Как компании запомниться гостям на мероприятии с помощью Яндекс Трекера

Компаниям важно не просто присутствовать на мероприятиях, а привлечь внимание. Мы в Яндекс 360 придумали, как сделать это ненавязчиво и с большим охватом.

На основе Яндекс Трекера, Форм и Почты создали Трекер-бар — систему быстрого заказа напитков — и вот уже два года собираем восторженные отзывы на конференциях. Показываем, как он работает, и делимся идеями, как вы можете использовать это в своём бизнесе.

Всё начиналось с кофе

Яндекс 360 часто участвует в конференциях, где ставит свои кофе-поинты — они всегда привлекают много гостей. Мы понимали, что таких точек притяжения много и нужно чем-то выделяться. При этом было бы неплохо не просто подсвечивать своё присутствие на мероприятии, но и показывать наши сервисы в деле. После некоторых раздумий пришли к идее Трекер-бара, с помощью которого человек может быстро заказать себе кофе или чай — достаточно отсканировать QR-код на экране и заполнить форму заказа.

Так мы показываем, что Яндекс Трекер можно использовать для разных целей вне компании, и сразу демонстрируем, как он работает в связке с другими сервисами Яндекс 360. В нашем случае — с Формами и Почтой

Как устроен Трекер-бар 

Трекер-бар работает по принципу живой очереди: заказы выстраиваются в цепочку и выполняются друг за другом. Для этого мы собрали меню в Яндекс Формах и связали его с Трекером: так заказы становятся задачами. Подробнее о том, как это можно сделать, читайте в Справке.

Мы также настроили интеграцию с Почтой: когда заказ выполнен, гостю автоматически отправляется уведомление о готовности напитка. Для посетителей это выглядит так:

Пользователь заполняет форму заказа

На первых мероприятиях мы ставили планшеты с предустановленной формой, которую гостю нужно было заполнить. Но так возле планшетов собирались очереди, и людям приходилось ждать. Сейчас мы размещаем QR-коды в разных местах: человек просто сканирует его и заполняет форму заказа прямо на своём телефоне.

Читайте также: Принимать заказы, изучать целевую аудиторию и собирать отзывы — как бизнесу могут помочь Яндекс Формы

Заказ попадает в Яндекс Трекер

Как только пользователь нажимает кнопку «Заказать», заявка из Яндекс Форм попадает в виде карточки на канбан-доску в Трекере с тремя столбцами: «Открыт», «Готовим» и «Заказ готов».

Эту доску мы выводим на большой экран на кофе-поинте: когда бариста берёт в работу заказ из очереди, он перемещает карточку заказа из колонки «Открыт» в «Готовим». А когда заканчивает готовить напиток — из колонки «Готовим» в «Заказ готов».

Гостю приходит письмо о выполнении заказа

Как только бариста переместил карточку заказа в колонку «Заказ готов», клиенту автоматически отправляется письмо на почту о том, что напиток можно забирать. Это удобно, если кто-то хочет отойти и посмотреть стенды или пообщаться с коллегами, пока готовится заказ.

Читайте также: Яндекс Трекер: отвечаем на вопросы пользователей

Как ещё можно использовать Трекер-бар

Механику Трекер-бара можно адаптировать для разных целей на выездных и внутренних мероприятиях. Например:

• организовывать точки для заказа мерча;
• устраивать пункты для записи на консультации или услуги;
• запускать порталы для сбора идей и предложений;
• собирать вопросы к докладам и обратную связь от клиентов и партнёров;
• регистрировать сотрудников для участия в корпоративных активностях.