Оказывается, виртуальный офис компании можно настроить за три дня: кейс Faberlic о переезде в Яндекс 360 для бизнеса

Для комфортной работы у Faberlic была оплачена подписка с доступом к электронной почте Outlook, облачному хранилищу OneDrive и корпоративному мессенджеру Teams. Но вечером 6 мая 2022 года компания без предупреждения потеряла доступ ко всем ключевым сервисам.

Рассказывает Илья Родионов, ServiceDesk Head.

Потеряли всю коммуникацию за один вечер

В пятницу вечером, в последний рабочий день перед праздниками, компания Microsoft отключила все лицензии Office 365 в нашей предоплаченной подписке. Предварительного уведомления не было, мы не понимали, в чём дело.

Без важных рабочих инструментов остались 2 тысячи человек. В компании практически остановились ключевые процессы:

• Выпуск печатного каталога. Это наш главный инструмент продаж. Тираж выходит каждые 3 недели, в подготовке участвуют сотрудники из всех стран — дизайнеры, переводчики, маркетологи. Каналы коммуникации в Outlook и Teams оказались разорваны, что поставило под угрозу выпуск новых тиражей в срок.
• Поставки сырья. Переписка с поставщиками и транспортными компаниями стала невозможной. В ситуации перестройки логистических связей это поставило под угрозу наше производство.
• Управление персоналом. HR-специалисты в одночасье лишились всех инструментов. Стали недоступны корпоративные каналы и чаты, рассылки и корпоративный портал SharePoint.
• Финансы и управление. Менеджмент потерял доступ к документам в OneDrive и отчётам в PowerBI. Мы не могли вовремя реагировать на проблемы и принимать управленческие решения.

Необходимо было восстановить работу компании к утру вторника, 10 мая. Мы пробовали писать в техническую поддержку и менеджерам Microsoft, но обнадеживающего ответа не получили. Впереди были майские праздники, за которые предстояло как-то решить ситуацию.

Думали, что остались с проблемой один на один, но нет

До конца действующего контракта с Microsoft у нас не должно было возникнуть проблем с подпиской — в этом уверяли менеджеры корпорации. Но опасения были. Поэтому мы рассматривали альтернативные варианты заранее.

К моменту срочной миграции мы уже знали, какие решения есть на рынке, их сильные и слабые стороны, возможности переноса данных, технические ограничения.

Важными критериями выбора для нас были:

• платформенность решения. Все рабочие инструменты должны быть в одной экосистеме: почта, календарь, мессенджер, видеоконференции, хранение файлов, совместная работа с документами;
• «умная простота». Интерфейс продукта должен быть простой, интуитивно понятный. У нас не было времени на полноценный онбординг и погружение пользователей в нюансы работы;
• готовность вендора помочь в срочном переезде. Это крайне важный критерий. По предыдущим проектам у нас был хороший опыт общения с командой Яндекс Облака. Нравилось, что в сложных случаях они сразу подключали к проекту высокоуровневых инженеров, а не перекидывали заявки между специалистами разных линий поддержки.

По всем критериям нам подошли сервисы Яндекс 360 для бизнеса.

Команда Яндекса сразу присоединилась к нашей задаче и здорово помогла. Для быстрых коммуникаций мы создали чат. Несмотря на майские праздники, каждый наш запрос коллеги брали в работу в течение часа. Мы все понимали, как важно успеть настроить систему к началу рабочей недели, и работали сообща.

«В субботу утром специалисты Faberlic написали аккаунт-менеджеру, что им нужно перенести все данные компании из Microsoft 365 в Яндекс 360 для бизнеса. Информации в такой огромной компании много, задача была трудная.

В обычной ситуации клиенты обращаются заранее, и на перенос уходит примерно неделя. Чтобы успеть всё за три дня, мы активно подключились к процессу. Открыли триал-доступ на 2 тысячи человек, потому что в выходные могли быть задержки с оплатой, и приступили к миграции».

Алексей Рундасов, руководитель отдела развития B2B-бизнеса в Яндекс 360

Подключили Почту в Яндексе и восстановили переписку

Почту нужно было перенести на новый сервис так, чтобы сотрудникам не пришлось ещё раз регистрироваться и менять свои почтовые адреса. Для этого мы настроили синхронизацию данных пользователей из корпоративного каталога. Команда Яндекс 360 помогла скопировать существующие письма и переадресовать входящую переписку.

Конечно, не всё получилось с первого раза. При переносе почты возникли трудности:

• Мы не смогли с первого раза синхронизировать ящики с длинными именами. В Почте адреса не должны превышать 40 символов, а у некоторых сотрудников Faberlic они оказались длиннее.
• Несколько дней не загружалась адресная книга пользователей. Эта функция сильно экономила время: достаточно было ввести первые буквы электронного адреса и сразу появлялась подсказка, кому можно отправить письмо.

Коллеги из Яндекса быстро пришли на помощь: увеличили лимит для адресов до 60 символов и настроили работу функции Global Address List, чтобы в поле «Кому» подгружались записи из адресной книги.

Перешли на Яндекс Диск и сохранили документы

Чтобы решать рабочие задачи, нам нужно обмениваться не только электронными письмами, но и файлами. Документы обычно «тяжёлые», поэтому мы оплатили тариф, по которому в облачном хранилище предоставляется 1 ТБ места на сотрудника. Миграция происходила экстренно, все торопились и по ошибке нам предоставили всего 10 ГБ на каждого пользователя ― это критично мало, чтобы перенести файлы. Мы написали в техподдержку Яндекс 360, и они оперативно увеличили объём до 1 ТБ.

После смены сервиса обмениваться файлами стало даже проще: сотрудники отмечают, что документы загружаются и скачиваются быстрее. Несмотря на то, что перемены были вынужденными, мы довольны тем, как удалось организовать работу с Яндекс Диском.

Установили Телемост в переговорные комнаты

Онлайн-переговоры ― важная часть бизнес-процессов в нашей компании. Офисы разбросаны по всей стране: когда нужно коллективно обсудить какой-то вопрос, мы встречаемся на видеоконференции. Раньше делали это с помощью Microsoft Teams ― к платформе было подключено оборудование во всех переговорных.

Сейчас встречи с коллегами и контрагентами проходят через Телемост. Из плюсов, которые отметили сразу, ― качество звука. Оказалось, что он ощутимо лучше, чем тот, к которому привыкли в Teams. Первое время не радовала картинка, но команда Яндекс 360 быстро это исправила.

Мы стали использовать Телемост не только на созвонах, но и на внутренних офлайн-встречах. С помощью сервиса удобно включать демонстрацию экрана и открывать документы и таблицы в хорошем разрешении.

Освоили новые сервисы за полтора месяца с помощью команды Яндекс 360

Резкая смена рабочих инструментов ― стресс и для сотрудников, и для руководства. Никто не мог предугадать, что возникнет такая ситуация и придется с нуля осваивать новые интерфейсы, разбираться в настройках и функциях, восстанавливать данные. Но мы справились с этими трудностями.

Благодаря поддержке Яндекса удалось в короткий срок и без потерь адаптироваться к изменениям. Более того, сервисы Яндекс 360 оказались по-настоящему удобными для работы и коммуникации внутри компании.