В офисе и онлайн: как организовать совместную работу с файлами в сервисах Яндекс 360

Диск и Документы — сервисы Яндекс 360, которые позволяют делиться файлами и папками с коллегами, настраивать уровни доступа для разных пользователей и совместно редактировать содержание. Документы хранятся в облачном хранилище — по ссылке их можно открыть на любом устройстве.

В виртуальном офисе Яндекс 360 у пользователей есть возможность работать с файлами не только в личных хранилищах, но и на общих дисках. Организации могут создать неограниченное количество общих дисков — каждый от 1 до 50 ТБ. Подробности читайте в Справке.

Как поделиться файлом или папкой на Диске

Функция нужна, чтобы открыть доступ к файлу или папке для просмотра. Удобно, чтобы, например, поделиться с коллегами референсами по проекту или разослать презентацию перед планёркой.

Когда вы делитесь файлом или папкой, ссылку на них можно разместить в рабочем чате или отправить по электронной почте.

Листайте карточки, чтобы узнать, как поделиться папкой или файлом для просмотра.

Компании — пользователи Яндекс 360 на тарифах «Основной» и «Продвинутый» могут установить пароль для просмотра и запретить скачивать файлы на компьютер. Ещё можно установить срок действия ссылки, например неделю.

Как настроить общую папку для совместной работы

Общий доступ можно открыть только пользователям с аккаунтом в Яндексе, они увидят копию папки на своём Диске и смогут отслеживать все изменения, которые будут происходить в папке и хранящихся в ней файлах.

Чтобы открыть доступ к общей папке, вам нужно указать почты пользователей. Сервис не формирует ссылку, а отправляет уведомление тем, кого вы пригласили.

Например, главный бухгалтер создаёт папку «Отчёты», перемещает в неё таблицы с данными и открывает доступ всей бухгалтерии.

Есть два уровня доступа к папкам:

• Просмотр. В папке нельзя изменять файлы и добавлять новые. Только просматривать и скачивать.
• Редактирование. В папку можно загружать файлы и менять существующие: переименовывать, совместно редактировать и удалять.

Листайте карточки, чтобы посмотреть инструкцию, как открыть доступ к папке.

Совместный доступ отключится, если вы удалите папку, для которой он открыт, или переместите её в другую закрытую папку. Ещё его можно отключить вручную.

Как сделать документ с общим доступом

Чтобы с документом, презентацией или таблицей могли работать несколько пользователей одновременно, нужно настроить доступ. Делается это со стартовой страницы Яндекс Документов:

1. Выберите документ, к которому хотите открыть доступ, и нажмите на него правой кнопкой мыши. Откроется контекстное меню. Выберите «Поделиться» и в открывшемся окне установите права на просмотр или редактирование.
2. Скопируйте ссылку на файл и отправьте её коллегам. Либо покажите QR-код документа для считывания смартфоном.

Документы, доступ к которым есть у других пользователей, отмечены в общем списке специальным значком. Если захотите удалить ссылку доступа и закрыть документ для всех, перейдите в окно настроек. Нажмите на значок в правом нижнем углу и подтвердите действие через кнопку «Удалить».

Компаниям — пользователям Яндекс 360 доступен умный ассистент Алиса Про. Он встроен в Почту, Телемост, а также в Документы. Алиса Про умеет перефразировать, переводить на другие языки, структурировать информацию, а также извлекать нужные данные из больших таблиц.

Основное: как настроить совместную работу с Диском и Документами

• Как поделиться файлом или папкой на Диске: щёлкните правой кнопкой мыши по файлу → в появившемся меню выберите «Поделиться» → нажмите на кнопку «Скопировать» → отправьте ссылку в письме или сообщении.
• Как настроить общую папку для совместной работы на Диске: щёлкните правой кнопкой мыши на папку → в появившемся меню выберите «Настроить доступ» → укажите почты пользователей, которым вы даёте доступ → выберите для каждого уровень доступа → нажмите «Пригласить» напротив каждого пользователя.
• Как создать документ онлайн с общим доступом: нажмите на документ правой кнопкой мыши → в открывшемся меню выберите «Поделиться» → установите права на просмотр или редактирование. Отправьте ссылку на файл на почту коллегам или покажите им QR-код документа.