Зачем бизнесу нужен корпоративный мессенджер и как в нём работать: разбираем на примере сервиса Яндекс 360

Согласно исследованию Яндекс 360 и A2:Research, 68% сотрудников решают рабочие вопросы в чатах, а 33% пользователей не разделяют рабочие и личные переписки. Из-за этого потоки сообщений легко путаются: по ошибке можно отправить отчёт маме, а фото любимого кота — начальнику. Навести порядок в деловой коммуникации поможет корпоративный мессенджер. Рассказываем, как он упрощает взаимодействие между сотрудниками и чем будет полезен бизнесу.

Что такое корпоративный мессенджер

Корпоративный мессенджер — это инструмент для мгновенного обмена сообщениями и материалами исключительно между сотрудниками компании. Решение может размещаться на локальном сервере компании или в облаке и интегрироваться с CRM-системой, базой данных, инструментами рассылок. В таких сервисах удобно создавать групповые чаты для большого количества участников.

Всё общение происходит в закрытом рабочем пространстве, поэтому за конфиденциальность информации можно не волноваться. Доступ открывает администратор: случайные люди не прочитают переписку.

Мессенджер для бизнеса может включать разные опции: аудио- и видеозвонки, опросы, бот-платформу и другие. Важно, чтобы он поддерживал треды — ветки комментариев под конкретным сообщением в чате или канале. Благодаря им можно быстро вернуться к определённому обсуждению, не пролистывая сотни сообщений на отвлечённые темы.

Какие бывают корпоративные мессенджеры

Корпоративные мессенджеры можно условно разделить на две категории:

1. Самостоятельные сервисы — например, amo от amoCRM. В таких приложениях можно созваниваться, создавать чаты и каналы. Они удобны, если ваша главная цель — организовать быструю слаженную коммуникацию внутри команды.
2. Сервисы, которые входят в состав виртуальных офисов — комплексных решений для совместной работы. К ним относится и Яндекс 360. Компания приобретает подходящий тариф и получает набор инструментов для совместной работы: от Календаря и Диска до Телемоста и Мессенджера. Так сотрудники могут не только общаться в чатах, но и планировать события и вести деловую переписку с клиентами и подрядчиками в почте.

Читайте также: Тарифы Яндекс 360: 4 причины подключить прямо сейчас

Яндекс Мессенджер для бизнеса: возможности и преимущества

Мессенджер доступен на Android, iOS, Windows, macOS — решать рабочие задачи можно откуда угодно, даже с телефона в дороге.

Сервис входит в состав виртуального офиса Яндекс 360, который также включает в себя Почту, Диск, Документы, Телемост, Календарь, Трекер, Вики, Формы, Доски, Рассылки и Заметки. Можно вести переписку, работать с документами, назначать и проводить видеовстречи в рамках одной платформы.

Рабочие диалоги не смешиваются с личными

Всё общение происходит в закрытом контуре, поэтому вы можете быть уверены, что у посторонних нет доступа к данным компании. В аккаунте каждого сотрудника есть два пространства — рабочее и личное. Между ними можно переключаться, но переслать сообщение и документ из деловой переписки родственнику или другу технически невозможно.

Вся информация находится в безопасности

Переписка доступна только отправителю и получателю, а звонки защищены технологиями шифрования. Для дополнительной защиты можно подключить SSO — авторизацию по единому логину. Так организации проще управлять доступами сотрудников к сервисам из разных систем.

Легко найти контакты любого сотрудника в адресной книге

В Мессенджере не придётся добавлять человека в контакты, чтобы написать ему. Поскольку сервис входит в тариф виртуального офиса вместе с Почтой, Календарём, Диском и другими инструментами Яндекс 360, все сотрудники автоматически появляются в адресной книге компании. Их легко искать по именам и email-адресам.

Удобно общаться по рабочим вопросам с коллегами

В Мессенджере есть привычные форматы общения: переписка, голосовые и созвоны. Отвечать коллегам можно в том числе реакциями — например, чтобы подтвердить присутствие на грядущей встрече. Чат с командой не захлестнёт поток одинаковых «Я приду» от сотрудников.

