Пользователи, как правило, знают и часто используют комбинации клавиш, чтобы отменить изменение, сохранить документ или отправить его на печать. Но когда нужно выполнить действие сложнее, приходится искать его в меню — это каждый раз отнимает время. Рассказываем, какие ещё полезные функции можно вызывать горячими клавишами.

Яндекс Документы, в которые также входят Таблицы и Презентации, — это онлайн-редакторы. Поэтому горячие клавиши в них могут совпадать с командами, которые уже настроены в вашем браузере. Если комбинация срабатывает не так, как нужно, зайдите в настройки браузера и измените сочетание там.

Комбинации для Документов

В Яндекс Документах есть две версии редактора — старый и новый с Алисой Про. В этой статье — комбинации клавиш для работы в новом редакторе Документов. Чтобы переключиться на него и пользоваться дополнительными возможностями, нажмите кнопку «Перейти на новый редактор» в интерфейсе сервиса.

Размер текста и выравнивание

Чтобы изменить размер текста, выделите нужный фрагмент и зажмите комбинацию: уменьшение — Ctrl + Shift + <, увеличение — Ctrl + Shift + >. Например, так получится быстрее оформить подписи к иллюстрациям, которые обычно прописывают шрифтом меньше основного.

Если нужно поправить выравнивание текста на странице, используйте комбинацию Ctrl + Shift + буква — обозначение нужной стороны. Выравнивание по левой стороне — L, по центру — E, по правой стороне — R.

Проверка орфографии

Если сомневаетесь в написании слова, выделите его и зажмите Ctrl + Alt + X: сервис предложит вариант, как написать грамотно. А ещё можно выделить абзац или целый текст. Тогда в окне проверки орфографии друг за другом покажутся все возможные ошибки, а вы исправите их одним кликом или отклоните изменения.

В новом редакторе Документов с Алисой Про на панели инструментов есть кнопка «Исправить ошибки». Если нажать её, умный ассистент проанализирует документ и автоматически поправит всё, что требуется. Это полезная опция на случай, когда нет времени проходиться по тексту самостоятельно.

Поиск с заменой

Удобно использовать, когда нужно заменить конкретный термин по всему тексту или убрать букву «ё». С помощью комбинации Ctrl + H откройте окно для поиска и замены, напишите исходное слово, добавьте замену, выберите дополнительные условия и нажмите «Заменить».

Ссылка

Чтобы красиво вшить ссылку, а не вставлять в текст набор символов на несколько строк, выделите текст и зажмите Ctrl + K. По команде откроется окно с полем для ввода — добавьте в него ссылку на сторонний сайт или на раздел документа. Эта комбинация работает и в Яндекс Таблицах.

Комментарии

Если работаете в одном документе вместе с коллегой или сдаёте его на согласование клиенту, удобно оставлять комментарии с пояснениями. Чтобы быстро добавить новый комментарий, выделите нужный фрагмент текста и используйте комбинацию Ctrl + Alt + M или Option + M. Комбинация работает и в Яндекс Таблицах.

Человек, который будет просматривать документ, сможет ответить на ваш комментарий. Не придется оставлять заметки в тексте и выделять их цветом, чтобы не забыть убрать

Читайте также: Какие задачи бизнеса можно доверить нейросети в Яндекс Документах

Комбинации для Таблиц

В Яндекс Таблицах также существует две версии редактора. Ниже показываем комбинации клавиш для нового редактора Таблиц.

Вставка функции SUM

Если считаете в таблице смету или ведёте учёт поступлений, приходится часто суммировать значения нескольких ячеек. Можно не прописывать формулу =СУММ(А2:G2), а просто выделить последнюю ячейку в столбце или строке и нажать Alt + = или Option + =.

Комбинация клавиш подставляет формулу в ячейку. После этого вы можете сократить диапазон, если сдвинете границы выделенной области мышкой или отредактируете значения

Форматы данных

Если в таблице много числовой информации, лучше сразу правильно форматировать данные. Чтобы присвоить формат, есть сочетание Ctrl + Shift + Символ. Например, символ $ в такой комбинации отвечает за денежный формат, а ! — за числовой, в котором можно использовать отрицательные значения.

В новом редакторе Таблиц, помимо комбинаций, есть функция =АЛИСАПРО. С её помощью можно, например, перевести текст на другой язык или составить формулу для расчётов. Достачно ввести в ячейке =АЛИСАПРО и описать текстом, что нужно сделать. Подробнее о возможностях Алисы Про в Таблицах читайте в Справке.

Комбинации для Презентаций

Подсказки для клавиш

Эта функция позволяет открывать разделы меню без использования мыши. Зажмите Alt на Windows или Option на macOS: рядом с каждым элементом на рабочем поле появится жёлтая иконка с буквенным обозначением. Наберите одну или несколько букв на клавиатуре, и команда сработает. Например, чтобы на Windows добавить изображение в Презентациях, нужно последовательно набрать: Alt → З → ББ.

Некоторые обозначения состоят из двух букв — например, АБ. В таком случае клавиши нужно нажимать поочерёдно

Новый слайд

Чтобы не переключаться по панели инструментов и быстро создать новый слайд, зажмите комбинацию Ctrl + M. Можно за несколько секунд сделать нужное количество слайдов, чтобы не выйти за лимит, и уже после перейти к работе над их содержанием.

Маркированный список

Списки часто используют в презентациях для структурирования информации: так она становится нагляднее и проще воспринимается. Чтобы не переносить текст по пунктам списка мышкой, можно отбить его через Enter в столбец, выделить и зажать комбинацию Ctrl + Shift + L или Cmd + Shift + L. Также с помощью этого сочетания можно начать новый список.

Общий список горячих клавиш

В Документах:

Размер текста: Ctrl + Shift + < или Ctrl + Shift + >
Выравнивание: Ctrl + Shift + L/E/R
Проверка орфографии: Ctrl + Alt + X
Поиск с заменой: Ctrl + H
Ссылка: Ctrl + K
Комментарии: Ctrl + Alt + M или Option + M

В Таблицах:

Вставка функции SUM: Alt + = или Option + =
Форматы данных: Ctrl + Shift + символ. Символы: «~» — общий формат, «$» — денежный, «%» — процентный, «^» — экспоненциальный с двумя десятичными знаками, «!» — числовой с двумя десятичными знаками, разделителем разрядов и знаком минус для отрицательных значений.

В Презентациях: