Управление временем проекта — это не только мониторинг дедлайнов. Эта работа включает в себя оценку рисков и временных затрат на проект, распределение задач по графику и корректировку действий команды. В статье расскажем, как всё это делать.

Зачем нужен тайм-менеджмент проекта

Управление сроками проекта помогает избежать хаоса в задачах и делает работу более контролируемой и предсказуемой. Это улучшает следующие факторы:

Качество продукции — адекватный темп работы и правильная стыковка этапов проекта позволяют соблюсти все требования ТЗ.
Производительность — тайм-менеджмент помогает избавиться от непродуктивных действий и бесполезных задач.
Экономия средств — при нормальном темпе работы и равномерной нагрузке на персонал и оборудование случается меньше поломок, брака и переработок. Так сырьё и бюджет расходуются экономно.
Репутация — умение соблюдать сроки, быстро решать проблемы и поставлять качественные товары и услуги говорит о том, что вы надёжный партнёр и бренд. Поставщики, субподрядчики и клиенты охотно сотрудничают с вами и рекомендуют другим.
Устойчивость к форс-мажорам — в том числе и к тем, которые не были заложены в риски. Грамотный тайм-менеджмент помогает справиться со срывом поставок, поломками и ошибками сотрудников с наименьшими потерями.
Прибыльность — на неё влияют некоторые факторы, перечисленные выше. Качественный продукт, выгодные партнёрские отношения и хорошая репутация укрепляют позиции компании на рынке.

Как происходит управление временем проекта

Чем масштабнее и сложнее проект, тем больше нюансов нужно учитывать в расчёте времени. Например, как скажется на сроках подключение к работе нескольких команд или аутсорса, сколько часов выделить на тестирование продукта и какую логистическую схему выбрать.

Здесь лучше разбираться от простого к сложному и начать с базовой последовательности действий для управления временем:

Разбить проект на отдельные задачи, чтобы составить полный список работ
Оценить ресурсы под каждый этап — временные и прочие, чтобы их хватило до конца проекта
Упорядочить задачи — выявить зависимости между ними и построить последовательность
Построить график проекта, которому вы с командой будете следовать
Контролировать команду во время работы и отслеживать промежуточный результат — получается ли придерживаться расписания, все ли сотрудники продуктивны
Корректировать процесс по необходимости — перераспределять ресурсы, вносить изменения в график, заменять сотрудников

Теперь рассмотрим методы реализации этого плана.

Методы управления временем проекта

Выбор метода зависит от специфики и масштабности проекта. Существует много разных подходов, мы остановимся на четырёх из них.

Метод критического пути и метод критической цепи

Оба метода помогают построить такую последовательность задач, которая станет оптимальной траекторией к результату. По ней рассчитывается время на проект — исходя из объёма каждой задачи. Различия между методами заключаются в подходах к ресурсам и реакции на меняющиеся условия.

Метод критического пути заключается в построении самой длинной последовательности задач проекта. Это основные работы, от которых зависят последующие этапы и достижение конечной цели, поэтому очерёдность жёсткая. Этот метод применяют, например, в строительстве — возведение крыши может начаться только после того, как построят стены.

Метод критической цепи тоже используют для построения самой длинной последовательности задач, но с учётом времени и ресурсов. Например, дизайнер рисует слайды и рекламный баннер для курса. Эти задачи можно было бы делать одновременно, чтобы закончить проект быстрее. Но дизайнер всего один, и его рабочее время, оно же ресурс, ограничено. Поэтому в графике проекта слайды и рекламный баннер — два звена критической цепи.

Этот метод подходит для создания интеллектуальных продуктов: научных исследований, компьютерных программ, образовательных услуг, произведений искусства. С ними можно применять гибкий подход и параллелить задачи — например, одновременно проектировать интерфейс и составлять маркетинговую стратегию для мобильного приложения.