Чтобы быстро доносить информацию и получать обратную связь, собеседники в диалогах могут:

• Выделять важное. Если при отправке нажать на молнию, оповещение придёт всем — даже тем, у кого отключены уведомления.

В самом сообщении можно расставить акценты с помощью визуального редактора в веб-версии и приложении для ПК. Пользователям доступно несколько вариантов стиля: жирный, курсив, подчёркнутый, зачёркнутый, моноширинный, код, ссылка.

• Проводить опросы. Узнать мнения коллег и принять решение помогут голосования: можно совместно выбрать место для корпоратива или дату совещания.

• Расшифровывать аудио. Многие предпочитают общаться голосовыми сообщениями, но это неудобно, например, когда человек в дороге. Если длина аудио не более 10 минут, Мессенджер автоматически сделает текстовую расшифровку.
• Создавать каналы с новостями компании. Отдел продаж может рассказать о крупной сделке, бухгалтерия — о сроках выдачи зарплаты, а отдел персонала — прислать подборку книг о тайм-менеджменте.

Можно приглашать в диалоги и созваниваться с пользователями не из организации

В Мессенджере удобно общаться не только с коллегами, но и с пользователями не из организации. Для этого им необязательно быть клиентами онлайн-офиса — подойдёт учётная запись любого сервиса в Яндексе. Так можно обсуждать рабочие вопросы с заказчиками и партнёрами.

Есть три способа добавить внешние контакты в Мессенджер:

Отправить ссылку. Самый простой способ, чтобы оперативно обсудить вопрос. Человек перейдёт по ссылке и попадёт в личный чат с сотрудником, при этом доступа к другим рабочим чатам у него не будет.

• Предоставить доступ как гостю. Если компании нужно пригласить подрядчика или партнёра в некоторые рабочие чаты, администратор организации может открыть пользователю гостевой доступ. Приглашение отправляется на почту — по ссылке получатель сразу попадает в Мессенджер. Войти нужно с тем же электронным адресом, на который пришло письмо. При этом корпоративные данные остаются под защитой: гость не может сам присоединиться к другим чатам организации или выйти из тех, куда его пригласили, — за это отвечают только сотрудники.
• Связать организации в федерацию. Если две компании часто общаются друг с другом и обе пользуются виртуальным офисом Яндекс 360, можно объединить их в одном пространстве Мессенджера. Так коллеги будут видеть и находить друг друга в поиске по контактам, создавать общие чаты, а также созваниваться с видео и без.

Треды помогают разделить обсуждения внутри одного чата

Отдельные темы удобно обсуждать в тредах. Первое сообщение станет темой, ответы на него — комментариями. Так можно организовать дискуссию по любому вопросу и при этом не мешать общему диалогу.

Участники могут управлять подписками на треды и отслеживать только важную для себя информацию. Когда сотрудник оставляет комментарий либо его упоминают, он автоматически подписывается на обсуждение. После этого ему будут приходить пуш-уведомления о новых сообщениях. Если тема больше не актуальна, подписку можно отменить. Для удобства треды группируются в отдельной папке.

Читайте также: Что такое треды и как с ними работать — на примере Яндекс Мессенджера

Можно подключить чат-бота для решения задач

Мессенджер позволяет сделать чат-бота через открытый API, чтобы быстро обрабатывать типовые запросы от персонала. Бот сэкономит время специалистов, так как он может:

• Взять на себя обязанности HR-отдела. Бот будет проводить пульс-опросы и помогать в онбординге новичков: знакомить с документами, отвечать на вопросы.
• Оптимизировать работу с документами. Через бота можно получить справку о зарплате или выписку из трудовой — коммуникация между отделами будет быстрее.
• Собрать чат для решения срочных задач. Если возникла проблема, например поломка оборудования или баги в программном обеспечении, бот сам создаст чат и пригласит в него нужных участников.

Удобно, что отдельно платить за Мессенджер не нужно: он уже входит в виртуальный офис Яндекс 360. Подробнее узнать о сервисе можно на сайте.