой аудитории лендинга), исполнитель и наблюдатели получают автоматическое уведомление. Копирайтер понимает, что текст нужно переписать для нового читателя, а дизайнер — что нужно будет переверстать макет.

Для глобальных решений по задаче не всегда достаточно одной переписки: например, чтобы согласовать новую структуру лендинга, удобнее собраться и обсудить детали голосом. Тогда прямо из Трекера можно отправить приглашение всем участникам в Календарь. Так на созвон по макету лендинга попадут дизайнер, копирайтер и маркетолог — нет риска, что кого-то забудут позвать.

Причина 7. Регулярные задачи теряются в общем потоке

У любой команды есть дела, которые периодически повторяются: например, к каждому понедельнику нужно готовить промежуточный отчёт, в среду — проверить статусы задач из бэклога, в пятницу — подвести итоги недели. Проблема в том, что такие задачи не привязаны к конкретному проекту, их редко заносят в таск-трекер и в повседневных делах о них можно забыть.

Решение: выдавайте регулярные поручения так, чтобы они сами появлялись в расписании сотрудников. В Календаре для этого есть функция повторяющихся задач. 

Руководитель создаёт такую задачу один раз, и она автоматически появляется у всех участников в нужный день. Например, каждую пятницу в 16:00 команда видит задачу «Подготовить отчёт по сделкам за неделю». Сделали — поставили галочку: поручение считается выполненным. На следующей неделе оно появится снова. Как создавать повторяющиеся задачи, читайте в Справке.

Чтобы лично оценить функции Календаря и Трекера, подключите сервисы Яндекс 360 для бизнеса. Выберите тариф под свою команду.