Как фармацевтический дистрибьютор «ПУЛЬС» выстраивает рабочую экосистему и корпоративную культуру для 5000 сотрудников

Команда: 5000 сотрудников

Сервисы: Мессенджер, Документы, Диск, Телемост

ФК «ПУЛЬС» — национальный фармдистрибьютор. У компании 14 логистических комплексов по всей стране и более 60 000 адресов доставки. Она напрямую работает с производителями лекарственных средств, доставляет их по всей России и развивает собственный интернет‑маркетплейс POLZA.ru.

В компании решили оптимизировать подход к корпоративным коммуникациям: с учётом растущего числа инструментов, сервисов и мессенджеров перейти на единые современные онлайн‑решения для работы сотрудников.

Александр Янюк, ИТ‑директор компании, рассказал, как в команде выстроили эффективные рабочие процессы и форматы коммуникаций.

Создание единой экосистемы: шаги к успешному внедрению

Трансформацию решили начать с коммуникаций. Ранее отделы и проектные группы компании использовали разные инструменты, подходящие для решения конкретных задач. В результате это приводило к путанице, снижению эффективности взаимодействия и скорости обмена информацией между командами.

Команды использовали разные мессенджеры, в которых личные переписки сотрудников смешивались с рабочими, теряясь в ленте чатов, из-за чего страдала скорость ответов на вопросы. Другая проблема была в том, что не удавалось полностью ограничить доступ к папке с рабочими чатами в выходные или во время отпуска.

Мы поставили цель — построить единое цифровое пространство для командной работы. В числе прочего нам нужен был отдельный мессенджер для корпоративных чатов. При выборе решения у нас было более 150 функциональных и нефункциональных требований к будущему сервису. Среди них:

• Привлекательность для пользователей. Чтобы сотрудникам было комфортно использовать сервис, а нам — проще внедрять его в работу большой команды.
• Полный набор функций в одном месте. Например, в мессенджере нам нужно общаться, созваниваться, проводить опросы и обмениваться файлами без переключения между вкладками или приложениями.
• Поддержка и развитие. Требовалось облачное решение с поддержкой от провайдера. В случае проблем важно получать быстрые ответы от технической поддержки, особенно на начальных этапах.
• Безопасность. Чувствительные данные должны оставаться защищёнными. Кроме того, нам было важно наличие двухфакторной аутентификации, соответствие протоколам защиты данных и единые политики доступа.
• Общая стоимость для компании. Вложения должны окупаться набором сервисов и их функциями.

По большинству критериев подошёл Яндекс 360, поэтому мы приняли решение переходить именно на эту платформу. Чтобы успешно внедрить все сервисы, выбрали стратегию планомерного масштабирования, начав с пилотного проекта для 10 ключевых ИТ-специалистов.

За 30 лет работы компании у нас сформировался сложный ландшафт ИТ-решений, однако через некоторое время нам удалось интегрировать сервисы Яндекс 360 в нашу инфраструктуру.

Когда мы убедились в стабильности, масштабировали решение на весь ИТ-департамент: 300 человек. На этом этапе выстроили процессы от поддержки до предоставления доступов, создали целостную среду для внедрения решения на все подразделения.

В результате ИТ-сотрудники успешно начали использовать сервисы, а бизнес-подразделения, наблюдая за их работой, проявили интерес к внедрению и на своём уровне.

В итоге было принято решение о масштабировании на 1600 человек, и мы успешно запустили этот процесс. С внедрением помогал интегратор — компания CNS. С их помощью нам удалось преодолеть ограничения в интеграции с Active Directory, отображении данных сотрудников и массовом распространении приложений на ПК пользователей.

Запуск сервисов провели за два дня, а за несколько месяцев обучили сотрудников и полностью адаптировались к работе в виртуальном офисе.

Позже мы подключили специальный тариф Яндекс 360 для компаний с большим штатом внеофисных сотрудников: он рассчитан в первую очередь на тех, кто работает с мобильных устройств. Решение позволило сформировать единое пространство и дать доступ к защищённым инструментам корпоративных коммуникаций: теперь более 3500 сотрудников «в полях» могут оперативно получать актуальную информацию, обсуждать рабочие вопросы и обмениваться результатами в безопасном корпоративном контуре.

Мгновенная связь: как мы трансформировали корпоративное общение с Мессенджером

Благодаря Мессенджеру получилось разделить личное и рабочее пространства и трансформировать корпоративное общение. Теперь сотрудники заходят на платформу только для общения с командой, а для личных переписок используют привычные сервисы. В Мессенджере у нас созданы каналы и чаты, которые закрывают разные задачи, связанные с коммуникацией.

Рассказываем о новостях компании

Мы делимся новостями компании, изменениями в процессах или информацией о предстоящих корпоративных активностях.

