Зачем компаниям бот в Мессенджере? 6 сценариев для разных бизнесов

Чат-боты — один из популярных инструментов автоматизации в бизнесе: в России их используют 42% опрошенных компаний. Обычно ботам делегируют задачи отдела продаж или технической поддержки, хотя они могут взять на себя часть нагрузки разработчиков, юристов и других специалистов. 

Если ваша компания использует для корпоративного общения Яндекс Мессенджер, то вы можете создать в сервисе собственных ботов. С помощью бот-платформы Bot API ваш IT-специалист может прописать сценарий работы для бота, интегрировать в него ИИ или настроить связь с другим сервисом. 

Пётр Ланцов, владелец продукта Яндекс Телемост и Яндекс Мессенджер, поделился идеями для разных бизнесов — каких ботов-помощников можно сделать и для чего.

Ритейлеру, чтобы собирать ежедневную отчётность

У торговой сети есть несколько точек в городе. За каждой закреплён управляющий, в обязанности которого входит ежедневно отчитываться о продажах и выручке генеральному директору. Отчётность собирает помощник гендиректора: на его почту приходят все цифры, а он оформляет их в понятный документ и передаёт руководителю. Если к концу рабочего дня нет письма от какого-то магазина — помощнику приходится звонить и напоминать. 

Если сотрудники и руководители торговой сети решают рабочие вопросы в Мессенджере, они могут в нём же сдавать ежедневную отчётность боту. Бот будет писать каждому управляющему в личные сообщения каждый день в определённое время, чтобы задать нужные вопросы и зафиксировать ответы. Если пользователь не ответит сразу или сделает паузу на одном из вопросов, бот пришлёт напоминание. Можно настроить свой интервал для повторных сообщений — например, через 5, 15 и 30 минут. 

Когда все управляющие передадут информацию, бот суммаризует её в одно сообщение и выделит главное жирным шрифтом. Такую механику можно настроить, если интегрировать в бота искусственный интеллект. Генеральный директор получит готовый отчёт в личные сообщения — бот пришлёт его в режиме «Важное».

IT-компании, чтобы оперативно справляться с инцидентами

Стартап развивает своё мобильное приложение. Иногда в работе сервиса возникают ошибки: команде разработчиков важно быстро их устранять, чтобы не потерять доверие пользователей. Сейчас в компании практикуют дежурства: ответственный сотрудник мониторит состояние сервиса, а в случае возникновения проблемы собирает коллег в отдельном чате. Получается, что дежурному нужно знать, кто за что отвечает в команде, чтобы правильно среагировать.

Можно настроить связь бота в Мессенджере с внешней системой, которая отслеживает сбои в работе приложения, — например, Grafana или Yandex Monitoring. Тогда бот частично разгрузит дежурного: он будет отправлять ему оповещения, когда нужно проверить конкретные параметры. А если возникнет серьёзная проблема — бот может прислать предупреждение в командный чат разработки и сразу приложить ссылку на отдельный чат для решения. Так профильные специалисты быстро подключатся к обсуждению. 

В отдельный чат бот пришлёт подробности инцидента: когда случился сбой и в какой части сервиса. Он может закрепить это сообщение, если дать такую команду через Bot API. Специалисты предметно обсудят ситуацию и предложат свои решения: если в итоге нужно будет выбрать одно из них, бот запустит опрос. Каждый участник чата нажмёт в опроснике на тот вариант, который считает оптимальным, а бот подсчитает голоса и покажет финальный результат.

Маркетинговому агентству, чтобы контролировать доступы к конфиденциальной информации

Агентство сотрудничает с компаниями из разных сфер: производство, строительство, финансы. Клиенты, как правило, просят подписать договор о неразглашении. Поэтому руководитель агентства и проджект-менеджеры стараются разграничивать доступы к данным внутри команды. Под каждый проект создаётся отдельный чат в Мессенджере: в него добавляют только нужных маркетологов, дизайнеров и других специалистов. Когда сотрудник закрывает все свои задачи на проекте, его удаляют из чата. Но контролировать доступы становится всё сложнее, потому что число клиентов и чатов постоянно растёт. 

Таск-трекер, в котором агентство ведёт проекты, может передавать боту информацию в формате произвольных уведомлений: например, «Пётр Иванов закрыл все свои задачи в проекте Х». Когда бот получит такой сигнал, он сразу уберёт этого человека из проектного чата. А если туда же нужно будет добавить нового пользователя — можно запрограммировать бота так, чтобы он сделал это автоматически и отправил уведомление о смене участников. Например, бот может исключить из чата дизайнера, который сдал и согласовал макеты, и добавить таргетолога, который будет настраивать рекламу. 

