«Больше не берём диктофон на созвоны»: как креативное агентство экономит до 2 часов в день с сервисами Яндекс 360

Команда: 45 сотрудников

Сервисы: Почта, Документы, Диск, Телемост

MYGRIBS — brandformance-агентство полного цикла. Здесь запускают креативные кампании, ведут SMM и PR, могут разработать стратегию и создать фирменный стиль. Максим Болонкин, сооснователь агентства, рассказал, как творческая команда выстраивает процессы в виртуальном офисе Яндекс 360.

Главная сложность распределённой команды — синхронизировать работу

У MYGRIBS три физических офиса: в Санкт-Петербурге, Минске и Дубае. Коллеги работают в разных часовых поясах — одни в офисе, другие по гибридной модели. Некоторые сотрудники живут в других городах и участвуют в проектах полностью удалённо.

Мы убеждены, что основа эффективной работы — это сплочённая команда и отлаженные процессы. Именно поэтому для нас важно синхронизировать работу так, чтобы каждый в любой момент мог выйти на связь и увидеть актуальную информацию.

Раньше у нас не было единого подхода: сотрудники пользовались разными почтовыми сервисами, часть файлов хранилась в чатах, часть — в личных папках. Файлы терялись, а один документ мог существовать в восьми версиях одновременно. И самой серьёзной болью было после внесения правок обнаружить, что поправили не последнюю версию, а старую, уже неактуальную. В какой-то момент просто терялся контекст: кто внёс изменения, почему появилась новая версия и чем она отличается от предыдущей. 

Сложности возникали и с созвонами. Мы проводили встречи в разных сервисах и записывали их на диктофон, а потом проджекты вручную делали расшифровку. Час разговора превращался в два часа текст. Если после звонка менеджер сразу уходил на другие встречи, на следующий день ему приходилось восстанавливать в памяти: «А о чём мы вообще договорились?»

Нужно было выстраивать процессы — и мы опирались на принцип «единого окна». Я не сторонник сложных схем, когда часть процессов живёт в одном сервисе, а часть — в другом. Считаю, что, если есть возможность, нужно закрывать максимум задач одним инструментом. Сервисы Яндекс 360 нам уже были знакомы: мы использовали их точечно. И когда зарубежные программы стали работать нестабильно, я решил задействовать возможности Яндекс 360 по максимуму и подключил виртуальный офис. Это отечественное и безопасное решение, есть нужные для работы сервисы, а главное — всё в одном интерфейсе. 

Как мы делаем креатив управляемым с Яндекс 360

Я считаю, что все профессии креативные. Если вам придётся побывать на заводе, где инженеры ищут способ выточить сложную деталь, вы, вероятно, увидите больше творческой мысли, чем в стратегической рекламной кампании.

Именно поэтому нельзя давать слабину в организации работы, объясняя это творческой природой команды. Креатив должен быть управляемым. Для этого важно создать инфраструктуру, где вся команда работает в одном пространстве и доступна в любой момент.

Теперь наш рабочий день строится на процессах, которые привязаны к сервисам виртуального офиса Яндекс 360.

Почта на корпоративном домене

Это мастхэв для любого бизнеса. Её мы используем для внешних и внутренних коммуникаций. Для нас важно, что вся переписка ведётся в закрытом контуре и шифруется при передаче.

Документы

Наверное, радуюсь этому сервису больше всего. Он решил нашу главную боль — проблему синхронизации. Теперь сотрудники могут в реальном времени отслеживать правки и работать в одном файле, а не создавать десятки копий и новых версий. 

Телемост

Сервис ощутимо упростил рабочие будни мне и всей нашей команде. Умный ассистент Алиса Про сразу после встречи присылает расшифровку и краткий пересказ обсуждения на почту всем участникам. Точность — 95%! Больше не нужно переслушивать запись созвона или полагаться на свою память: можно быстро найти нужную информацию и вспомнить ключевые моменты.

Читайте также: Как эффективно подводить итоги встречи в Телемосте. Опыт руководителя продуктовой разработки Яндекс 360

Диск

Здесь мы храним весь архив данных: документы, брифы, презентации, архивы, корпоративную библиотеку и файлы нашего внутреннего университета. Это сотни гигабайт видео, лекций и файлов, и теперь вся команда имеет к ним быстрый доступ без переключений.

Невозможно навязать человеку продукт, если пользоваться им неудобно. Мы дали команде возможность задействовать Яндекс 360, но не настаивали. Поначалу возникло естественное сопротивление изменениям — это нормально, даже если новый инструмент гораздо удобнее прежнего. Но как только сотрудник преодолевает эффект новизны, он начинает ощущать преимущества, привыкает — и внутри компании запускается сарафанное радио.

Результаты: что изменилось в рабочих процессах

Я оцифровал результаты, и вот что получилось:

• Каждый сотрудник освобождает до 1–2 часов в день за счёт упорядоченных процессов.
• 5–7 офлайн-версий брифа сократились до одной версии в облаке. Больше нет никаких документов с названиями «финал_v7».
• Расшифровка и конспект встреч с Алисой Про свели споры по поводу правок к нулю, что тоже экономит время. Все сотрудники понимают суть договорённостей, даже если не присутствовали на созвоне.

Итого: минус час беспорядка в день, плюс 20 рабочих будней в год у каждого сотрудника. Мы можем быстрее закрывать текущие задачи, брать больше новых и активнее увеличивать доход, не теряя в качестве услуг.

А сам я стал планировать отдых в Календаре. Сейчас уже дошёл до уровня, когда перестал делить календари на личный и рабочий — вношу всё в один: и встречу по проекту, и время на чтение или катание на велосипеде. Это жизнь, и в ней одновременно присутствует всё.