Яндекс 360 для компании: настраиваем все сервисы

Когда хочется внедрить экосистему для совместной работы, всё выглядит просто: достаточно установить несколько сервисов и можно начинать. Но менеджеру, которому поручают такую задачу, приходится нелегко. Особенно если команда прежде пользовалась разными почтовыми клиентами и облачными хранилищами.

Для примера возьмём компанию, в которой работает двадцать сотрудников: часть в офисе, а часть — на удалёнке. Руководитель поставил задачу: подключить Яндекс 360 и настроить все процессы. Вот как нужно действовать менеджеру, чтобы решить задачу.

Шаг 1. Выбрать тариф и завести аккаунт

Чтобы выбрать подходящий тариф для компании, менеджер отталкивается от потребностей участников команды:

• Сотрудникам отдела маркетинга нужно хранить тяжёлые фото- и видеоматериалы. Значит, места в облачном хранилище должно быть много.
• Специалисты отдела продаж и поддержки привыкли фиксировать этапы обработки заявок. Для этого нужна система управления задачами. 

Из доступных вариантов компании больше всего подходит тариф Основной: с ним каждый сотрудник получает 1 ТБ на Диске. А ещё можно подключить Яндекс Трекер — сервис для организации процессов и управления проектами. Итоговая стоимость тарифа для компании зависит от количества пользователей и дополнительных возможностей.

Дальше нужно завести профиль компании. Руководитель просит привязать его к уже существующему аккаунту в Яндексе, с которого обычно отправляют письма клиентам. Менеджер авторизуется в рабочем аккаунте и пропускает шаг с регистрацией. Вот что он делает дальше.

Выбирает тариф, указывает количество пользователей и нажимает «Подключить»

После этого он попадает в окно создания организации и выбирает аккаунт владельца. У владельца есть все возможности для управления организацией: важно, чтобы этот аккаунт был в доступе и надёжно защищён.

Указывает ИНН

Реквизиты организации подставляются автоматически. Это нужно, чтобы Яндекс распознал аккаунт как юридическое лицо, компания смогла оплачивать услуги с расчётного счёта и получать закрывающие документы.

Читайте также: Как настроить документооборот в Яндекс 360, чтобы показывать расходы в налоговой

Оплачивает тариф 

Это можно сделать картой или по выставленному счёту. Первый вариант быстрее — после того как платёж пройдёт, вся команда сможет сразу пользоваться сервисами Яндекс 360. Второй вариант дольше — сервисы будут доступны после того, как банк проведёт платёж между счетами.

Менеджер выбирает оплату по счёту, чтобы стоимость сервисов Яндекс 360 можно было сразу отнести к расходам бизнеса и правильно рассчитать налоги. Когда платёж проходит, менеджер может настроить личный кабинет.

Шаг 2. Настроить домен

Часть команды работает в отделе продаж и регулярно переписывается с клиентами: высылает договоры, коммерческие предложения и обсуждает текущие вопросы. Но сотрудники всегда пишут с личных адресов электронной почты, и клиенты не сразу понимают, кто им пишет. Иногда менеджеры забывают указать тему письма, и клиенты отправляют коммерческое предложение в спам — сделка не состоялась.

Ещё в компании отправляют рассылки по клиентской базе со скидками, акциями и полезными материалами. Хотелось бы, чтобы в поле адресанта был красивый и узнаваемый адрес.

Менеджер подключает к профилю домен, на котором у компании зарегистрирован сайт. В результате у сотрудников появляется красивый адрес электронной почты, с которого они могут отправлять письма клиентам.

Почтовым доменом может стать не только адрес сайта, но и любое другое имя — его можно купить у компании — регистратора доменных имён.

Вот как менеджер подключает домен:

1. Переходит на страницу управления компанией → вкладка «Общие настройки» в меню слева → «Домены».
2. Вводит имя домена — название сайта.
3. Подтверждает домен и настраивает сервер.

Нужно дождаться, пока домен подтвердят, после чего сотрудники смогут пользоваться новой почтой и рассылками.

Читайте также: Делимся инструкцией, как бизнесу подключить домен к Яндекс Почте за 3 шага и настроить алиасы

Шаг 3. Добавить сотрудников и настроить переговорки

Чтобы у всей команды появился доступ к новым сервисам, менеджеру нужно добавить сотрудников в профиль Яндекс 360. Он может сделать это тремя способами.

Добавить вручную

Для этого каждому члену команды создаётся новый аккаунт, а персональные данные заполняет администратор. Способ работает, если у компании подключён домен.

Пригласить

Если у сотрудников уже есть аккаунты в Яндексе, их можно пригласить в команду. Но есть ограничение по работе с профилями: администратор не сможет отредактировать информацию о них или заблокировать, только удалить из организации.

