Гайд по командной работе с Яндекс Календарём: рассказываем о режимах приватности и настройках доступа

Если в проекте задействовано несколько человек, они могут планировать рабочие мероприятия через общий календарь. Для этого владелец календаря делится им с коллегами и настраивает каждому необходимый уровень доступа и видимость запланированных событий.

Открыть доступ команде и установить настройки приватности календаря

В Яндекс Календаре можно создать несколько календарей и управлять ими по отдельности. Для простоты навигации каждому календарю присваивается свой цвет — он выделяет разные события в общем расписании. Например, можно создать календарь под задачи проекта Х и открыть доступ для коллег только к нему. 

Когда вы делитесь с командой конкретным календарём, можно выбрать один из четырёх вариантов доступа для каждого участника: 

• Просматривать только открытые события. Сотрудник с таким уровнем доступа увидит только встречи или созвоны, открытые для всех.
• Видеть все запланированные события, даже те, которые открыты только для участников.
• Не только просматривать, но и создавать новые карточки самому.
• Редактировать любые события: смотреть, добавлять или удалять их.

Вот как открыть доступ к календарю и настроить права участников:

Читайте также: Как не пропустить важные встречи: включаем уведомления от Календаря в браузере

Календарь также можно встроить на сайт или экспортировать в другой сервис. Для этого нужно перейти во вкладку «Экспорт» в настройках, скопировать и вставить нужный код.

Изменить видимость отдельных событий 

Когда вы создаёте событие, по умолчанию оно открыто только для тех, кого вы пригласили в нём участвовать. Например, вы поставили созвон для обсуждения маркетинговой стратегии и добавили в него маркетолога, PR-специалиста и копирайтера — встречу увидят только они. Чтобы карточку могли посмотреть другие члены команды, измените настройки видимости на режим «Все». Тогда её увидят все, у кого есть доступ к календарю.

Добавить в общий календарь события из другого сервиса

Если партнёр или клиент привык работать с другим планировщиком, а вам важно отслеживать его расписание — подпишитесь на его календарь. Попросите прислать закрытый адрес в формате iCal из настроек календаря и добавьте его через раздел «Подписки». Так вы будете видеть события из другого сервиса в Яндекс Календаре, но не сможете их изменять или создавать новые.

Подписаться на календари коллег

Когда плотно работаешь с кем-то из коллег в компании, важно быть в курсе его графика и свободных слотов. Например, помощник руководителя должен всегда знать его актуальное расписание. Для этого можно подписаться на календарь коллеги. Откройте раздел «Календари коллег», нажмите «Добавить» и введите имя или почту нужного человека. Вы сможете задать календарю название и настроить цвет, чтобы события выделялись в общей сетке.

Пригласить участника на отдельную встречу

Бывает, что на одно из мероприятий нужно позвать человека не из штата организации — например, пригласить на видеовстречу клиента. Ему не нужно давать доступ к рабочему календарю — достаточно сделать участником именно этой встречи.

Вот как открыть доступ к событию в Яндекс Календаре:

Попробуйте новые возможности для совместной работы в Календаре. А если понадобится помощь с настройкой, переходите в Справку.