От идеи до реализации: как Яндекс Трекер помогает компаниям планировать мероприятия

В продвижении компаниям помогают мероприятия для клиентов и партнёров. Такие события требуют аккуратной организации, иначе ошибка повлияет на имидж и доверие гостей. Рассказываем, как Яндекс Трекер помогает структурировать и упростить управление мероприятиями.

Что такое ивент-менеджмент

Ивент-менеджмент — это управление мероприятиями, например, презентациями, выставками или конференциями. Для компании это возможность привлечь внимание к бренду, развить сеть партнёров или прорекламировать новый продукт.

Управлением событиями занимается ивент-менеджер. Он может работать в штате компании или в профильном агентстве. В обоих случаях он должен уметь грамотно организовать все этапы — находить площадку и подрядчиков, эффективно распределять бюджет, следить за самим мероприятием и собирать обратную связь.

Какие бывают мероприятия

Мероприятия устраивают в самых разных сферах — от науки до политики. В статье расскажем об ивентах в бизнес сфере. Их условно делят на категории, от которых зависит масштаб, тема и формат.

Масштаб. Мероприятия могут различаться по уровню значимости и проходить на разных площадках:

• Локальные. Как правило, проходят на территории компании, например, в шоуруме одежды проходит праздничный вечер в честь открытия.
• Региональные. Проводят в компаниях с несколькими филиалами. Так, в честь дня рождения сеть автодилеров организует мероприятие в головном офисе или одновременно на территории всех подразделений.
• Федеральные. Крупные компании устраивают форумы или презентации для гостей со всей страны. Например, конференцию или форум.

Темы. От этого параметра зависит программа ивента:

• Деловые: презентация нового продукта, тренинг или семинар.
• Культурные: концерт или открытие выставки.
• Образовательные: открытые лекции или онлайн-конференции.
• Социальные: благотворительная вечеринка, экологическая акция или спортивный турнир.

Форматы. Ивент-мероприятия в бизнесе делятся на форматы B2C и B2B. B2B-события проводят для партнёров, например, компания по производству массажных столов приглашает физиотерапевтов для демонстрации функционала. B2C-ивент организуют для потребителей. Так, супермаркетустраивает дегустацию новой линейки молочной продукции.

Что входит в ивент-менеджмент

Чтобы событие прошло успешно, ивент-менеджеру нужно решить большой пул задач. Упростить и систематизировать работу на каждом этапе поможет Яндекс Трекер. Рассмотрим план мероприятия на примере организации дня рождения компании:

Сбор информации. На этом этапе важно определить:

• цель мероприятия;
• масштаб и тему события;
• сколько ресурсов компания может выделить.

Информацию удобно собрать в Трекере при помощи Яндекс Форм. Менеджер настраивает опрос: добавляет нужные поля и выпадающие списки. Далее он размещает форму в интерфейсе Трекера и делится ссылкой с руководителем компании. Когда все данные заполнены, автоматически создаётся задача, а ивент-специалист приступает к планированию.

Разработка концепции. Менеджер прописывает программу и смету. День рождения компании может включать выступление директора, розыгрыш услуг, вручение грамот и подарков для постоянных поставщиков и развлекательные шоу.

Чтобы ничего не забыть, ивент-менеджер создает в Трекере проект по организации мероприятия. К нему удобно подключить всех коллег, а также руководителя для отслеживания процесса.

Всю работу удобно разделить на отдельные задачи с исполнителями и сроками выполнения, например, поиск площадки или подрядчиков. Между ними можно устанавливать связи разного типа. Например, работа с гостями будет включать в себя составление списка и подготовку пригласительных. А арендовать столы можно только после утверждения списка гостей, которые согласились прийти. Когда одна задача будет выполнена, статус второй автоматические изменится, и она станет доступной для работы.

Поиск и подготовка площадки. Для мероприятия компания арендует конференц-зал, в котором удобно разместить зону для выступлений, стойки с информацией о значимых проектах и столы для кофе-брейка. Также менеджеру нужно позаботиться об оборудовании: убедиться, что в зале есть всё необходимое, например, проектор, удобные стулья и столы.

К задаче по подготовке площадки легко прикрепить файл с данными по подходящим помещениям и условиям аренды.

Работа с подрядчиками. К ним относятся изготовители сувениров, печатной рекламной продукции, кейтеринг, ведущий. Ивент-специалист следит за документооборотом: заключает договоры и готовит акты. Их также удобно хранить прямо в Трекере.

Продвижение мероприятия. День рождения компании — событие для ограниченного круга гостей, но можно поделиться пост-релизом в местных СМИ. Это повысит узнаваемость компании и поможет продвигать услуги в будущем.

Общение с коллегами из других отделов, например, копирайтером, дизайнером или маркетологом удобно вести прямо в карточке задачи. Там же легко прикрепить список СМИ и отслеживать ответы и условия размещения публикаций.

Координация. Менеджер следит за процессом от начала и до конца — координирует работу всей команды и вовремя реагирует на форс-мажоры. Если внезапно закончился кофе или кто-то из гостей не может найти адрес, специалист помогает быстро разрешить вопрос.

Анализ эффективности. После мероприятия ивент-менеджер собирает обратную связь и подводит итоги. Это нужно, чтобы оценить показатель успешности проведённой работы. Здесь помогут дашборды: на них собирают графики и таблицы, чтобы наглядно увидеть все данные. Например, на такой доске можно собрать отчёт для руководителя.

Спустя время можно создать онлайн-опрос в Яндекс Формах и разослать его по почте всем посетителям вместе с просьбой поделиться мнением о прошедшем мероприятии.

Коротко: как управлять мероприятиями

• Ивент-менеджмент — это управление разными мероприятиями для продвижения компании.
• Мероприятия различаются по масштабу, тематике и типу коммуникаций — B2C и B2B.
• Ивент-менеджер составляет план проведения мероприятия и следит за процессом от и до: формирует идею, считает смету, контролирует реализацию и подводит итоги.
• Планирование мероприятия удобно проводить в Яндекс Трекере. С помощью сервиса менеджер ставит задачи, назначает ответственных и следит за сроками выполнения. Также специалист подводит итоги ивента и создаёт наглядные отчёты, чтобы учесть опыт работы в будущем.