Как перенести почту, файлы и другие данные из Google в Яндекс 360. Новая инструкция для бизнеса

Виртуальный офис Яндекс 360 включает в себя сервисы для решения рабочих задач: Почту, Диск, Телемост, Документы, Календарь, Доски и другие. Он подойдёт как предпринимателям с командой из нескольких сотрудников, так и крупным организациям. Чтобы переехать из Google в Яндекс и перенести все письма и файлы, нужно выполнить настройку один раз.

Зарегистрируйте организацию в Яндекс 360

Если у вас нет аккаунта в Яндексе, создайте его. А если учётная запись есть, просто авторизуйтесь. Затем перейдите на страницу с тарифами для бизнеса, выберите подходящий вариант и укажите количество пользователей — от этого зависит итоговая стоимость. Нажмите «Подключить».

Если у вас несколько организаций, например кондитерская, кафе и кофейня, и под каждую нужен отдельный аккаунт, надо создать несколько учётных записей в Яндексе.

Оплатите доступ картой или через расчётный счёт. Управлять профилем компании можно после того, как деньги поступят на счёт.

Подключите доменное имя

В Яндекс 360 можно работать и без подключения домена, но функции будут урезанными.

Без домена

Подойдёт фрилансерам и небольшим компаниям, где работает немного сотрудников и нет больших отделов. Например, фотоателье из трёх человек. Специалисты смогут делиться друг с другом файлами на Диске, общаться через Телемост, работать с текстами и таблицами в Документах.

Без домена вы не сможете создать корпоративную почту, управлять учётными записями, просматривать архив писем сотрудников и группировать пользователей по отделам. По сути, вы просто объедините команду, где у каждого участника будет своя личная почта на Яндексе.

С доменом

Подойдёт организациям для совместной работы. Если к аккаунту привязано доменное имя, у вас будет больше возможностей. Например, сможете создать корпоративную почту, сформировать организационную структуру из профилей сотрудников, просматривать письма всех участников через архив, контролировать учётные записи. Ещё сможете создавать алиасы — дополнительные адреса почтовых ящиков.

Как подключить домен

В личном кабинете перейдите в «Общие настройки» → «Домены» и введите домен вашей компании.

Подключайте тот же самый домен, через который работаете в Google Workspace. Только так можно перенести письма и файлы.

Подтвердите домен — это нужно, чтобы никто не смог воспользоваться адресами чужих сайтов и прикрепить их к своей организации. Есть три способа:

• С помощью DNS-записи. Подойдёт, если у вас есть доступ к панели управления доменом у регистратора. При этом не обязательно, чтобы у вас был рабочий сайт, он может быть только в процессе создания.
• Метатегом. Подойдёт, если у вас есть доступ к редактированию страниц сайта. Нужно будет сформировать HTML-код в профиле компании в Яндекс 360 и добавить его на главную страницу.
• HTML-файлом. Подойдёт, если у вас есть доступ к корневому каталогу сайта на сервере хостера. Нужно добавить HTML-код из профиля компании в корневую папку сайта.

После этого нажмите на кнопку «Проверить». Проверка может идти до 72 часов.

Подготовьте аккаунты

Создайте аккаунты сотрудников на вашем домене.

Вручную

Перейдите на вкладку «Сотрудники» в левом меню и нажмите «Добавить» → «Создать вручную».

Выберите «Аккаунт на домене» и заполните форму, где надо указать Ф. И. О. сотрудника, задать логин и пароль, отметить должность.

Загрузите списком

На вкладке «Сотрудники» нажмите «Добавить» → «Загрузить список сотрудников». Скачайте шаблон CSV-файла, добавьте в него данные сотрудников по образцу, сохраните в кодировке UTF-8 и загрузите по кнопке «Выбрать CSV-файл». Чтобы завершить, нажмите «Загрузить список».

Пригласите по ссылке

В выпадающем меню по кнопке «Добавить» выберите «Пригласить по ссылке». Чтобы пользователь мог присоединиться к организации, у него уже должен быть свой аккаунт в Яндексе. У такого сотрудника не будет почтового ящика на домене компании, но он сможет пользоваться всеми сервисами Яндекс 360.

Если у вас уже есть аккаунты сотрудников в системе управления доступом, например Active Directory или Keycloak, можно не создавать их заново в Яндекс 360. Настройте единый вход, и аккаунты появятся в организации.