Собираем полезные материалы по работе

В профильных чатах подразделений публикуем посты с лайфхаками, интервью с коллегами и анонсы мероприятий по их направлениям.

Организуем чаты для решения операционных вопросов

Создаём специализированные чаты для решения конкретных задач, решения вопросов по проектам и оптимизации процессов.

Проводим онбординг специалистов

В течение первых трёх месяцев после прихода в компанию нового сотрудника мы добавляем его в чат с рекрутером, HR и наставником, которые оперативно отвечают на возникающие вопросы новичка. Такой подход позволяет сотруднику с первых дней полноценно погрузиться в корпоративную среду, используя сервисы Яндекс 360, быстрее адаптироваться в коллективе, вникнуть в процессы и чувствовать себя значимой частью команды.

Ведём канал о Яндекс 360 и чат поддержки

В нашем канале мы еженедельно публикуем дайджест актуальных новостей о сервисах и анонсируем новые функции. Мы также рассматриваем интересные примеры использования онлайн-инструментов различными департаментами и   отдельными специалистами. Это позволяет сотрудникам быть в курсе изменений и сразу после релизов применять полезные возможности в своей работе.

В групповом чате пользователи могут задавать вопросы о сервисах, на которые отвечает техническая поддержка. Однако мы заметили интересный побочный эффект: сотрудники начали помогать друг другу, что значительно снизило нагрузку на техподдержку и способствовало повышению группового взаимодействия внутри команд.

Создаём комьюнити по интересам и делаем добрые дела

Наша компания активно инвестирует в добрые дела и благотворительность, регулярно организуя помощь для детских домов, онкоцентров и других учреждений. В Мессенджере начали формироваться локальные волонтёрские сообщества, посвящённые этой помощи.

Кроме того, коллеги создают неформальные каналы, объединяясь по увлечениям и хобби. У нас есть группы для геймеров, спортсменов, любителей фотографии и домашних животных, где сотрудники активно общаются, проводят турниры, обмениваются подарками и анонсируют конкурсы. Такие взаимодействия способствуют тому, что рабочие отношения переходят в дружеские: люди лучше понимают друг друга, с охотой участвуют в совместной работе над проектами и более эффективно решают задачи.

Читайте также: Без микроменеджмента: как зрелые внутренние коммуникации помогают владельцу управлять бизнесом.

Единая экосистема Яндекс 360: как используем другие сервисы

Кроме Мессенджера, мы используем Документы, Диск, Телемост. Всё это — часть единого корпоративного онлайн-пространства для работы. Ранее у нас был целый список разных сервисов для обмена документами, и каждый использовал тот инструмент, который был ему привычнее. Теперь же мы внедрили корпоративный инструмент — Документы. Все сотрудники работают в единой системе, обеспечивающей структурированный доступ к файлам только для тех, кому они предназначены. Это создаёт экосистему, в которой люди могут обмениваться информацией внутри своих рабочих групп и не отвлекаться на ненужные детали.

Аналогичная ситуация с инструментами для видеоконференций: сотрудники использовали разные решения на свой вкус, что приводило к необходимости разбираться в каждом и постоянно переключаться между ними.

Важно отметить, что мы не отключали старые сервисы: Яндекс 360 стал альтернативой привычному. Мы хотели дать коллегам возможность протестировать работу в сервисах и самостоятельно принять решение. Постепенно они оценили удобство и функциональность новых онлайн-инструментов и естественным образом сделали выбор в их пользу вместо устаревших.

Максимум из Яндекс 360: как ИИ помогает нам улучшать процессы

Умный ассистент Алиса Про значительно ускоряет и автоматизирует процессы в нашей компании.

Улучшили создание технических заданий

У ИТ-специалистов есть чёткий регламент по составлению технических заданий, а также отдельный чек-лист для проверки и шаблон самого документа. Эти данные были загружены в Алису Про, которая теперь помогает другим сотрудникам создавать ТЗ по стандарту. Нейросеть проверяет соответствие задания установленным требованиям, выявляет неточности и утверждает окончательный вариант. В результате аналитики отправляют разработчикам корректную версию документа, которая не требует возврата и доработки.

Облегчили процесс онбординга

Мы интегрировали в Алису Про инструкции и регламенты работы, что позволяет новичкам быстрее находить ответы на свои вопросы. Это существенно уменьшает нагрузку на других сотрудников.

Автоматизировали работу с данными

Ежедневно мы используем Алису Про при работе с файлами и данными. Инструмент анализирует информацию и помогает работать с текстом.

Мы довольны тем, как Мессенджер и другие сервисы Яндекс 360 интегрировались в наши рабочие задачи. На данный момент мы ещё не начали использовать Почту и Календарь, но планируем подключить их в текущем году. Это позволит нам полностью синхронизировать процессы в Яндекс 360 и ещё больше повысить эффективность команд.