Как с помощью Трекера управлять ресурсами команды без ежедневной отчётности и гиперконтроля

В 2026 году 71% российских специалистов столкнулись с эмоциональным выгоранием, а 55% из них даже уволились из-за усталости. Чтобы сотрудники не работали на пределе возможностей длительно, нужно равномерно распределять нагрузку между ними. Команды, которые работают в Трекере, могут делать это с помощью инструмента «Ресурсное управление».

Максим Кудрявцев, менеджер продукта Трекер, рассказал, как оптимально распределить ресурсы — без сложных расчётов и риска что-то упустить.

Трекер показывает реальную загрузку участников команды

Проджект-менеджеры, руководители отделов и небольших компаний проводят за планированием ресурсов много времени. Как правило, им приходится собирать данные о занятости и задачах сотрудников в большую таблицу — это неудобно. А ещё такой подход не всегда даёт полную картину: ресурсы планируют под конкретный проект, но если проектов у компании много — невозможно понять, хватит ли специалистов на всё. 

У команды, которая работает в Трекере, все данные для распределения ресурсов уже лежат в одной системе, остаётся только соотнести их между собой. Для этого в разделах «Проекты» и «Портфели» есть инструмент — диаграмма ресурсов. 

Представьте, что вы создаёте в Трекере новый проект — заводите в нем задачи и оцениваете, сколько времени потребуется на каждую. Над проектом будет работать команда из пяти специалистов. Теперь вам нужно распределить задачи между исполнителями так, чтобы не перегрузить сотрудников и при этом уложиться в сроки.

Вы открываете вкладку «Ресурсы» внутри проекта и добавляете в специальное поле участников проектной команды. Так у каждого появляется своя строчка на диаграмме. 

Например, вы видите, что у дизайнера есть четыре свободных часа 6 августа на то, чтобы сделать макет для вашего проекта. Вы берёте задачу «Сделать макет» и перетягиваете её на диаграмму на нужную дату. Таким образом, каждая задача из проекта занимает свое место в графике, а вы получаете понятную картину — кто чем и когда загружен. 

Чтобы диаграмма учитывала, в какие дни сотрудник будет в отпуске или на больничном, нужно настроить API-интеграцию с системой, в которой хранятся такие данные.

В Трекере есть предельная загрузка сотрудника на всех проектах — это 8 часов в день. Если, например, на 15 августа у специалиста запланировано четыре часа на один проект и пять часов на другой, эта ячейка станет красной. Так вы вовремя заметите, у кого слишком много работы, и сможете перераспределить часть задач. 

Пошаговая инструкция: как работать с диаграммой ресурсов

Диаграмма ресурсов встроена в стандартный процесс планирования:

Покажу на примере, как управлять ресурсами на проекте. Представим, что условная IT-компания развивает мобильное приложение и в следующем квартале хочет добавить в него новую функцию. В Трекере для этого создают новый проект. Что дальше предстоит сделать ответственному проджект-менеджеру: 

Шаг 1. Сформировать команду

Проджект-менеджер оценивает, кто нужен на проекте. Мобильный разработчик должен написать код, дизайнер — нарисовать новый экран, тестировщик — проверить работоспособность функции, а маркетолог — помочь с её продвижением.

Менеджер добавляет исполнителей на диаграмму вручную. Для этого он переходит в проект «Разработка новой функции» на вкладку «Ресурсы» — открывается диаграмма ресурсов. Потом под столбцом «Сотрудники» он нажимает «Добавить» — появляется поисковая строка, через которую можно быстро найти любого сотрудника организации. Менеджер вводит имена специалистов, и они появляются в списке. 

Шаг 2. Создать и оценить задачи

Проджект-менеджер собирает командную встречу, чтобы вместе наметить план, завести первые задачи в Трекере и сразу оценить, сколько времени потребуется на их выполнение. 

Читайте также: Kick-off-встреча: что это такое и как проводить эффективно, чтобы команда работала слаженно на старте проекта

Команда начинает перечислять задачи и коротко обсуждать каждую. Менеджер параллельно заводит тикеты по кнопке «Добавить задачу»: он делает это внутри проекта на вкладке «Задачи» или «Ресурсы» через «Незапланированные». В каждой задаче обязательно заполняет поле «Оценка» — это общее время, которое планируется потратить на выполнение. А ещё указывает, сколько времени исполнитель потратит на решение задачи в один рабочий день, в поле «Часов в день». 

Если при создании тикета через вкладку «Задачи» не отображается поле «Оценка», его нужно включить в настройках очереди в разделе «Учёт времени». Поле «Часов в день» можно найти внутри тикета по кнопке «Изменить список параметров».

Шаг 3. Распределить задачи

Менеджер начинает с задач, которые создали на командной встрече. Он переходит на вкладку «Ресурсы»: здесь в правом верхнем углу диаграммы есть кнопка «Незапланированные» — при нажатии на неё открывается панель с задачами проекта. 

Менеджер идёт по списку и мышью перетягивает задачи на нужное место в рабочее поле. Например, переносит «Тестирование функции» в строчку тестировщика и ставит начало на 6 июля. Эта задача оценена в пять дней, поэтому автоматически занимает отрезок на диаграмме с 6 по 10 июля. А ещё, как только задача оказывается на диаграмме, она пропадает из «Незапланированных».

На этом этапе становится понятно, какие ещё задачи нужно запланировать. Например, помимо дизайна экрана, нужно переделать дизайн меню и добавить в него новую кнопку. Менеджер находит пустой слот в строчке дизайнера, выделяет его и нажимает «Новая». В открывшейся форме он заполняет название и редактирует поле «Часов в день», в котором по умолчанию отображается «8».

Задачи, запланированные через диаграмму ресурсов, сразу попадают на календарь и на диаграмму Ганта, а все изменения в них синхронизируются. 

Шаг 4. Старт работы 

Команда начинает работать над проектом, но дизайнер внезапно заболевает и уходит на больничный. Тогда проджект-менеджер передаёт нагрузку другому специалисту — добавляет нового участника на диаграмму, проверяет, какие слоты у него свободны, и перетягивает туда не решённые задачи по дизайну. 

Ещё в процессе оказывается, что при разработке нужно внести изменения на бэкенд, — это дополнительный этап, который влияет на весь проект. Менеджер прямо на диаграмме сдвигает дедлайны по задачам у мобильного разработчика, дизайнера, тестировщика и маркетолога на неделю позже. В итоге ни проект, ни участники команды не страдают от внезапных изменений в плане. 

IT-компания ведёт параллельно много проектов. Некоторые из них тесно связаны между собой и поэтому объединены в портфели — так ими удобнее управлять. Внутри каждого портфеля есть своя диаграмма ресурсов: на ней проджект-менеджер распределяет задачи сразу из нескольких внутренних проектов.

Когда руководителю нужно оценить общую загрузку специалиста или подразделения, он открывает страницу «Управление ресурсами». Например, он видит, что команда из трёх тестировщиков уже не справляется с объёмами и часто перерабатывает, а значит, нужно нанять ещё одного специалиста. 

Если остались вопросы — переходите в Справку Трекера. Там вы найдёте подробные инструкции с описанием каждого шага.