От сырых данных к готовому выводу: как Алиса Про в Яндекс Таблицах помогает бизнесу

Каждый третий офисный сотрудник тратит до четырёх часов в день на рутину. Зачастую это время уходит на попытки вручную достать из массивов данных конкретные ответы. Например, проверить тональность отзыва или найти, какой товар просел в динамике за последний месяц. 

Чтобы ускорить процессы, можно заставить команду выучить сотню сложных формул, а можно перенести процессы в Яндекс Таблицы, где работу с данными заберёт на себя ИИ-ассистент Алиса Про. Ниже — пять рабочих способов, в которых ИИ-помощник автоматизирует рутину и освобождает время на принятие решений.

Посчитать показатели, не вспоминая формулы

Алиса Про сама подбирает формулу для расчёта, а результат рассчитывается автоматически. В Яндекс Таблицах ИИ-ассистент поможет рассчитать KPI сотрудников, размеры бонусов по выполнению плана и среднего чека, расходы на конкретную категорию товара.

Обратиться к Алисе Про можно любым из четырёх способов:

• выбрать ИИ-ассистент через меню «Вставка» → «Функция»;
• нажать на нужную ячейку правой кнопкой и в контекстном меню выбрать «Функции Алисы Про»;
• начать вводить в ячейку =АЛИСАПРО вручную;
• нажать на значок ИИ-ассистента на панели инструментов.

Например, менеджер готовит информацию по остаткам продукции. В таблице есть список товаров, цена, количество, а также отметка, есть ли товар на складе или поставка ожидается. Нужно рассчитать только стоимость позиций, которые сейчас есть в наличии. Но менеджер не помнит, как задать в формуле нужное условие.

Чтобы посчитать стоимость товаров на складе, можно в нужной ячейке ввести промпт. Например: =АЛИСАПРО("Составь формулу: цену услуги в ячейке B2 и умножь её на количество из ячейки C2, покажи результат только для строк, где в столбце E написано 'Да'"). 

Листайте вправо, чтобы посмотреть, как работает ИИ-ассистент. 

Читайте также: 10 формул в Яндекс Таблицах, чтобы считать выручку, KPI сотрудников и решать другие задачи

Быстро разбить длинный список на категории

Компания обновляет каталог офисной техники: в таблицу загрузили названия моделей от поставщика, но без типа устройства. Для сайта и внутреннего учёта позиции нужно разделить на категории. Если делать это вручную, сотруднику придётся открывать карточки товаров и сверять характеристики каждой модели.

С Алисой Про получится автоматизировать такую разметку. Опишите задачу ИИ-ассистенту: «Для каждой строки определи, это принтер или сканер». Затем выберите диапазон для анализа. Алиса Про проанализирует информацию в ячейках и сверит её с данными в интернете.

Листайте вправо, чтобы посмотреть, как это работает в Таблицах. 

Разобраться с отзывами клиентов

После запуска онлайн-курса компания собирает обратную связь от клиентов через Яндекс Формы: все вопросы и комментарии автоматически попадают в одну таблицу. В сотнях сообщений пользователи описывают проблемы с оплатой, спрашивают, как получить доступ к заданиям, или рассказывают об ошибках при воспроизведении видеоуроков. Сотрудник может прочитать все отзывы и проанализировать их самостоятельно, но это потребует много времени.

Чтобы быстро увидеть, какие обращения требуют внимания в первую очередь, выберите функцию «Определить тональность». Алиса Про предложит готовый вариант запроса, который при необходимости можно сократить или дополнить своими условиями.

Листайте вправо, чтобы увидеть, как ИИ-ассистент определяет тональность сообщений. 

Если нужно понять, какие проблемы встречаются в обращениях чаще всего, попросите Алису Про сгруппировать сообщения и составить сводку. Например: «Проанализируй обращения клиентов и раздели по темам — доступ к курсу, оплата, воспроизведение видео, домашние задания, вход в аккаунт, положительная обратная связь. Составь таблицу с тремя столбцами: обращение, категория, краткая причина обращения».

Извлечь данные из неструктурированного текста

После общения с клиентами менеджеры сохранили заметки в таблице. Данные записаны в свободной форме, поэтому перед загрузкой в CRM их нужно искать и переносить в отдельные столбцы. Если постоянно делать это вручную, то не хватит времени на новых клиентов — они будут находиться в режиме ожидания.

Алиса Про найдёт нужную информацию внутри текста и разложит её по отдельным столбцам. Допустим, можно попросить ИИ-ассистента: «Извлеки адреса из каждой строки». В формуле укажите весь диапазон, например A2:A9. Алиса Про найдёт адреса в каждой строке и выведет их рядом — по одному напротив каждой заявки. 

Получить пояснение или расшифровку прямо в таблице

Иногда в таблице нужно проверить факт, расшифровать термин или добавить короткое пояснение к данным. Например, компания готовит отчёт по рекламным кампаниям для клиента. В таблице есть список показателей: CPA, CTR, CR и другие сокращения. Чтобы коллегам и заказчику было проще разобраться в отчёте, нужно добавить рядом с каждым показателем короткое и понятное объяснение. Вручную вносить в таблицу расшифровку каждого термина неудобно.

Выберите ячейку рядом с нужным показателем, введите =АЛИСАПРО и задайте вопрос: «Объясни, что означает этот показатель в маркетинге, простыми словами». Алиса Про добавит ответ прямо в таблицу — например, в соседний столбец. 

Полученный результат можно скопировать из ячейки и использовать в другом документе или отправить коллегам.

Больше примеров запросов к функциям Алисы Про в Яндекс Таблицах читайте в Справке.