Как частной клинике выстроить онбординг с помощью Яндекс 360: инструкции, видеотренинги и трекинг задач

Когда частная клиника растёт, нагрузка на HR-специалистов увеличивается в разы. Если нескольким новым сотрудникам можно вручную выдать доступы к медицинской системе и познакомить со стандартами клиники, сделать это одновременно в нескольких филиалах по городу или регионам уже сложнее. Чтобы снять часть задач с HR-отдела, можно заранее разработать подробные программы онбординга и автоматизировать их.

Как работать с задачами, чтобы экономить время и ресурсы сотрудников

В клинику устраиваются разные специалисты: от администраторов и медсестёр до терапевтов, неврологов и других врачей. Для каждого направления программа онбординга отличается в зависимости от обязанностей и уровня ответственности персонала.

Например, врачам нужно показать, как работать в медицинской системе клиники: заполнять электронные карты пациентов, просматривать график ближайших приёмов и связываться с другими сотрудниками по рабочим вопросам. У администраторов акцент смещается: им важно рассказать о ведении записей, работе с CRM-системой, договорами и отчётами.

Чтобы HR-специалисты справлялись с большим потоком новых сотрудников, рутинные задачи можно перенести в Яндекс Трекер. В сервисе разные отделы собираются в одном пространстве, где вместе управляют задачами и настраивают процессы. Вот как это делается.

Подготовьте шаблоны программы онбординга

В Трекере есть два основных элемента, которые помогают в работе. Задачи описывают, что нужно делать сотрудникам, а очереди объединяют их по общим темам. Например, можно создать отдельную очередь для онбординга и для каждого направления подготовить шаблоны задач.

Например, для врачей HR-специалист ставит задачу по обучению работе в медицинской системе, для администраторов — тренинг по общению с клиентами, а для медсестёр — знакомство с каналами связи между персоналом. Всё это — разные типы задач, которые помогают разделить направления сотрудников.

Задачи можно оформлять в шаблоны по отдельным этапам онбординга. Например, первый — «Сбор документов», чтобы новые работники знали полный список бумаг, которые требует клиника при оформлении, в любой момент могли свериться с ним и вовремя предоставить. Второй шаблон — «Доступ к системе». Задача, где нужно зарегистрироваться, оформить личный кабинет и пройти обучение основным функциям системы.

Настройте триггеры

Триггеры — это условия, которые запускают определённые действия с задачей. Например, можно сделать так, чтобы HR-специалист получал комментарий каждый раз, когда новый администратор заканчивает работу с задачей. Так всегда будет понятно, на каком этапе сотрудник, — не нужно постоянно следить за прогрессом в Трекере.

Триггеры действуют только в очереди, для которой они были настроены. Однако их можно скопировать и добавить в другие очереди. Подробнее о том, как это сделать, читайте в Справке.

Используйте инструменты, чтобы визуализировать процессы

За короткий срок новые врачи должны успеть заполнить все документы, освоить программы и стандарты работы, администраторы — пройти обучение работе с клиентами и приступить к обязанностям, а медсёстры — разобраться в особенностях оборудования клиники. Контролировать, что адаптация идёт по плану, помогают инструменты в Трекере.

Диаграмма Ганта

Инструмент помогает визуализировать работу над задачами и следить, нужно ли перераспределять нагрузку. Руководитель или эйчар сразу видит, все ли новые сотрудники укладываются в сроки и какие задачи требуют больше времени. Например, так можно перенести первый приём врача на испытательном сроке, если он пока не успел пройти обучение работе с медицинской системой и базовое тестирование.

Дашборды

Это отдельная страница в Трекере, где в одном месте можно хранить важные сводные данные по процессам. Например, на дашборде по онбордингу можно сгруппировать задачи по работе с оборудованием или по тренингам для специалистов.

Яндекс Доски

Это онлайн-пространство, где вы можете строить диаграммы и карты процессов вместе с командой. Например, составлять дорожные карты для приёмов. На них можно отобразить задачи и расставить их по временным отрезкам: сколько минут уделяется разговору с пациентом, разным осмотрам и другим процессам. Так новым врачам будет проще ориентироваться в стандартах работы клиники.

Читайте также: Онбординг для новичков: зачем он нужен и как его организовать

Как выстроить систему обучения

В медицинской сфере важно следовать регламенту по работе с пациентами, оборудованием и личными документами, а новым работникам — запоминать, в каких файлах, почтовых рассылках или чатах искать информацию. Чтобы не приходилось лишний раз уточнять, куда обращаться при сбое оборудования или где найти нужный протокол, нужна чёткая система.

Храните полезную информацию для персонала в одном месте

Это можно сделать в Яндекс Вики. База знаний состоит из страниц, к которым можно прикреплять документы, обучающие ролики, ссылки на полезные материалы. Создайте в сервисе раздел с обучением, разделите его по направлениям специалистов и добавляйте страницы с инструкциями и регламентами. Например, «Ведение пациентов после стентирования» или «Протокол медикаментозной терапии при хронической сердечной недостаточности».

Ссылки на страницы из Вики можно добавить к нужной задаче в Трекере. Когда новому сотруднику поставят задачу, ему не придётся расспрашивать коллег и руководителей: он сам разберётся, что и как делать.

Проводите онлайн-тренинги

Когда сотрудники работают в разных филиалах, подготовка к тренингам обычно затягивается из-за логистики. Чтобы этого не происходило, можно организовать обучение в онлайн-формате, например в Телемосте.

Созвоны проводятся до 1000 участников в зависимости от тарифа. За один раз тренинг могут пройти сотрудники нескольких или сразу всех филиалов. А если в начале встречи включить запись, она сохранится на Диск. Позже ссылку можно добавить в базу знаний и Трекер, чтобы она всегда была под рукой.

Создайте чаты поддержки в Мессенджере 

В период адаптации у сотрудников часто появляются уточняющие вопросы. Можно организовать отдельные чаты, где новые врачи, администраторы и другие специалисты смогут консультироваться с коллегами. Для этого подойдёт Яндекс Мессенджер.

Полезные материалы можно закреплять на верхней панели чатов, а разные темы — обсуждать в тредах. Это комментарии к сообщениям, которые находятся в отдельном окне. Например, сотрудник может задать вопрос по протоколу хранения лекарств и уточнить детали под этим же сообщением, чтобы не засорять общую ленту.

Если автоматизировать процесс онбординга, организовать базу знаний для всех сотрудников и дать онлайн-инструменты для адаптации, новые специалисты смогут самостоятельно проходить основные этапы обучения. HR-отдел будет делегировать часть задач системе и переключится на другие важные процессы без ущерба для адаптации коллег.