Загрузить из файла

Если команда большая, можно создать CSV-файл на основе готового шаблона, добавить все данные туда и загрузить в профиль в несколько кликов. Это работает, если у компании подключён домен.

Менеджер выбрал последний вариант — загрузить список сотрудников. Данные всех сотрудников он взял из CRM: ему понадобились фамилии, имена, отчества и даты рождения. Ещё нужно было придумать логины и пароли — менеджер воспользовался онлайн-генератором, чтобы пароли были надёжными и не повторялись.

Готовую таблицу менеджер сохраняет и загружает в личном кабинете компании. Список сотрудников появляется через пару минут.

Далее можно будет настраивать переговорки. Это нужно, чтобы было легче планировать встречи с клиентами и общие планёрки. В офисе для этого используют два помещения.

Иногда время встреч пересекалось: например, продавцы пригласили трёх клиентов одновременно, поэтому кому-то приходилось общаться за рабочим столом в окружении коллег. Чтобы избежать таких ситуаций, менеджер добавляет в профиль компании две переговорки и настраивает режимы их работы. Переговорку можно забронировать в Календаре — тогда вся команда увидит, что она занята, и сотрудник назначит встречу на другое время.

Шаг 4. Перенести письма и файлы

В новые корпоративные аккаунты сотрудников важно перенести информацию из старых. Например, отделу маркетинга нужно перенести все файлы из облачных хранилищ, а менеджерам по продажам — переписки с клиентами из старых почтовых ящиков. Чтобы не делать это вручную, менеджер настраивает миграцию. Перед этим важно проверить два момента:

• подтверждён ли домен;
• подключены ли все аккаунты сотрудников.

Если всё в порядке, менеджеру нужно подготовить секрет — это файл с ключом доступа, с помощью которого Яндекс 360 сможет подключиться к стороннему сервису, например Google или Microsoft. В инструкциях ниже вы найдёте подробное описание всех шагов, которые помогут настроить миграцию:

• из Google;
• из Microsoft 365.

Во вкладке «Миграция» менеджер может перенести файлы и письма — всё можно сделать в одном окне.

Читайте также: Как перенести файлы на Яндекс Диск, если Google Drive, One Drive и iCloud невозможно оплатить

Шаг 5. Установить корпоративный браузер

В Яндекс 360 входит целый комплекс сервисов: Почта, Диск, Календарь, Телемост, Мессенджер, Рассылки, Документы и другие. Их можно использовать онлайн или скачать как приложения для ПК.

Чтобы сервисы всегда были под рукой у всех сотрудников, менеджер устанавливает Яндекс Браузер для организаций.

Вот почему Яндекс Браузер полезен компании:

• Это продуктивно. Менеджер может сделать его браузером по умолчанию, чтобы все работали в едином пространстве, а также гибко настроить доступы к сайтам — например, чтобы сотрудники не отвлекались на соцсети в рабочее время.
• Это безопасно. В браузере установлены современные протоколы, которые не дают пользователям переходить на фишинговые страницы или сайты с вредоносным ПО. Поэтому ниже риск, что пароли сотрудников окажутся в открытом доступе и это навредит компании.

Другие подробности о Яндекс Браузере для организаций можно узнать по ссылке.

Шаг 6. Обучить сотрудников

Большинство сервисов Яндекс 360 интуитивно понятны, и в них нетрудно разобраться — например, любой сотрудник сможет отправить письмо. Но менеджер понимает, что с некоторыми сервисами могут возникнуть сложности, поэтому заранее создаёт базу знаний. В ней он описывает действия, которые чаще всего будут совершать сотрудники, например:

• как загрузить файл на Диск;
• как запланировать встречу в Календаре;
• как забронировать переговорную;
• как создать видеозвонок в Телемосте;
• как создать документ, таблицу или презентацию;
• как совместно редактировать файлы.

Потом менеджер создаёт для команды отдельный чат в Мессенджере и называет его «Обучение». Туда он отправляет документ, просит его прочитать и задавать вопросы, если что-то непонятно. Все вопросы и ответы менеджер также заносит в базу по темам, к которым они относятся.

Через пару недель менеджер назначает общую встречу в Телемосте, чтобы ещё раз пройтись по типовым задачам, которые решают в команде с помощью сервисов Яндекс 360. Если у кого-то из коллег остаются вопросы, их отрабатывают и также добавляют в базу.

В результате получается большой и полезный документ, который можно использовать во время работы и отправлять всем новичкам, которых принимают в команду.

Если вам тоже нужно подключить сервисы Яндекс 360 в своей компании, переходите  на сайт, подбирайте подходящий тариф под ваши задачи и используйте эту статью как гайд по настройке.