Создайте сервисный аккаунт и секретный файл в Google

Если у вас ещё нет проекта в сервисных аккаунтах Google, создайте его. В поле Organization укажите название организации, из которой вы хотите перенести письма. Оно должно совпадать с реквизитами, которые вы указывали в Яндекс 360.

Создайте аккаунт и получите секретный ключ в Google Workspace. Его надо скачать в формате JSON. Теперь настройте права доступа для созданного аккаунта по инструкции.

В поле OAuth Scopes поставьте значение: https://www.googleapis.com/auth/drive,https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly,https://mail.google.com/,email,profile

Дальше вам надо открыть доступ к проекту на трёх страницах:

• Admin SDK API
• Google Drive API
• Gmail API

На каждой странице в выпадающем списке Select a project выберите ваш проект и нажмите ENABLE.

Ключ создаётся только один раз и потом используется для всех миграций файлов и писем. Если понадобится, его можно будет заменить.

Перенесите письма из Gmail в Яндекс 360

В меню слева выберите вкладку «Общие настройки» → «Миграция» → «Писем» → Google Workspace. Загрузите файл секретного ключа и нажмите «Дальше».

Укажите аккаунты, для которых нужно запустить миграцию:

1. Скачайте шаблон CSV-файла.
2. По образцу добавьте в файл данные аккаунтов.

Сохраните файл в кодировке UTF-8. Для этого в Microsoft Excel нажмите «Сохранить как» → CSV-UTF8. Нажмите кнопку «Загрузить CSV» и укажите ваш файл → «Запустить миграцию».

Как сделать так, чтобы новые письма приходили в Яндекс

Чтобы новые письма приходили на Яндекс Почту, нужно добавить ресурсную MX-запись. Для этого перейдите в панель управления доменом на сайте компании-регистратора. Там удалите все существующие MX-записи и добавьте новую с параметрами:

• Значение — mx.yandex.net.
• Приоритет — 10.
• Имя поддомена (или хост) — @. В некоторых панелях управления вместо символа @ нужно указать имя вашего домена (например, example.org).
• Если требуется заполнить поле TTL, укажите 21600.

Перенесите контакты

Контакты при импорте писем через секретный ключ не копируются. Перенести их можно только через vCard. Для этого откройте Google Контакты, нажмите на значок «Экспортировать» в верхнем меню и укажите формат vCard.

Откройте Яндекс Почту, на которую вы регистрировали организацию, и в левом меню выберите раздел «Контакты».

Перенесите файлы

Убедитесь, что у каждого сотрудника на Диске достаточно места для миграции его файлов. Через меню слева откройте вкладку «Общие настройки» → «Миграция» → «Файлов» → Google Workspace.

Укажите аккаунты, для которых нужно запустить миграцию:

1. Скачайте шаблон CSV-файла.

2. По образцу добавьте логины сотрудников в Яндекс Почте.

3. Сохраните CSV-файл в кодировке UTF-8. Для этого в Microsoft Excel нажмите «Сохранить как» → CSV-UTF8.

4. Нажмите на кнопку «Загрузить CSV» и выберите ваш файл.

Нажмите «Запустить миграцию».

Перенесите календарь

Откройте Google Календарь, нажмите на значок шестерёнки в правом углу → «Настройки» → «Импорт и экспорт» → «Экспорт». После этого на ваш компьютер скачается файл в формате ICS.

Откройте Яндекс Календарь и в меню слева под «Мои календари» нажмите «Добавить» → «Импорт» → «Из файла». Выберите файл, который экспортировали из Google Календаря.

После импорта события можно редактировать: добавлять заметки, планировать встречи.

Перенесите заметки

Импортировать записи из Google Keep в Яндекс Заметки напрямую не получится. Но если у вас есть важные данные, можно поступить так:

1. Откройте Google Keep.
2. Внизу важной заметки нажмите на три точки и в контекстном меню выберите «Скопировать в Google Документы».
3. Запись сохранится на Google Drive, уже оттуда её можно скачать на компьютер, а потом загрузить на Яндекс Диск.

Если у вас остались вопросы по переезду из Google Workspace в Яндекс 360 или возникли трудности, ответы можно найти в Справке.