Универсальный передаточный документ: зачем он нужен и как правильно заполнить

Российские компании могут использовать универсальный передаточный документ (УПД) вместо накладной и счёта-фактуры. Это упрощает документооборот и экономит время, особенно при большом объёме продаж. В статье рассказываем, как работать с УПД.

Что такое УПД

Универсальный передаточный документ (УПД) — это единый бланк, который заменяет счёт-фактуру и первичный документ, например накладную, товарный чек, договор или акт.

УПД подтверждает факт передачи товаров или оказания услуг. Его используют для налогового учёта и получения вычета по НДС, а также для упрощения документооборота: он сокращает количество документов и ускоряет расчёты с контрагентами.

Оформлять УПД можно в одном из двух форматов:

• Бумажный. Разрешено составлять в свободной форме. Главное — указать все обязательные реквизиты.
• Электронный. Утверждён приказом ФНС. В цифровом виде УПД может стать частью электронного документооборота. А как выстроить систему, в которой не потеряется ни один документ, — читайте в статье.

Кто и когда может использовать УПД

Для большинства категорий бизнеса использование УПД добровольное. Если компания решает применять его в работе, это нужно отразить в учётной политике, выбрать бумажную или электронную форму документа и оповестить сотрудников. Кроме того, важно указать в договорах с контрагентами, что расчёты будут оформляться с использованием УПД.

Универсальный передаточный документ обязателен только для тех, кто работает с прослеживаемыми товарами. Это товары, за перемещением которых следит государство — с момента ввоза в Россию до их продажи. Такая система помогает контролировать уплату налогов и бороться с серым импортом.

К прослеживаемым товарам относятся:

• Бытовые холодильники и морозильники, другое холодильное и морозильное оборудование, тепловые насосы.
• Автопогрузчики с вилочным захватом и другие погрузчики, тягачи, используемые на ж/д станциях.
• Бульдозеры, грейдеры, самоходные планировщики, трамбовочные машины, дорожные катки, погрузчики с одним ковшом, экскаваторы.
• Бытовые и промышленные стиральные машины.
• Мониторы и проекторы, которые используются в системах автоматической обработки данных, телеприёмники, мониторы и проекторы без встроенной приёмной аппаратуры.
• Транспортные средства промышленного назначения.
• Детские коляски и кресла безопасности.

В некоторых случаях универсальный передаточный документ использовать нельзя — например, когда продавец работает по предоплате. Всё потому, что УПД подтверждает факт передачи товара или результат оказания услуг. Кроме того, документ не составляют на алкоголь и спиртосодержащую продукцию: по закону её разрешено перемещать только по товарно-транспортной накладной 1-Т.

Какие документы заменяет УПД

Список документов, которые заменяет УПД, зависит от налогового режима компании.

На общей системе налогообложения (ОСН) при продаже товаров он выполняет роль накладной и счёта-фактуры, а при оказании услуг — акта и счёта-фактуры. Такой документ учитывается при расчёте НДС и налога на прибыль.

На спецрежимах (УСН, ЕНВД и другие) счёт-фактура не требуется, поэтому УПД заменяет только накладную или акт. Его используют для подтверждения доходов и расходов.

Применять УПД могут ИП и организации независимо от формы собственности. Главное — выбрать подходящий шаблон, утвердить его в учётной политике и согласовать с контрагентами.

Как заполняют УПД

Часто даже при бумажном документообороте используют утверждённую ФНС электронную форму УПД, поэтому разбирать процесс будем на её примере.

Универсальный передаточный документ состоит из трёх частей: шапки, таблицы и блока с данными сторон. Далее подробно рассмотрим, как заполнять каждый из них.

В шапке УПД обязательно указывают:

1. Дату.
2. Сведения о продавце и покупателе.
3. Статус УПД — он показывает, выполняет ли документ функции счёта-фактуры или только первичного документа. Подробнее о разнице статусов — в следующем разделе статьи.

В табличной части необходимо заполнить следующие графы:

1. Наименование товара.
2. Количество.
3. Цена.
4. Стоимость товара.

Под таблицей в обязательном порядке указывают должности, Ф. И. О. и подписи ответственных лиц. В бумажной форме ставится собственноручная подпись, при электронном документообороте — усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

К разделам, которые можно не заполнять, относятся:

1. Порядковый номер обычно заполняется, если документ оформляют как часть нумерованного перечня, например, приложения к договору.
2. Код в таблице заполняется, если требуется дополнительная классификация товаров или услуг — например, внутренний код товара у поставщика.
3. Данные о транспортировке и грузе указываются, если товар передаётся через перевозчика. В этом случае дополнительно прописывают номер грузовой накладной, марку машины, способ доставки.
4. Иные сведения об отгрузке и передаче заполняются, если есть дополнительные условия передачи — например, «Товар упакован в соответствии с ГОСТ», «Погрузка осуществлена силами покупателя».
5. Иные сведения о получении, приёмке указываются, если есть особые условия приёмки — например, «Приёмка произведена в присутствии комиссии», «Претензий по количеству и качеству нет».
6. Идентификатор государственного контракта заполняется, только если сделка заключена в рамках госзакупок (44-ФЗ, 223-ФЗ).
7. Наименование экономического субъекта заполняется, если покупатель или продавец работает без печати.

Электронный шаблон УПД удобно сохранить в Яндекс Документах и открыть к нему доступ сотрудникам — тогда все в компании будут использовать единую форму. Как работать с Яндекс Документами — читайте в статье.

В чём разница между статусами УПД

Разница между статусами УПД заключается в том, какие функции будет выполнять документ и какие реквизиты нужно заполнить:

1. Статус 1. УПД совмещает счёт-фактуру и первичный учётный документ. Он подтверждает отгрузку товаров или выполнение работ и даёт право на вычет НДС.
2. Статус 2. УПД выполняет роль первичного документа. Он фиксирует факт передачи товара или оказания услуги, но не позволяет претендовать на вычет НДС. Такой статус выбирают компании, которые не работают с НДС или хотят оформить счёт-фактуру отдельно.

Главное об УПД

1. УПД заменяет счёт-фактуру и первичный учётный документ, например накладную или акт. Он подтверждает передачу товаров или оказание услуг и применяется для налогового учёта и вычета НДС.
2. Универсальный передаточный документ обязателен при работе с прослеживаемыми товарами. В остальных случаях его использование добровольно, но должно быть закреплено в учётной политике и согласовано с контрагентами.
3. В УПД указывают дату, сведения о сторонах, информацию о товарах или услугах, подписи и статус документа. Статус 1 даёт право на вычет НДС, статус 2 — нет.