Читайте также: «Больше не берём диктофон на созвоны»: как креативное агентство экономит до 2 часов в день с сервисами Яндекс 360

Строительной компании, чтобы быстро согласовывать документы

Ежемесячно через компанию проходят сотни документов: проекты, сметы, договоры, акты и другие. Сотрудник, который отвечает за конкретный документ, рассылает его по почте и ждёт ответных писем с подтверждением. Например, генеральный план объекта внутри компании утверждает главный инженер, руководитель архитектурно-строительной службы, специалисты по пожарной безопасности и охране труда, эколог. Бывают ситуации, когда сроки поджимают, — тогда приходится по несколько раз обзванивать всех, кто должен согласовать документ, и напоминать.

Можно настроить бота в Мессенджере так, чтобы он рассылал документ людям, которые должны его согласовать. Для этого отправителю нужно будет открыть чат с ботом, отправить ему документ и указать всех пользователей, кто должен с ним ознакомиться. После запуска рассылки получателю придёт сообщение от бота: ему нужно будет только просмотреть прикреплённый документ и нажать кнопку «Согласовать». Когда бот собереёт полную обратную связь, он сообщит ответственному сотруднику, что документ готов.

Если кто-то из специалистов не готов согласовать документ в таком виде, ему нужно нажать кнопку «Отклонить» и отправить сообщение со своими замечаниями. Эта информация попадёт к ответственному сотруднику: он сможет отработать правки и запустить повторную рассылку для согласования. 

Поставщику оборудования, чтобы не терять клиентов

В компании есть отдел продаж: это пять менеджеров, которые ведут десятки клиентов. Когда один из менеджеров уходит в отпуск, его клиентов на время распределяют между коллегами. Чтобы специалисты понимали, в каком статусе клиент и как строить с ним работу дальше, менеджеру приходится вручную описывать всё в отдельном документе. Это занимает немало времени в и так загруженные дни перед отпуском. 

Отдел продаж решает все вопросы по клиентам в общем чате в Мессенджере. Бота можно настроить так, чтобы при создании сделки в CRM он автоматически заводил в этом чате отдельный тред. В тред будут попадать все вводные по сделке: например, основные тезисы из созвонов, которые конспектировал ИИ, письма клиента, изменение статуса сделки. Когда менеджер будет передавать клиентов на время отпуска, ему не придётся собирать ничего вручную — всё уже будет в треде. Коллега, который будет временно работать с клиентом, сможет зайти в нужное обсуждение и просмотреть «полное досье».

Логистической компании, чтобы своевременно отслеживать задолженности

Компания работает с B2B-сегментом: со многими клиентами по договорам предусмотрена отсрочка платежа на срок от 14 до 28 дней. Но иногда клиенты не оплачивают услуги вовремя и возникают дебиторские задолженности. Бухгалтерии приходится отслеживать все платежи вручную и напоминать о просрочках менеджерам отдела продаж, которые, в свою очередь, пишут или звонят клиентам. А бывает, что информация о задолженности теряется в переписке — это приводит к ошибкам в бухгалтерском учёте.

Если настроить интеграцию между системой биллинга и ботом, то можно сделать автоматические напоминания в Мессенджере. Система будет передавать информацию обо всех счетах боту, а он будет хранить её в своей базе данных и ежедневно перепроверять. Когда по счёту возникнет задолженность, бот сразу заведёт отдельное обсуждение в общекомандном чате. В этот тред будут последовательно приходить оповещения: в первый день просрочки — напоминание ответственному менеджеру отдела продаж; допустим, через три дня — сообщение для юриста; через семь дней — для руководителя. Подробности по неоплаченному контракту не будут смешиваться с другими обсуждениями, а генеральный директор сможет в любой момент увидеть полную историю.

Как создать бота в Яндекс 360

В Яндекс 360 можно создать и настроить своих ботов, которые возьмут на себя часть рутинных задач в Мессенджере и в мобильном приложении Телемоста.

Чтобы создать бота, администратор должен открыть раздел «Боты» в Мессенджере в настройках организации, нажать кнопку «Создать бота», задать ему имя и добавить аватар. После этого бот получит свой уникальный токен — его нужно надёжно сохранить.

Чтобы настроить бота, используйте Bot API. С помощью этого инструмента можно задать нужный сценарий работы: что бот будет делать в конкретных ситуациях, с какими внешними сервисами коммуницировать и на какие триггеры реагировать. 

Например, чтобы бот закреплял сообщения в чате, нужно прописать заголовок: 

Authorization: OAuth <токен>

Content-Type: application/json

— а в теле запроса указать параметры:

• chat_id, user_id или login — идентификатор чата, пользователя или логин пользователя; 
• message_id — ID сообщения, которое нужно закрепить. 

Другие команды для настройки бота через Bot API Мессенджера смотрите в документации.