Как планировать работу, чтобы перестать срывать дедлайны: разбираемся на примере Яндекс Трекера

Каждый день появляются новые личные и рабочие задачи, за ними где-то в памяти теряются старые, а сроки горят. Для наведения порядка есть простое решение — таск-менеджер Яндекс Трекер. В статье рассказываем, чем полезен этот инструмент и как с его помощью стать более организованным.

Что такое таск-трекер и зачем он нужен

Когда в команде или над одним проектом трудится больше трёх человек, без таск-трекера не обойтись. Это приложение или веб-сервис, который выглядит как дашборд с карточками для управления задачами и соблюдения дедлайнов. Там же может храниться вспомогательная информация по каждому проекту, вестись обсуждение, расставляться дедлайны, составляться описания и чек-листы.

Таск-трекер помогает:

• организовывать все дела в удобном виде;
• фокусироваться на более важных делах, не держа в голове много мелких задач;
• оценивать нагрузку и укладываться в дедлайн;
• сделать рабочие процессы более эффективными.

Яндекс Трекер — это российский сервис, с помощью которого можно контролировать все рабочие процессы в одном месте, организовывать совместную работу команд и управлять задачами с помощью досок. Ниже рассказываем, как работает инструмент.

Постановка целей и приоритетов в Яндекс Трекере

Для каждой конкретной задачи в Трекере сотрудники заводят отдельные страницы. В них можно добавить описание, чек-листы, указать сроки выполнения, проставить ссылки на связанные задачи, добавить сотрудников, ответственных за выполнение. В карточке можно обсуждать детали, согласовывать результаты и фиксировать договорённости. Все прикреплённые к задаче участники будут автоматически получать уведомления о новых комментариях.

Слишком объёмные поручения и проекты дезориентируют. Непонятно, как к ним подступиться и с чего начать выполнение. Чтобы не откладывать дела на потом и действовать рационально, можно разбивать большие дела на подзадачи и отводить на их выполнение ресурсы и время.

Выстраивать задачи в очередь по приоритету можно с помощью таких техник, как матрица Эйзенхауэра. Эта методика помогает сортировать дела по приоритетности. Внедрить такую систему можно и в Яндекс Трекер. Для этого нужно маркировать задачи тегами или цветом в соответствии с матрицей. Так они будут бросаться в глаза при переходе на стартовую страницу сервиса.

Планирование сроков и дедлайнов

Чтобы работа со сроками была более наглядной, в Трекере используется диаграмма Ганта. Это график для визуализации всех задач и этапов проекта во времени. На нём удобно следить за последовательными и параллельными делами.

Прямо на графике удобно менять исполнителей и даты дедлайнов. Сроки выполнения задач отмечаются на диаграмме полосками. Начало полосы расположено у даты старта проекта, а конец — у финиша. А если дедлайн уже близко или срок исполнения был просрочен, кусочек полоски подсветится на диаграмме красным цветом.

Трекер также помогает фиксировать прогресс выполнения. Для этого есть удобный инструмент — учёт времени. Прямо внутри страницы задачи есть блок-таймер. В начале работы можно указать время, которое планируется потратить на выполнение задачи, а в конце — поставить таймер на стоп. С помощью этого инструмента можно более точно планировать сроки выполнения аналогичных задач в будущем.

Управление изменениями и контроль прогресса

Частенько в рабочих процессах бывает так, что выполнение одной задачи зависит от готовности другой. Если обозначить эту взаимосвязь в Трекере, все участники проекта будут видеть сразу весь рабочий процесс и лучше его контролировать.

В каждом проекте можно назначить ответственного, указать сроки и статус проекта и отслеживать прогресс.

Трекер позволяет отправлять напоминания о задачах — это может быть уведомление в самом сервисе, письмо на электронную почту или сообщение в Телеграме. Такие уведомления можно отправлять не только себе, но и коллегам.

Для работы с задачами в Трекере предусмотрено несколько шаблонов для задач и комментариев. Они помогают тратить меньше времени на создание карточек дел и их комментирование.

О том, какие бизнес-процессы перенести в Яндекс Трекер, чтобы повысить их эффективность, читайте в статье.

Обзор встроенных инструментов автоматизации

Автоматизировать рутину и сэкономить время на выполнение ежедневных простых задач в Трекере можно с помощью триггеров, автодействий и макросов.

• Триггер — это цепочка действий, которая запустится автоматически при выполнении определённых условий. Например, с помощью триггера дизайнер может автоматически поставить задачу на размещение инфографики на сайте верстальщику, когда закончил работу и перевёл задачу в статус «Разрешён».
• Автодействия запускаются автоматически с заданной периодичностью. К примеру, программист может настроить появление на доске задачи для проведения ежемесячного резервного копирования. Раз в месяц эта задача будет всплывать автоматически, и не нужно будет постоянно о ней помнить.
• Макросы — это продвинутые инструменты, которые можно внедрить в Трекер. Тогда по кнопке на странице задачи будут происходить определённые изменения. Например, устанавливаться срок и исполнитель.

Заключение и практические советы

• Чтобы эффективно управлять своим рабочим временем, фокусироваться на важном и контролировать свой прогресс по задачам, используйте таск-трекеры.
• Яндекс Трекер помогает в работе как небольшим командам, так и крупным компаниям. Сервис предназначен для организации процессов и управления рабочими задачами. В нём можно создавать проекты, следить за сроками и прогрессом в задачах.
• Чтобы сделать процессы управления работой более наглядными и организованными, в Трекере используется диаграмма Ганта для составления календарного плана работ над задачами. Когда дедлайн будет близок, система выделит задачу красным цветом для привлечения внимания и отправит уведомление.
• В Трекере собрано несколько полезных инструментов, которые помогут разобраться с рутинными задачами для экономии времени, а также соберут отчёты о часах, потраченных на проект, чтобы оценить эффективность команды.