Подробнее о различиях методов — в таблице:

Фактор	Метод критического пути (CPM)	Метод критической цепи (CCPM)
Основа для расчётов	Время, отведённое на каждую задачу проекта, — основной ресурс для расчётов	Учитываются все задействованные ресурсы: время, сырьё, рабочая сила, оборудование
Временной буфер для подстраховки	В конце каждой задачи есть небольшой запас времени	Есть большой запас времени в конце проекта
Очерёдность задач	Важна последовательность задач, но некоторые из них можно запараллелить, если они не связаны друг с другом	Много параллельно выполняемых задач и гибкая последовательность, которая зависит от наличия и распределения ресурсов
Сроки выполнения каждой задачи	Начало задачи 2 ставят на момент, когда задача 1 будет закончена с вероятностью 80%, — «безопасная оценка»	Начало задачи 2 ставят на момент, когда задача 1 будет закончена с вероятностью 50%, — «агрессивная оценка»
Требования к сотрудникам	Нужно, чтобы каждый выполнил свою задачу в срок	Нужно, чтобы команда умела переключаться между задачами
Дата окончания работ	Обычно можно переносить	Обычно нельзя переносить

PERT и GERT

Эти методы используют для крупных долгосрочных проектов с большим количеством задач. Они требуют сложных расчётов и серьёзного управленческого опыта.

PERT — Program (Project) Evaluation and Review Technique, или метод оценки и пересмотра программ. Он помогает составить график с высокой степенью неопределённости и без точной детальной информации. Время рассчитывается с помощью формулы и сетевой диаграммы.

Пример диаграммы PERT. Кругами обозначены задачи, а линиями — связи между ними. Числа на линиях — длительность работ

GERT — Graphical Evaluation and Review Technique, или метод графической оценки и анализа. Подходит для проекта, в котором заранее неизвестен полный список задач и есть многовариантность. Необходимость той или иной работы зависит от того, как идёт проект.

Пример диаграммы GERT. Из точки ветвления исходит несколько веток-«вероятностей», на которых расположены разные задачи

Инструменты для управления временем проекта

Для проектного тайм-менеджмента нужно не только чёткое планирование и подходящая методика, но и удобные инструменты, которыми будет пользоваться вся команда.

Для этого подходит сервис Яндекс Трекер. Он предоставляет пространство для хранения и обмена информацией, учёта времени и ресурсов и визуализации процессов. Используя сервис, можно:

Создать проект, разбить его на задачи, а также очереди из задач. Это даст полную наглядную картину объёма работ.
Структурировать задачи и строить между ними связи. Это поможет выстроить работы по порядку и оценить сроки проекта по любой из методик.
Построить диаграмму Ганта, заполнить доски Канбан и Скрам, чтобы визуализировать последовательность работ и их актуальный статус. Так не нужно лишний раз объяснять команде, что делать сейчас и в ближайшем будущем.
Прописать ответственных за задачи и проект и подтянуть в карточку их контакты и профили. Информация о сотрудниках и их функциях всегда будет под рукой.
Вести два вида учёта времени: базовый — с графами для запланированного и затраченного времени, расширенный — с автоматическим таймером и настройками графика работы. Так проще отслеживать, укладываетесь ли вы в расписание.
Генерировать и выгружать отчёты по трудозатратам, чтобы оценить, все ли сотрудники придерживаются заданного темпа работы.
Вести обсуждения прямо в задачах, чтобы потом не искать нужную переписку в мессенджере или почте.
Отслеживать прогресс по вехам проекта и статусам задач. Так можно мониторить общую скорость работы и критически важные этапы проекта.
Создавать виджеты со статистикой, сетевыми диаграммами, другими схемами и обновлять их автоматически. Это поможет вовремя заметить мелкие сдвиги в расписании и точечно скорректировать их.
Сервис можно подстроить под специфику вашей работы и особенности проекта с помощью готовых шаблонов.

Резюмируем

Грамотное управление временем проекта позитивно влияет на качество продукта, эффективность персонала, репутацию компании и другие факторы.
Основные этапы управления таймингом проекта — это: разбить проект на задачи, оценить ресурсы, упорядочить работы, построить график проекта, контролировать его выполнение и корректировать действия группы.
Самые известные методики управления сроками — это метод критического пути (СРМ), метод критической цепи (ССРМ), PERT и GERT.
Яндекс Трекер поможет вести проект и его тайм-менеджмент, выделять и структурировать задачи, создавать схемы и графики, следить за статистикой и генерировать отчёты.

Может быть интересно