Проверка орфографии, раскрывающиеся списки: какие ещё функции Яндекс Документов помогают выполнять задачи эффективнее

Работа с документами часто замедляется из-за рутины: исправления опечаток, поиска ошибок в таблицах или нужных данных. Функции Яндекс Документов помогают быстрее справляться с такими задачами и редактировать один файл большой командой.

Оформлять типовые документы по единому стандарту

Договоры, коммерческие предложения, отчёты часто готовят несколько сотрудников. Например, менеджеры оформляют предложения для клиентов, но используют разные шаблоны, по-разному заполняют шапку документа или ставят дефисы вместо тире. Колонтитулы и автозамена в Яндекс Документах помогают быстрее привести документы к единому виду перед согласованием.

Название компании, номер страницы и дату можно добавить на все страницы. Если нужно для рабочих задач, можно сделать отдельный колонтитул для первой страницы или разные варианты для чётных и нечётных — например, в договорах, инструкциях и других многостраничных файлах.

Листайте вправо, чтобы посмотреть, как добавить колонтитулы и как они будут выглядеть в Документах.

Сотрудникам не нужно вручную исправлять типографические ошибки. В Документах есть автозамена, которая приведёт оформление документа к единому стилю. При наборе текста функция заменит дефисы в предложениях на тире, «кавычки-запятые» — на «ёлочки», строчные буквы в начале предложения — на заглавные. 

Чтобы создать маркированный или нумерованный список, нужно ввести «*» или «1» в начале строки и нажать пробел. А если сотрудник внесёт в документ почтовые адреса и ссылки, то они автоматически станут кликабельными.

Быстро проверять тексты перед отправкой

Перед отправкой на согласование руководителю или клиенту команда дополнительно сверяет текст: менеджер вычитывает заявку на тендер, редактор — SEO-текст, специалист по пиару — пресс-релиз, а юрист — отчёт для госорганов. В Яндекс Документах сотрудники могут сразу увидеть ошибки и узнать, укладываются ли они в требования по объёму.

Текстовый редактор подчеркнёт ошибки красной волнистой линией, а при клике правой кнопкой мыши предложит варианты исправления. Проверка сработает как для русского, так и для английского языка. А в статистике документа специалист увидит количество слов, символов с пробелами и без, абзацев и страниц. 

Листайте вправо, чтобы посмотреть, как работать с «Проверкой орфографии» и «Статистикой документа».

Если тексту нужна значительная доработка, можно обратиться к Алисе Про — она встроена в Документы. Умный ассистент не только исправит ошибки и опечатки, но и скорректирует материал в нужной стилистике и соберёт чеклист. 

Читайте также: Какие задачи бизнеса можно доверить нейросети в Яндекс Документах

Наводить порядок в таблицах

Сотрудники могут по-разному вносить одни и те же значения в таблицы. Например, проставлять статус задач — «Завершено», «Готово», «Финал». Из-за разных формулировок потом не получится найти сразу все готовые задачи. Чтобы этого избежать, в Яндекс Таблицах можно настроить раскрывающиеся списки и выбирать повторяющиеся значения из готовых вариантов. Бухгалтер сможет выбрать статус оплаты, менеджер продаж — этап сделки, а менеджер проекта — статус задачи.

Значения для списка сотрудник может ввести вручную, например статусы «В работе» и «Готово». А если нужные значения уже есть в таблице, можно указать диапазон ячеек с ними — они появятся в раскрывающемся списке. И тогда команда будет ориентироваться на готовые варианты статусов, а не писать их в ячейке каждый раз. 

Листайте вправо, чтобы посмотреть, как настроить раскрывающийся список.

Чтобы необходимые данные автоматически выделялись цветом или шрифтом, сотрудник может настроить условное форматирование. Например, задать числовые или текстовые условия под задачи разных отделов:

• если сумма меньше 1 000 — выделить ячейку жёлтым;
• если в отзыве есть слово «ужасно» — подсветить красным и сделать текст жирным;
• если срок сделки истекает через неделю — закрасить серым.

Если одного условия недостаточно, сотрудник может объединить сразу несколько в одной формуле. Например, подсвечивать только задачи, у которых одновременно высокий приоритет и приближается дедлайн. Подробнее о том, как задать условие и управлять правилами, можно прочитать в Справке.

Листайте вправо, чтобы посмотреть, как настроить условное форматирование в Документах.

Читайте также: Как упростить работу с данными в Яндекс Таблицах с помощью функции ЕСЛИ

Упростить расчёты и оформление таблиц

В ежемесячном отчёте могут быть десятки формул вроде F25:F48. Ошибка в одной — и придётся искать неточность, исправлять и проверять, какие значения ещё затронуты. Понятные названия особенно важны, когда с таблицей работают несколько специалистов: бухгалтер проверяет поступления и расходы, менеджер — выручку по сделкам, маркетолог — затраты по рекламе. В Документах вместо адресов ячеек F25:F48 сотрудники могут видеть названия диапазонов, а значит, будут быстрее разбираться в расчётах и итоговых значениях.

Чтобы в формулах сразу было понятно, какие данные участвуют в расчёте, адреса ячеек можно заменить простыми названиями. Например, назвать диапазон A1:B10 «Продажи» и написать в строке формул не =СУММ(A1:B10), а =СУММ(Продажи). 

Листайте вправо, чтобы посмотреть, как настроить название диапазона.

Иногда помимо расчётов и текстовых данных сотруднику нужно добавить изображения — например, логотип компании для брендирования таблицы или схему для пояснения данных. В Яндекс Таблицы можно вставлять изображения в форматах JPG, JPEG, PNG и GIF. Так вся информация будет храниться в одном документе.

Листайте вправо, чтобы посмотреть, как добавить изображение в таблицу.

В одном файле с задачами может работать большая команда

Над общими отчётами часто работают сразу несколько отделов. Если каждый редактирует свою версию файла, данные потом приходится сводить вручную, а часть правок легко потерять.

В Яндекс Документах над одним файлом могут одновременно работать до 400 сотрудников. Изменения разных пользователей сразу появляются в документе, даже если они редактируют его одновременно. 

Для командной работы в Яндекс Документах есть привычные инструменты: можно настроить права доступа для просмотра или редактирования, обсудить замечания в комментариях и посмотреть историю правок. 

Все функции сервиса доступны как в облаке, так и на собственных серверах компании. Второй вариант подойдёт организациям, которым важно хранить данные в своей инфраструктуре и самостоятельно управлять доступом к ним.

Все возможности Документов и Таблиц доступны в Яндекс 360 для бизнеса. Сравнить тарифы и набор функций можно на сайте.